Vertrauensarbeitszeit: Regeln, Grenzen, Zeiterfassung

Das Wichtigste in Kürze: Vertrauensarbeitszeit bleibt zulässig. Der Arbeitgeber verzichtet dabei auf die Vorgabe von Beginn und Ende der täglichen Arbeit, nicht aber auf deren Aufzeichnung. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfasst werden.

Die eigentliche Schwierigkeit liegt selten im Modell, sondern in seinen Rändern: Wer die Lage der Arbeitszeit freigibt, gibt die Höchstarbeitszeit und die elfstündige Ruhezeit nicht mit frei. Beides gilt unverändert weiter und muss belegbar bleiben.

Dieser Beitrag erklärt, was Vertrauensarbeitszeit rechtlich ist, wo das Arbeitszeitgesetz ihre Grenzen zieht, welche Aufzeichnungspflicht seit 2022 gilt und wie sich das Modell im Betrieb sauber einführen lässt.

Vertrauensarbeitszeit als Führungsmodell ohne Präsenzpflicht

Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass der Arbeitgeber die Lage der täglichen Arbeitszeit nicht vorgibt. Beschäftigte entscheiden selbst, wann sie beginnen und wann sie aufhören. Verbindlich bleibt die vertraglich geschuldete Arbeitsleistung, nicht die Anwesenheit zu einer bestimmten Stunde.

Was den Verzicht auf feste Zeiten ausmacht

Bewertet wird das Arbeitsergebnis. Die Frage, zu welcher Tageszeit es entstanden ist, tritt dahinter zurück. Damit das trägt, braucht das Modell Ziele, die sich beschreiben und abnehmen lassen.

Vereinbarte Ziele geben dem Arbeitstag seine Struktur. Fehlen sie, entsteht kein Freiraum, sondern Unklarheit darüber, wann eine Aufgabe erledigt ist. Klare Zielvereinbarungen sind deshalb die Voraussetzung des Modells und nicht sein Beiwerk.

Im Homeoffice zeigt sich dieser Zusammenhang besonders deutlich. Wo niemand die Anwesenheit sieht, trägt allein die Absprache über das Ergebnis.

Vertragliche Grundlage und Mitbestimmung

Das Arbeitszeitgesetz kennt den Begriff der Vertrauensarbeitszeit nicht. Die Grundlage bilden der Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder ein Tarifvertrag. Ohne schriftliche Regelung bleibt offen, was gilt, sobald es strittig wird.

Der Betriebsrat hat bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie ihrer Verteilung auf die Wochentage ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG. Wird die Zeit über ein technisches System erfasst, kommt das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG hinzu.

Eine Betriebsvereinbarung beantwortet die Fragen, die im Alltag tatsächlich auftauchen: Wie werden Abwesenheiten gebucht, wie werden Korrekturen vorgenommen, wie wird mit dauerhafter Mehrarbeit umgegangen.

Was Beschäftigte selbst entscheiden

Der Arbeitsrhythmus liegt bei den Beschäftigten. Die Verantwortung für die fristgerechte Erledigung liegt damit ebenfalls bei ihnen. Das ist der Kern des Modells und zugleich seine Belastung.

Betriebliche Abläufe setzen dieser Freiheit natürliche Grenzen. Kundentermine, Übergaben und gemeinsame Besprechungen brauchen weiterhin Abstimmung. Die Autonomie endet dort, wo sie die Zusammenarbeit im Team erschwert.

Abgrenzung zur Gleitzeit

Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit werden häufig gleichgesetzt. Sie unterscheiden sich in zwei Punkten: im Zeitrahmen und im Zeitkonto.

Zeitrahmen gegen freie Lage

Gleitzeit arbeitet mit einem Rahmen. Innerhalb dieses Rahmens wählen Beschäftigte ihren Beginn, häufig ergänzt um eine Kernzeit, in der alle erreichbar sind. Die Vertrauensarbeitszeit verzichtet auf diesen Rahmen.

Damit ist die Lage der Arbeitszeit vollständig freigegeben. In der Praxis entsteht dennoch eine informelle Abstimmung, weil Projekte gemeinsame Zeitfenster brauchen.

Zeitkonto oder kein Zeitkonto

Gleitzeit rechnet Plus- und Minusstunden auf einem Zeitkonto gegeneinander auf und gleicht sie über Freizeit aus. Bei Vertrauensarbeitszeit fehlt dieser Ausgleichsmechanismus meist.

Genau daraus entsteht das bekannteste Risiko des Modells.

Mehrarbeit, die nirgends sichtbar wird, wird auch nirgends ausgeglichen.

Ein sichtbarer Saldo macht diese Entwicklung früh erkennbar, ohne das Modell selbst infrage zu stellen.

Gleiche Schutzvorschriften für beide Modelle

Das Arbeitszeitgesetz unterscheidet nicht zwischen den beiden Modellen. Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit gelten gleichermaßen. Kein Arbeitszeitmodell kann diese Vorgaben abbedingen, auch nicht durch eine Vereinbarung mit den Beschäftigten.

Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes

Die Lage der Arbeitszeit ist frei, ihr Umfang ist es nicht. Drei Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes begrenzen jedes flexible Modell.

Acht Stunden werktäglich, zehn nur mit Ausgleich

Nach § 3 ArbZG beträgt die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden. Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist zulässig, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Die zehn Stunden sind damit die Ausnahme und an einen Ausgleich gebunden, nicht die Regel. Werktage sind dabei die Tage von Montag bis Samstag, woraus sich im Durchschnitt eine zulässige Wochenarbeitszeit von 48 Stunden ergibt.

Elf Stunden Ruhezeit

Nach § 5 ArbZG folgt auf das Ende der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden. Wird in dieser Spanne gearbeitet, beginnt sie nach herrschender Auffassung neu.

Das ist der Punkt, an dem Vertrauensarbeitszeit im Alltag am häufigsten kippt.

§ 5 Abs. 2 ArbZG lässt eine Verkürzung auf zehn Stunden zu, unter anderem in Krankenhäusern, Pflegeeinrichtungen, Gaststätten und Verkehrsbetrieben. Die Verkürzung muss innerhalb eines Monats oder von vier Wochen ausgeglichen werden. Im Büroalltag greift diese Ausnahme nicht.

Pausen nach § 4 ArbZG

Bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs bis zu neun Stunden ist eine Ruhepause von mindestens 30 Minuten vorgeschrieben, bei mehr als neun Stunden von mindestens 45 Minuten. Länger als sechs Stunden hintereinander darf ohne Pause nicht gearbeitet werden.

Eine Ausnahme betrifft leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 BetrVG. Nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG gilt das Arbeitszeitgesetz für sie nicht. Der Kreis ist enger, als er im Betrieb oft verstanden wird.

Die Aufzeichnungspflicht seit dem BAG-Beschluss

Die Frage, ob Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung zusammenpassen, ist seit 2022 beantwortet. Sie tun es, allerdings nicht mehr formlos.

Was das Bundesarbeitsgericht entschieden hat

Mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) hat das Bundesarbeitsgericht festgestellt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit erfasst wird. Es handelt sich um einen Beschluss im arbeitsgerichtlichen Beschlussverfahren, nicht um ein Urteil.

Die Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, ausgelegt im Licht der europäischen Arbeitszeitrichtlinie und der Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18).

Ausgangspunkt war der Antrag eines Betriebsrats auf ein Initiativrecht zur Einführung elektronischer Zeiterfassung. Das Gericht hat den Antrag zurückgewiesen, weil bereits eine gesetzliche Pflicht besteht. Näheres dazu im Beitrag zur Pflicht zur Zeiterfassung.

Delegation an die Beschäftigten

Die tägliche Aufzeichnung darf an die Beschäftigten übertragen werden. Für Vertrauensarbeitszeit ist das der praktikable Weg, weil niemand sonst weiß, wann tatsächlich gearbeitet wurde.

Die Verantwortung für das System bleibt beim Arbeitgeber. Er muss dafür sorgen, dass die Aufzeichnungen geführt werden und dass die gesetzlichen Grenzen eingehalten sind. Die Aufzeichnung schafft dafür auf beiden Seiten eine belastbare Grundlage.

Damit die Delegation trägt, brauchen die Beschäftigten eine klare Anweisung: was zu erfassen ist, in welchem Abstand und wie eine Korrektur vorgenommen wird.

Was ein System praktisch leisten muss

Ein geeignetes System hält Beginn, Ende und Pausen fest, ohne den Arbeitsablauf zu unterbrechen. Es muss von unterwegs und aus dem Homeoffice erreichbar sein und Korrekturen nachvollziehbar zulassen.

TrackingTime deckt diesen Bedarf ab: Beschäftigte erfassen Beginn, Ende und Pausen selbst, im Browser, in der Desktop-App oder mobil. Korrekturen bleiben nachvollziehbar und lassen sich über Freigaben bestätigen, Abwesenheiten werden im selben System gebucht. Die Aufzeichnung bleibt damit dort, wo sie in diesem Modell hingehört, nämlich bei der Person, die gearbeitet hat.

Überstunden und Darlegungslast

Die Aufzeichnungspflicht hat eine Frage nicht verändert: wer im Prozess was beweisen muss.

Das Urteil vom 4. Mai 2022

Mit Urteil vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21) hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass die unionsrechtliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung die Grundsätze der Darlegungs- und Beweislast im Überstundenprozess nicht verändert. Wer Vergütung für Mehrarbeit verlangt, muss weiterhin darlegen, an welchen Tagen und in welchem Umfang er gearbeitet hat.

Der bloße Verweis auf Anwesenheit genügt nicht. Erforderlich ist zusätzlich, dass die Mehrarbeit vom Arbeitgeber veranlasst oder ihm zuzurechnen war.

Anordnung, Duldung und Billigung

Mehrarbeit begründet einen Vergütungsanspruch, wenn sie angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig war. Eigenmächtig verlängerte Arbeitstage fallen regelmäßig nicht darunter.

Duldung bedeutet, dass der Arbeitgeber von der Mehrarbeit weiß und nicht einschreitet. Ohne Aufzeichnung lässt sich dieses Wissen im Nachhinein kaum belegen, und zwar für keine der beiden Seiten.

Wie sich wiederkehrende Mehrarbeit organisatorisch auffangen lässt, behandelt der Beitrag zum Überstundenmanagement.

Was Aufzeichnungen im Streitfall leisten

Vollständige Aufzeichnungen ersparen beiden Parteien die Rekonstruktion aus dem Gedächtnis. Sie belegen, an welchen Tagen wie lange gearbeitet wurde, und sie zeigen ebenso, wann das nicht der Fall war.

In vielen Fällen endet die Auseinandersetzung damit vor dem Gang zum Arbeitsgericht, weil die Zahlen zwischen den Parteien nicht mehr strittig sind.

Einführung im Betrieb

Vertrauensarbeitszeit passt nicht auf jeden Arbeitsplatz. Vor der Einführung steht deshalb die Frage, für welche Tätigkeiten sie überhaupt in Betracht kommt.

Für welche Tätigkeiten das Modell passt

Geeignet sind Tätigkeiten mit abgrenzbaren Ergebnissen und geringer Bindung an feste Servicezeiten: Entwicklung, Redaktion, Analyse, Beratung mit eigener Terminhoheit.

Weniger geeignet sind Empfang, Schichtbetrieb, Produktion und alle Aufgaben mit zugesagten Servicezeiten. Dort ist die Anwesenheit selbst die Leistung, und das Modell erzeugt Reibung statt Freiraum.

Häufig fällt die Antwort innerhalb eines Unternehmens unterschiedlich aus. Eine Einführung für einzelne Bereiche ist möglich und meist sinnvoller als eine betriebsweite Umstellung.

Fünf Schritte zur Einführung

• Prüfen, welche Stellen sich für das Modell eignen, und die Auswahl begründen.
• Ergebnisziele je Rolle festlegen, sodass erkennbar ist, wann eine Aufgabe erledigt ist.
• Ein Zeiterfassungssystem auswählen, das mobil funktioniert und Korrekturen zulässt.
• Eine Betriebsvereinbarung schließen und den Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6 BetrVG beteiligen.
• Führungskräfte darauf vorbereiten, Ergebnisse zu vereinbaren statt Anwesenheit zu erwarten.

Die schriftliche Festlegung ist der Schritt, der im Nachhinein am meisten trägt. Sie beantwortet die Fragen, die sonst erst im Konfliktfall gestellt werden.

Entgrenzung früh erkennen

Ohne sichtbare Zahlen weitet sich die Arbeitszeit oft unbemerkt aus. Die Belastung fällt erst auf, wenn sie bereits über längere Zeit bestanden hat.

Sinnvoll ist eine feste Schwelle, ab der das Gespräch gesucht wird, etwa bei wiederholtem Überschreiten der zehn Stunden oder bei Unterschreitung der Ruhezeit. Der Arbeitgeber bleibt für die Einhaltung der Grenzen verantwortlich, unabhängig vom gewählten Modell.

Der Schutz der Beschäftigten und die Freiheit in der Zeiteinteilung schließen sich dabei nicht aus. Beides beruht auf denselben Zahlen.

Quellen

• Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13. September 2022, 1 ABR 22/21.
• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 4. Mai 2022, 5 AZR 359/21.
• Europäischer Gerichtshof, Urteil vom 14. Mai 2019, C-55/18 (CCOO).
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG), §§ 3, 4, 5, 18.
• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), § 3 Abs. 2 Nr. 1.
• Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 6.
• Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.