Projektcontrolling-Software für alle Vertragsmodelle

Sehen, ob ein Projekt
rentabel ist, solange
noch Zeit zum Gegensteuern bleibt.

TrackingTime gibt Agenturen Einblick in Retainer-Stunden, Projektkosten und Ausgaben, solange das Projekt noch läuft.

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Aus der Agenturpraxis bekannt: Ein Retainer läuft über, ohne dass es jemand bemerkt, bis der Monat schon abgeschlossen ist. Ein Festpreisprojekt sieht gesund aus, bis jemand endlich alle Stunden zusammenzählt. Oder eine Ausgabe bleibt wochenlang unerfasst, bis sie unerklärt auf der Kundenrechnung auftaucht. Jedes dieser Probleme zeigt sich erst im Nachhinein, wenn die Zahlen längst feststehen.

TrackingTime deckt blinde Flecken auf, solange das Projekt noch offen ist, bevor sie zu verlorener Marge werden.

Keine Umwege · Echte Retainer

Sehen, was jeder Retainer geliefert hat, Projekt für Projekt.

Retainer-Konditionen festlegen, den Verbrauch während der Arbeit verfolgen, Verlängerungen auf echte Daten stützen.

Configure the hour or budget block for each client on a monthly, quarterly, or custom cycle

Retainer-Konditionen festlegen

Das Stunden- oder Budgetkontingent je Kunde monatlich, vierteljährlich oder im eigenen Zyklus konfigurieren, ganz nach Vereinbarung, und bei Änderungen des Umfangs jederzeit anpassen.

Every logged hour moves the numbers in real time

Verbrauch verfolgen

Jede erfasste Stunde bewegt die Zahlen in Echtzeit, sodass das Team bis zur Verlängerung genau weiß, wo ein Retainer steht.

Walk into every renewal with a complete record of what was delivered, how the block was used, and where the conversation with the client should start

Verlängern mit Belegen

In jede Verlängerung mit einem vollständigen Nachweis gehen: was geliefert wurde, wie das Kontingent genutzt wurde und wo das Gespräch mit dem Kunden ansetzen sollte.

Retainer-Lebenszyklus

Jeder Kundenretainer hat drei Risikopunkte, die frühzeitig sichtbar sind.

Es bleibt genug Zeit, bei jedem zu handeln, den Umfang anzupassen, Prioritäten zu verschieben oder mit Belegen in die Verlängerung zu gehen, bevor es zu spät ist.

01 / Überschreitung

The overrun gets caught with enough runway to still do something about it.

Neunzig Prozent des Kontingents sind weg, und die Hälfte des Zeitraums liegt noch vor uns.

  • Die Projektleitung hat Zeit, mit dem Kunden zu sprechen, bevor die Stunden aufgebraucht sind.
  • Das Team passt den Umfang gezielt an, bevor die Zahlen die Entscheidung erzwingen.
Die Überschreitung wird mit genug Vorlauf erkannt, um noch etwas zu tun.

02 / Unternutzung

A client who feels the full value of what they paid for renews without hesitation.

Das Kontingent steht bei 40 %, und der Zeitraum ist fast vorbei.

  • Das Team priorisiert Ergebnisse, die der Kunde wirklich wahrnimmt.
  • Das Kontingent wird genutzt, statt still zu verfallen.
Ein Kunde, der den vollen Wert seiner Zahlung spürt, verlängert ohne Zögern.

03 / Verlängerung

Renewals get negotiated with real evidence behind every number.

Der Zeitraum endet, und das Verlängerungsgespräch steht an.

  • Stunden, Projekte und Aufgaben sind lückenlos erfasst.
  • Das Gespräch beginnt mit echten Zahlen auf dem Tisch.
Verlängerungen werden mit echten Belegen hinter jeder Zahl verhandelt.
So funktioniert’s

In der Praxis: Acht Kunden mit monatlichen Retainern, in einem Workspace verfolgt. Früher zeigten sich Überschreitungen am Monatsende, im Schnitt etwa zweimal. Nach dem ersten Monat mit Retainer-Tracking: null Überschreitungen und zwei proaktive Gespräche mit Kunden, um das Kontingent anzupassen, bevor es aufgebraucht war.

Überschreitungen erkennen, bevor sie passieren.

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Kundentransparenz

Kunden sehen den Retainer-Verbrauch in Echtzeit.

Ein Link, automatisch aktualisiert, ohne Konto oder Statusmeeting.

Weniger Rechnungsstreit

Der Kunde sieht über den ganzen Zeitraum dieselben Verbrauchszahlen, die Rechnung bestätigt also nur, was er schon gesehen hat.

Mehr Vertrauen bei der Verlängerung

Der Kunde kann bei der Verlängerung genau belegen, was das Kontingent geliefert hat, gestützt auf echte Daten.

Weniger Rückfragen im Zeitraum

Der Kunde prüft den Fortschritt nach eigenem Takt über den geteilten Link, sobald eine Frage aufkommt.

Kosten & Marge

Die wahren Kosten eines Projekts, sichtbar vor dem Abschluss.

Jede Stunde trägt zwei Zahlen: zu welchem Satz sie abgerechnet wird und was sie tatsächlich kostet. Die Differenz ist die Marge, sie aktualisiert sich mit jeder erfassten Stunde, ganz gleich, was der Vertrag verlangt.

01

Sätze zeigen, was für geleistete Arbeit berechnet wird.

Sätze lassen sich pro Projekt, pro Aufgabe oder pro ausführender Person festlegen. Spezialisierte Arbeit wird zu ihrem eigenen Satz abgerechnet, ohne dafür ein eigenes Projekt zu brauchen.

02

Kosten zeigen, was das Unternehmen ausgibt.

Gehalt und Gemeinkosten fließen in jede Stunde ein, sodass sich die Kosten mit jeder erfassten Stunde aktualisieren. Auch ein stressiger Monat zeigt seine wahre Marge.

03

Die Marge zeigt, was nach den Kosten bleibt.

Die Marge vergleicht, was ein Projekt berechnet, mit dem, was die Arbeit kostet, und aktualisiert sich mit jeder erfassten Stunde. So lässt sich das nächste Projekt richtig kalkulieren.

Abrechnungsmodelle

Festpreis, Stundensatz oder Retainer – gleich verfolgt.

Jedes Projekt folgt einem von drei Modellen. Jedes verfolgt eine andere Zahl, der Mechanismus darunter ist aber derselbe.

Festpreis

  • In Echtzeit gegen den vereinbarten Preis verfolgt, während das Projekt läuft.
  • Überschreitungen zeigen sich früh genug, um den Umfang zu korrigieren, bevor die Marge weg ist.
  • Sichtbar, solange noch Zeit bleibt, die Marge zu schützen.

Stundensatz

  • Erfasst und verfolgt, sobald die Stunde gearbeitet wird.
  • Rechnungsbereit, sobald der Zeitraum endet.
  • Ein klarer, prüfbarer Nachweis, bevor die Rechnung rausgeht.

Retainer-Vertrag

  • Verfolgt Stunden oder Budget gegen das vereinbarte Kontingent.
  • Überschreitungen und schleppend genutzte Kontingente zeigen sich beide früh.
  • Genug Zeit zum Handeln, bevor der Zeitraum endet und das Kontingent sich erneuert.

In der Praxis: Ein Designstudio mit fünf Festpreisprojekten prüfte seine Zahlen, nachdem es Lizenz- und Subunternehmerkosten ergänzt hatte. Die erwartete Marge lag bei 30 Prozent. Die echte Zahl: 12. Das veränderte, wie die nächsten Projekte kalkuliert wurden.

Ausgaben

Ausgaben neben den erfassten Stunden führen.

Jede Ausgabe steht direkt neben den Stunden, sodass die wahren Projektkosten keine Schätzung mehr sind.

Ausgaben erfassen

Jede Ausgabe dem passenden Projekt zuordnen, statt später aus dem Belegordner zu schätzen.

Abrechenbar markieren

Jede Ausgabe wird sofort als abrechenbar oder nicht abrechenbar markiert und ist bei der Rechnung schon erfasst.

Mit Stunden verrechnen

Ausgaben fließen in denselben Margenbericht wie die Stunden, solange noch Zeit bleibt, die echten Kosten zu kennen.

Abrechnung

Rechnungen entstehen von selbst, während das Projekt läuft.

Genehmigte Stunden und abrechenbare Ausgaben werden automatisch zum Entwurf, aufgebaut aus Zahlen, die schon während des Projekts sichtbar waren.

Automatischer Entwurf

Genehmigte Stunden und abrechenbare Ausgaben des Zeitraums werden beim Abschluss von selbst zusammengeführt.

Volle Nachvollziehbarkeit

Jede Zahl lässt sich auf eine erfasste Stunde oder Ausgabe zurückführen, lange vor dem Rechnungsversand geprüft.

Saubere Exporte

Direkt bereit für das Rechnungs- oder Buchhaltungssystem, ohne zusätzliche Formatierung.

In der Praxis: Eine Agentur, die Subunternehmer- und Softwarekosten jedem Projekt zuordnete, stellte fest, dass die realen Kosten 15 bis 20 Prozent über dem lagen, was die Sätze allein vermuten ließen. Dieselben erfassten Ausgaben werden zum Monatsende automatisch zu Rechnungsentwürfen, und der Monatsabschluss schrumpfte von zwei Tagen auf zwei Stunden.

Der Gewinn

So sieht volle Rentabilitätskontrolle aus.

Was sich ändert, wenn Retainer, Ausgaben und Stunden dieselben Zahlen teilen.

Keine Überraschungen bei Überschreitungen.

Der Verbrauch ist sichtbar, bevor das Kontingent aufgebraucht ist, mit genug Zeit, den Umfang anzupassen oder mit dem Kunden zu sprechen.

Keine vergessenen Ausgaben.

Abrechenbare Kosten werden erfasst, sobald sie anfallen, sodass nichts auf der Rechnung fehlt.

Marge in Echtzeit sichtbar.

Kosten und Umsatz aktualisieren sich, während das Projekt läuft, nicht erst nach dem Abschluss.

Verlängerungen mit Datenbasis.

Echte Verbrauchshistorie ersetzt Schätzungen bei Verlängerung oder Verhandlung.

Für wen?

Verschiedene Kunden, verschiedene Konditionen, dieselbe Margenansicht.

Festpreis, Stundensatz, Retainer. Viele Unternehmen fahren mehrere gleichzeitig, manchmal mit demselben Kunden.

Agenturen mit mehreren Monats-Retainern.

Mehrere Kunden gleichzeitig, ein Dashboard statt jedes Kontingent einzeln zu prüfen.

Beispiel: Eine Agentur mit zwölf Retainern führte alle Kunden in einem Workspace zusammen und schloss den ersten Monat ohne Verlängerungsüberraschung ab.

Beratungen mit Festkontingenten.

Ständiges Überschreitungsrisiko bei langen Projekten, mit einem Warnhinweis vor Ende des Kontingents abgefangen.

In einem Fall erkannte eine Beratung ein heißlaufendes Kontingent Wochen vorher und schloss unter Budget ab.

Unternehmen mit gemischten Verträgen.

Festpreis-, Stunden- und Retainer-Projekte im selben Workspace, die Marge bleibt bei jeder Abrechnungsart sichtbar.

Eine Kreativagentur mit allen drei Modellen sah im selben Dashboard eine Überschreitung und einen schwach genutzten Retainer.

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  1. Erfassen

    Zeiterfassung

  2. Organisieren

    Projekte & Aufgaben

  3. Freigeben

    Zeiterfassung & Freigaben

  4. Teilen

    Berichte & Kunden

  5. Abrechnen

    Rechnungen & Sätze

FAQ

Klare Antworten auf das, was Teams vor dem Start wissen wollen.

Tarife, Retainer, Ausgaben und wie daraus eine Rechnung wird.

TrackingTime vergleicht während der Arbeit, was ein Projekt abrechnet, mit dem, was es tatsächlich kostet. Bei Festpreis- und Retainer-Arbeit meldet dieser Vergleich eine Überschreitung, solange noch Zeit bleibt, den Umfang anzupassen oder mit dem Kunden zu sprechen.

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