Resturlaub: Wann er verfällt und was bei Kündigung gilt

Das Wichtigste in Kürze: Resturlaub verfällt nicht automatisch am 31. Dezember. Er verfällt nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig über die verbleibenden Tage informiert, zur Urlaubnahme aufgefordert und auf den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne diesen Hinweis bleibt der Anspruch bestehen, wird ins Folgejahr mitgenommen und beginnt nicht einmal zu verjähren.

Für Unternehmen ist das weniger eine Kalenderfrage als eine Frage der Nachweise: Urlaubsansprüche, die als erloschen galten, tauchen oft erst beim Austritt einer Person wieder auf, dann als Abgeltung und unter Umständen für mehrere Jahre.

Was Resturlaub ist und wie viel gesetzlich zusteht

Resturlaub sind die Urlaubstage, die am Ende des Kalenderjahres noch nicht genommen wurden. Welche Regeln für sie gelten, hängt davon ab, ob es sich um den gesetzlichen Mindesturlaub oder um zusätzlich vereinbarte Tage handelt.

Der gesetzliche Mindestanspruch nach § 3 BUrlG

Das Bundesurlaubsgesetz sieht mindestens 24 Werktage Urlaub im Jahr vor. Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind, der Samstag zählt also mit. Bei einer Fünftagewoche entspricht das 20 Arbeitstagen. Die Unterscheidung zwischen Werktagen und Arbeitstagen ist bei jeder Umrechnung im Blick zu behalten, sonst stimmt der Saldo von Anfang an nicht.

Gesetzlicher Urlaub und vertraglicher Mehrurlaub

Viele Arbeitsverträge gewähren mehr Tage als das Gesetz. Für diesen Mehrurlaub können eigene Regeln gelten, etwa zum Verfall, allerdings nur, wenn der Vertrag klar zwischen gesetzlichem und zusätzlichem Urlaub unterscheidet. Fehlt diese Unterscheidung, werden in der Regel alle Tage wie gesetzlicher Urlaub behandelt. Alles, was im Folgenden gesagt wird, betrifft in erster Linie den gesetzlichen Mindesturlaub.

Der Irrtum vom 31. Dezember

Nach wie vor ist in vielen Ratgebern zu lesen, der Resturlaub verfalle zum Jahresende. Der Wortlaut des Gesetzes scheint das zu stützen: Nach § 7 Absatz 3 BUrlG muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Die Rechtsprechung hat diesen Satz jedoch an eine Bedingung geknüpft, die das Ergebnis in den meisten Unternehmen umkehrt.

Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019

Mit Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16) hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass der gesetzliche Urlaub nur dann am Ende des Kalenderjahres erlischt, wenn der Arbeitgeber zuvor seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat und die Beschäftigten den Urlaub dennoch aus freien Stücken nicht genommen haben. Das Gericht setzte damit eine Vorgabe des Europäischen Gerichtshofs um.

Hat der Arbeitgeber nicht mitgewirkt, verfällt der Urlaub nicht. Er wird dem Anspruch des Folgejahres hinzugerechnet und unterliegt dort denselben Regeln, sodass sich offene Tage über mehrere Jahre aufbauen können.

Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber

Im Streitfall muss das Unternehmen belegen, dass es informiert, aufgefordert und gewarnt hat, und zwar für jede betroffene Person. Mündliche Hinweise lassen sich später kaum nachweisen, abstrakte Klauseln im Arbeitsvertrag genügen nach dem Urteil ausdrücklich nicht. Wie sich solche Nachweise insgesamt organisieren lassen, beschreibt der Beitrag zu Zeiterfassung und rechtlicher Konformität.

Was der Arbeitgeber konkret tun muss

Aus dem Urteil von 2019 ergeben sich drei Schritte. Sie müssen alle erfüllt sein, damit der Urlaub am Jahresende verfallen kann.

Individuell über die offenen Tage informieren

Jede beschäftigte Person muss erfahren, wie viele Urlaubstage ihr konkret noch zustehen. Eine allgemeine Rundmail, die an die Urlaubsplanung erinnert, aber keine individuelle Zahl nennt, reicht nicht aus. Der Hinweis setzt also voraus, dass der Saldo jeder Person bekannt und aktuell ist.

Rechtzeitig zur Urlaubnahme auffordern

Die Aufforderung muss so früh kommen, dass der Urlaub im laufenden Jahr noch tatsächlich genommen werden kann. Einen gesetzlichen Stichtag dafür gibt es nicht. Maßgeblich ist, ob der restliche Zeitraum ausreicht, um die offenen Tage zu planen. Ein Hinweis in der letzten Dezemberwoche auf fünfzehn offene Tage erfüllt diese Anforderung offensichtlich nicht.

Klar auf den Verfall hinweisen

Schließlich muss unmissverständlich mitgeteilt werden, dass der Urlaub verfällt, wenn er nicht genommen wird. Erst wenn alle drei Schritte erfolgt sind und der Urlaub trotzdem nicht genommen wird, tritt der Verfall ein. Jeder Schritt sollte mit Datum festgehalten werden, weil genau diese Angaben im Streitfall vorzulegen sind.

Übertragung bis zum 31. März

§ 7 Absatz 3 BUrlG erlaubt die Übertragung auf das nächste Kalenderjahr nur, wenn dringende betriebliche oder in der Person der Beschäftigten liegende Gründe das rechtfertigen, etwa eine Arbeitsspitze zum Jahresende oder eine Erkrankung. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des Folgejahres gewährt und genommen werden.

Der 31. März ist dabei ebenso wenig ein Automatismus wie der 31. Dezember. Auch für den Übertragungszeitraum gilt die Mitwirkung des Arbeitgebers: Wer nicht erneut informiert und auffordert, kann sich auch auf diesen Stichtag nicht berufen. Es empfiehlt sich, die Gründe jeder Übertragung zu dokumentieren, damit später nachvollziehbar bleibt, warum die Tage mitgenommen wurden.

Resturlaub und Krankheit

Bei Krankheit sind zwei Fälle zu unterscheiden, die in der Praxis oft vermischt werden.

Erkrankung während des Urlaubs

Nach § 9 BUrlG werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet. Wer im Urlaub erkrankt, verliert diese Tage also nicht. Sie werden dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben, sofern die Arbeitsunfähigkeit durch Attest belegt ist. Ohne Nachweis bleibt der Tag ein Urlaubstag.

Lange Arbeitsunfähigkeit

Der Urlaubsanspruch entsteht auch dann, wenn wegen Krankheit nicht gearbeitet wird. Damit sich Ansprüche bei dauerhafter Arbeitsunfähigkeit nicht unbegrenzt ansammeln, hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 7. August 2012 (9 AZR 353/10) eine Grenze gezogen: Der gesetzliche Urlaub erlischt in diesem Fall 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres. Der Urlaub aus 2025 einer seit Anfang 2025 durchgehend erkrankten Person erlischt demnach am 31. März 2027.

Verjährung: das Risiko, das sich über Jahre aufbaut

Mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) hat das Bundesarbeitsgericht die Verjährung des Urlaubsanspruchs geklärt. Grundsätzlich gilt die dreijährige Verjährungsfrist. Sie beginnt aber erst zu laufen, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten tatsächlich in die Lage versetzt hat, ihren Urlaub zu nehmen, also informiert und aufgefordert hat.

Für Unternehmen, die bisher keine individuellen Hinweise gegeben haben, heißt das: Offene Tage aus früheren Jahren sind weder verfallen noch verjährt. Sie bleiben bestehen, bis entweder der Urlaub genommen wird oder das Arbeitsverhältnis endet. Das Risiko wird deshalb oft erst sichtbar, wenn jemand das Unternehmen verlässt.

Ein Beispiel macht die Größenordnung greifbar. Eine Person hat 2023 fünf Tage, 2024 vier Tage und 2025 sechs Tage nicht genommen, und in keinem dieser Jahre gab es einen individuellen Hinweis. Keiner dieser Tage ist verfallen und keiner verjährt. Scheidet sie 2026 aus, sind zu den Tagen des laufenden Jahres fünfzehn Tage aus den Vorjahren abzugelten. Bei mehreren Austritten im Jahr summiert sich das zu einem Betrag, der in keiner Planung vorgesehen war.

Resturlaub bei Kündigung

Bei einer Kündigung stellt sich die Frage nach dem Resturlaub am häufigsten, und hier werden die Versäumnisse der Vorjahre zu Geld. Ähnlich verhält es sich mit einem negativen Arbeitszeitkonto, das in der Endabrechnung ebenfalls zur Geldfrage wird, wie der Beitrag zu Minusstunden zeigt.

Vorrang der Urlaubnahme in der Kündigungsfrist

Urlaub dient der Erholung, auch in der Kündigungsphase. Der Grundsatz lautet daher, den Resturlaub nach Möglichkeit in der Kündigungsfrist zu nehmen. Die Termine sollten früh mit der ausscheidenden Person abgestimmt und schriftlich festgehalten werden, damit bei der Endabrechnung keine Zweifel entstehen, welche Tage als genommen gelten.

Wird die ausscheidende Person bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses freigestellt, kann der Resturlaub auf die Freistellung angerechnet werden. Das setzt voraus, dass die Anrechnung ausdrücklich und unwiderruflich erklärt wird, sodass die Person weiß, dass sie in dieser Zeit Urlaub hat. Fehlt eine solche Erklärung, bleibt der Urlaubsanspruch neben der Freistellung bestehen und ist am Ende abzugelten.

Urlaubsabgeltung nach § 7 Absatz 4 BUrlG

Kann der Urlaub wegen der Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht mehr gewährt werden, ist er abzugelten, also auszuzahlen. Das betrifft alle offenen Tage zum Vertragsende. Hier kommen auch Ansprüche aus früheren Jahren hinzu, für die der Arbeitgeber seine Mitwirkung nicht nachweisen kann. In diesem Moment wird das Verjährungsrisiko aus dem vorigen Abschnitt zu einem konkreten Betrag in der Endabrechnung.

Teilurlaub bei Ausscheiden im ersten Halbjahr

Nach § 5 Absatz 1 BUrlG besteht Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses, unter anderem wenn jemand vor erfüllter Wartezeit ausscheidet oder nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahres. Wer zum 31. Mai ausscheidet, hat also Anspruch auf fünf Zwölftel. Wer nach erfüllter Wartezeit von sechs Monaten erst nach dem 30. Juni ausscheidet, behält den vollen gesetzlichen Jahresurlaub.

Resturlaub auszahlen im laufenden Arbeitsverhältnis

Das Gesetz sieht die Abgeltung nur für den Fall der Beendigung vor. Den gesetzlichen Mindesturlaub gegen Geld zu tauschen, solange das Arbeitsverhältnis besteht, ist nicht vorgesehen, weil der Urlaub der Erholung dient. Eine solche Vereinbarung ist für den gesetzlichen Mindesturlaub unwirksam, mit der Folge, dass der Urlaubsanspruch trotz Zahlung bestehen bleiben kann. Für vertraglichen Mehrurlaub können abweichende Regeln gelten, wenn der Vertrag das klar vorsieht.

Was Personalverantwortliche konkret tun sollten

Die Rechtslage ist seit Jahren gefestigt. Die meisten Probleme entstehen deshalb nicht aus Unkenntnis, sondern weil die Umsetzung im Alltag untergeht. Vier Punkte decken das Wesentliche ab:

• Für jede Person den offenen Urlaubssaldo kennen, getrennt nach laufendem Jahr und Vorjahren.
• Den Hinweis individuell, mit Zahl, rechtzeitig und nachweisbar geben, am besten zu einem festen Zeitpunkt im Jahresverlauf, der genug Vorlauf lässt.
• Übertragungen und ihre Gründe dokumentieren, ebenso abgelehnte Urlaubsanträge, weil sie eine Übertragung begründen können.
• Altansprüche aus Vorjahren einmal vollständig erheben, bevor sie bei einem Austritt auftauchen. Wie sich solche Abläufe insgesamt vereinfachen lassen, zeigt der Beitrag zu HR-Workflows mit einer Zeiterfassungs-App.

Alle vier Punkte hängen an derselben Voraussetzung: einem Saldo pro Person, der stimmt, und einer Historie, aus der hervorgeht, wann wer welchen Hinweis erhalten hat. Das gibt beiden Seiten Klarheit, den Beschäftigten über ihre Tage und dem Unternehmen über seine Verpflichtungen.

Angenommen, eine Agentur mit 25 Beschäftigten führt die Urlaubskonten in TrackingTime. Jede Person sieht ihren Saldo selbst, die Übertragsgrenzen sind hinterlegt, und jede Saldoänderung bleibt mit Datum in der Historie. Im Herbst genügt dann ein Blick auf die offenen Tage, um jeder Person ihren Hinweis mit Zahl zu schicken, und bei einem Austritt liegt die Grundlage für die Abgeltung bereits vor.

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Mehr dazu, wie die Urlaubsverwaltung von TrackingTime Salden, Übertragsgrenzen und die Historie aller Anträge festhält.

Übersicht: Wann verfällt der Resturlaub