Stundenzettel für Minijobber: Pflicht, Inhalt und Fristen

Das Wichtigste in Kürze: Für Minijobber muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen, spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag, und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Er darf das Ausfüllen den Beschäftigten überlassen, bleibt aber dafür verantwortlich.

Die Pflicht steht im Mindestlohngesetz, und sie hat einen einfachen Zweck: Nur wer die Stunden kennt, kann zeigen, dass der Mindestlohn gezahlt und die Verdienstgrenze des Minijobs eingehalten wurde. Ein Stundenzettel, der am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, erfüllt diesen Zweck nicht und hält auch keiner Prüfung stand.

Dieser Beitrag richtet sich an Inhaber kleiner Betriebe in Gastronomie, Handel und Dienstleistung sowie an Personalverantwortliche. Er erklärt, wer betroffen ist, was auf den Stundenzettel gehört, welche Fristen gelten, wie viele Stunden ein Minijob 2026 zulässt und wie sich die Aufzeichnung für mehrere Minijobber ohne großen Aufwand organisieren lässt.

Die Aufzeichnungspflicht für Minijobber

Rechtsgrundlage ist § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG). Danach muss der Arbeitgeber von geringfügig Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Wer betroffen ist

Die Pflicht gilt für alle Beschäftigten im Sinne von § 8 Abs. 1 SGB IV, also für geringfügig entlohnte Minijobber und für kurzfristig Beschäftigte. Sie gilt außerdem für alle Beschäftigten in den Branchen, die das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz besonders erfasst, etwa Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung, unabhängig davon, ob dort ein Minijob vorliegt.

Die Ausnahme: Minijobs im Privathaushalt

Ausgenommen sind Minijobs in Privathaushalten nach § 8a SGB IV, etwa eine Haushaltshilfe, die von einer Privatperson beschäftigt wird. Für sie gilt die Aufzeichnungspflicht des Mindestlohngesetzes nicht. Für Unternehmen spielt diese Ausnahme keine Rolle.

Was auf den Stundenzettel gehört

Das Gesetz verlangt drei Angaben für jeden Arbeitstag: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. In der Praxis gehören einige weitere Angaben dazu, damit der Stundenzettel später eindeutig zugeordnet und geprüft werden kann:

• Name der beschäftigten Person und Zeitraum, etwa der Monat;
• Datum jedes Arbeitstages;
• Beginn und Ende der Arbeitszeit;
• Pausen, die von der Arbeitszeit abgezogen werden;
• Dauer der Arbeitszeit pro Tag und die Summe für den Zeitraum.

So kann eine Woche eines Minijobbers in einem Café aussehen. Die Zeiten sind ein Beispiel:

Muss der Stundenzettel unterschrieben werden?

Eine Unterschrift schreibt das Gesetz nicht vor. Sie ist trotzdem sinnvoll: Wenn die beschäftigte Person ihre Zeiten selbst einträgt und der Betrieb sie gegenzeichnet oder freigibt, ist klar, dass beide Seiten die Angaben bestätigt haben. Das hilft bei späteren Rückfragen, etwa zur Lohnabrechnung.

Papier, Excel oder App

Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Ein Stundenzettel auf Papier ist ebenso zulässig wie eine Excel-Tabelle oder eine App. Entscheidend ist, dass die Angaben vollständig sind, rechtzeitig vorliegen und zwei Jahre lang wieder auffindbar bleiben. Wer mit Papier oder Excel arbeitet, findet passende Stundenzettel-Vorlagen zum Herunterladen.

Die Fristen: sieben Tage und zwei Jahre

Die Aufzeichnung muss spätestens am Ende des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag vorliegen. Wer am Montag, 5. Oktober, arbeitet, muss also bis zum Ablauf von Montag, 12. Oktober, aufgezeichnet sein. Die Frist läuft in Kalendertagen, Wochenenden und Feiertage zählen mit.

In der Praxis ist eine wöchentliche Abgabe die einfachste Lösung: Wer jeden Montag die Zeiten der Vorwoche einträgt oder freigibt, bleibt sicher in der Frist. Eine monatliche Abgabe reicht dagegen nicht, weil die ersten Tage des Monats dann längst über der Frist liegen.

Aufbewahrt werden die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem aufgezeichnet werden musste. Steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen können länger sein und gelten unabhängig davon.

Wer den Stundenzettel ausfüllt

Das Gesetz verpflichtet den Arbeitgeber. Er kann die Aufzeichnung selbst führen oder sie den Minijobbern überlassen, die ihre Zeiten dann selbst eintragen. Delegiert er sie, bleibt er dennoch verantwortlich: Fehlt eine Aufzeichnung oder ist sie zu spät, trifft das Bußgeld den Betrieb, nicht die beschäftigte Person.

Bewährt hat sich eine Arbeitsteilung: Die Beschäftigten tragen ihre Zeiten zeitnah ein, die Leitung prüft und gibt sie regelmäßig frei. So entsteht die Aufzeichnung dort, wo die Information liegt, und die Verantwortung bleibt sichtbar beim Betrieb.

Wie viele Stunden ein Minijob 2026 zulässt

Die Zahl der möglichen Stunden ergibt sich aus zwei Werten, die beide an den Mindestlohn gekoppelt sind. Seit dem 1. Januar 2026 beträgt der Mindestlohn 13,90 Euro pro Stunde, und die Verdienstgrenze für Minijobs liegt bei 603 Euro im Monat. Teilt man die Verdienstgrenze durch den Mindestlohn, ergeben sich rund 43 Stunden im Monat, also etwa zehn Stunden pro Woche.

Diese Rechnung gilt nur für Beschäftigte, die genau den Mindestlohn erhalten. Bei einem höheren Stundenlohn sinkt die mögliche Stundenzahl entsprechend. Und weil der Mindestlohn zum 1. Januar 2027 erneut steigt, auf 14,60 Euro, ändern sich beide Werte zum Jahreswechsel wieder. Der Stundenzettel ist das Werkzeug, mit dem sich prüfen lässt, ob die Grenze eingehalten wird.

Wenn die Grenze einmal überschritten wird

Ein unvorhersehbares Überschreiten der Verdienstgrenze beendet den Minijob nicht sofort. Nach § 8 Abs. 1b SGB IV bleibt die geringfügige Beschäftigung bestehen, wenn die Grenze innerhalb eines Zeitjahres in nicht mehr als zwei Kalendermonaten überschritten wird, und zwar jeweils höchstens um den Betrag der Grenze selbst. Typisch ist eine Krankheitsvertretung, die niemand vorhersehen konnte. Planbare Mehrarbeit fällt nicht darunter. Auch hier ist der Stundenzettel der Beleg, dass es sich um eine Ausnahme handelte.

Das Arbeitszeitkonto beim Minijob

Viele Betriebe arbeiten mit Minijobbern flexibel: In einem Monat fallen mehr Stunden an, im nächsten weniger, der Lohn bleibt gleich. Das Mindestlohngesetz erlaubt dafür ein Arbeitszeitkonto, aber nur unter Bedingungen (§ 2 Abs. 2 MiLoG):

• Das Konto muss schriftlich vereinbart sein.
• Die eingestellten Stunden dürfen monatlich 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen.
• Sie müssen spätestens innerhalb von zwölf Kalendermonaten nach ihrer Erfassung durch bezahlte Freizeit oder durch Zahlung des Mindestlohns ausgeglichen werden.
• Endet das Arbeitsverhältnis, ist der Saldo im folgenden Kalendermonat auszugleichen.

Ein Beispiel: Bei vereinbarten 40 Stunden im Monat dürfen höchstens 20 zusätzliche Stunden pro Monat auf das Konto. Ohne lückenlose Stundenzettel lässt sich weder diese Grenze noch der Ausgleich nachweisen. Wie Arbeitszeitkonten allgemein funktionieren, erklärt der Beitrag zum Arbeitszeitkonto.

Kontrollen und Bußgelder

Ob die Aufzeichnungen vorliegen, prüft die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls, oft unangekündigt. Wer die Aufzeichnung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt, handelt ordnungswidrig. Dafür sieht das Gesetz eine Geldbuße von bis zu 50.000 Euro vor (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG).

Für alle anderen Beschäftigten gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 ebenfalls eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, wie der Beitrag dazu, dass Zeiterfassung Pflicht wird, erläutert. Für Minijobber ist die Pflicht älter und konkreter: Sie hat eine feste Frist und eine feste Aufbewahrungsdauer.

Häufige Fehler bei Stundenzetteln

Bei Prüfungen fallen immer wieder dieselben Schwächen auf. Die meisten lassen sich mit einer festen Routine vermeiden:

• Ausfüllen am Monatsende aus dem Gedächtnis: Die Sieben-Tage-Frist ist dann für die meisten Tage verstrichen, und die Angaben sind oft gerundet.
• Nur die Dauer, ohne Beginn und Ende: Das Gesetz verlangt alle drei Angaben.
• Fehlende Pausen, die später nicht mehr nachvollzogen werden können.
• Kurze Einsätze vergessen, etwa eine halbe Stunde Aushilfe am Wochenende, die trotzdem Arbeitszeit ist.
• Keine geordnete Ablage: Stundenzettel, die nach einem Jahr nicht mehr auffindbar sind, gelten bei einer Prüfung als nicht vorhanden.

In der Praxis: mehrere Minijobber organisieren

Mit einem oder zwei Minijobbern genügt oft eine Tabelle. Ab einer Handvoll Beschäftigter mit wechselnden Schichten wird die Aufzeichnung schnell zur Fehlerquelle. Vier Regeln halten sie handhabbar:

1. Ein fester Abgabetag pro Woche, damit die Sieben-Tage-Frist nie in Gefahr gerät.
2. Eine Erinnerung an alle, die ihre Zeiten noch nicht eingetragen haben.
3. Eine Freigabe durch die Leitung, bevor die Zeiten in die Lohnabrechnung gehen.
4. Ein Export pro Monat für Lohnbuchhaltung oder Steuerberatung, der zugleich als Ablage für die zwei Jahre dient.

Angenommen, ein Café beschäftigt acht Minijobber in wechselnden Schichten. Die Inhaberin richtet die Stundenzettel-Software von TrackingTime ein: Die Beschäftigten tragen ihre Zeiten am Handy ein, montags erhalten alle, deren Stundenzettel noch fehlt, eine automatische Erinnerung, und die Inhaberin gibt die Woche frei. Am Monatsende exportiert sie die Stundenzettel für die Steuerberatung und legt sie für die zwei Jahre Aufbewahrung ab.

TrackingTime ist eine Zeiterfassung für Agenturen und Unternehmen, die Zeit verkaufen. Der kostenlose Tarif ist zeitlich unbegrenzt und gilt für unbegrenzt viele Nutzer, Projekte und Kunden.

Mehr dazu, wie die Stundenzettel-Software von TrackingTime an fällige Stundenzettel erinnert und Freigaben festhält.