Retainer-Vertrag für Agenturen: Modelle, Klauseln und Stundenverbrauch

Das Wichtigste in Kürze: Ein Retainer-Vertrag regelt eine laufende Zusammenarbeit gegen eine wiederkehrende Vergütung, meist monatlich. Tragfähig wird er, wenn er drei Dinge klar festlegt: das Modell (Stundenkontingent, Leistungspauschale oder Verfügbarkeit), den Umgang mit nicht genutzten Stunden und Mehrstunden sowie den Zeitpunkt, zu dem der Kunde über den Verbrauch informiert wird.

Für viele Agenturen ist der Retainer das Rückgrat der Planung: Der Kunde zahlt jeden Monat einen festen Betrag, und nicht jede Aufgabe muss neu angeboten werden. Ob ein Retainer profitabel bleibt, entscheidet sich aber im Vertrag und im laufenden Monat.

Dieser Beitrag richtet sich an Agenturinhaber und Dienstleister, die laufende Leistungen verkaufen. Er erklärt die drei gängigen Retainer-Modelle, die Klauseln, die in den Vertrag gehören, die Einordnung als Dienst- oder Werkvertrag und wie der Kunde rechtzeitig vom Stundenverbrauch erfährt.

Was ein Retainer-Vertrag ist

Ein Retainer-Vertrag ist eine Vereinbarung über eine fortlaufende Leistung, bei der der Kunde für jeden Abrechnungszeitraum eine vereinbarte Vergütung zahlt. Der Begriff kommt vom englischen „to retain“, also behalten oder sich jemandes Dienste sichern. Der Kunde bindet einen Dienstleister für längere Zeit, der Dienstleister hält dafür Kapazität bereit. Üblich sind Monatsperioden, Quartale kommen ebenfalls vor.

Retainer oder Projekthonorar

Beim Projekthonorar wird ein abgegrenztes Vorhaben angeboten, umgesetzt und abgerechnet, etwa ein Relaunch der Website. Danach endet die Zusammenarbeit, bis das nächste Angebot kommt. Der Retainer kehrt dieses Verhältnis um: Der Rahmen steht fest, die einzelnen Aufgaben ergeben sich im Lauf der Monate. Das spart Angebotsrunden, verschiebt aber die entscheidende Frage nach hinten: wie viel Arbeit mit der monatlichen Vergütung abgegolten ist. Wie sich Retainer, Festpreis und Time and Material bei Risiko und Abrechnung unterscheiden, zeigt der Vergleich der drei Vertragsmodelle.

Ein Retainer passt deshalb zu Leistungen, die regelmäßig anfallen, etwa Suchmaschinenoptimierung, Redaktion, Kampagnenbetreuung, Wartung oder Beratung, und kaum zu einem einmaligen Vorhaben mit klarem Ende. Ein einfacher Test: Lässt sich der Bedarf der kommenden sechs Monate grob in Stunden oder Leistungen beschreiben? Dann lässt er sich auch vertraglich fassen.

Die drei Retainer-Modelle

Die drei Grundformen unterscheiden sich darin, was der Kunde kauft, und damit darin, wer das Risiko trägt, wenn die Arbeit mehr oder weniger Zeit braucht als gedacht.

Stundenkontingent

Der Kunde kauft eine feste Zahl von Stunden pro Periode, zum Beispiel 40 Stunden im Monat zu einem vereinbarten Stundensatz. Das Modell ist transparent, solange beide Seiten dieselben Zahlen sehen. Das Risiko ist geteilt: Braucht eine Aufgabe länger, verbraucht sie mehr vom Kontingent; bleibt das Kontingent ungenutzt, stellt sich die Frage nach Verfall oder Übertrag. Das Parkinsonsche Gesetz beschreibt zudem die Beobachtung, dass sich Arbeit in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Für einen Retainer heißt das: Das Kontingent sollte aus dem Bedarf abgeleitet sein, nicht umgekehrt.

Leistungspauschale

Hier kauft der Kunde definierte Ergebnisse, zum Beispiel vier Blogartikel, einen Newsletter und einen Monatsbericht. Die Stunden stehen nicht im Vertrag, das Risiko liegt überwiegend bei der Agentur: Gehen Abstimmungen und Korrekturschleifen über das Übliche hinaus, sinkt die Marge, ohne dass es auf der Rechnung sichtbar wird. Die Agentur muss intern trotzdem die Stunden pro Leistung kennen, sonst lässt sich die Pauschale bei der Verlängerung nicht begründen.

Verfügbarkeit

Beim Verfügbarkeits-Retainer bezahlt der Kunde dafür, dass der Dienstleister erreichbar ist und in einer vereinbarten Frist reagiert, etwa für strategische Beratung oder technischen Notfall-Support. Ein solcher Vertrag braucht klare Grenzen: Reaktionszeiten, Erreichbarkeitsfenster und eine Obergrenze an Stunden, ab der zusätzlich abgerechnet wird.

Retainer im Marketing und in der SEO

In Marketing- und SEO-Agenturen ist der Retainer verbreitet, weil Suchmaschinenoptimierung und Content auf Dauer angelegt sind. Häufig ist eine Mischung: ein Kontingent für laufende Optimierung und Redaktion, dazu feste Leistungen wie ein Monatsbericht. Zwei Punkte verdienen eigene Klauseln: Mediabudgets für Werbeplattformen, die besser getrennt von der Retainer-Vergütung ausgewiesen werden, damit klar bleibt, was die Arbeit der Agentur kostet, und Fremdleistungen wie freie Texte oder Tool-Lizenzen, die nach Absprache weiterberechnet werden.

Was in den Retainer-Vertrag gehört

Ein Retainer-Vertrag muss nicht lang sein, aber er muss die Fragen beantworten, die sonst jeden Monat neu verhandelt werden.

Leistungsumfang

Der Leistungsumfang beschreibt, welche Arbeiten der Retainer abdeckt und welche nicht. Eine Liste der Leistungen mit typischen Ausschlüssen wie neuen Landingpages, Übersetzungen oder Fotoproduktionen verhindert, dass jede neue Anfrage stillschweigend im Kontingent landet. Dazu gehört ein Verfahren für Änderungswünsche: Wer darf zusätzliche Arbeit beauftragen, und wird sie vor Beginn geschätzt und freigegeben?

Stundenkontingent, Stundensatz und Abrechnungstakt

Bei einem Kontingent nennt der Vertrag die Stunden pro Periode, den Stundensatz und die Periode selbst, also den Tag, an dem sie beginnt. Festzulegen ist auch, was als Arbeitszeit für den Kunden zählt: Abstimmungstermine, interne Briefings, Reporting, Reisezeiten. Hinzu kommt der Abrechnungstakt, etwa in Viertelstunden. Gelten für Strategie und Umsetzung unterschiedliche Sätze, nennt der Vertrag beide.

Nicht genutzte Stunden: Verfall oder Übertrag

Diese Klausel entscheidet, was am Ende eines ruhigen Monats geschieht. Vier Regelungen sind verbreitet:

• Verfall: Offene Stunden verfallen mit dem Ende der Periode. Das passt vor allem zum Verfügbarkeits-Retainer, bei dem der Kunde für reservierte Kapazität zahlt.
• Begrenzter Übertrag: Ein begrenzter Teil, etwa bis zu zehn Prozent des Kontingents, wandert in die Folgeperiode und verfällt dort, wenn er wieder offen bleibt.
• Übertrag innerhalb eines Zeitraums: Stunden lassen sich innerhalb eines Quartals verschieben und werden am Quartalsende abgerechnet oder verfallen.
• Verrechnung: Offene Stunden werden mit Mehrstunden eines anderen Monats verrechnet.

Wer seine Vertragsbedingungen für viele Kunden vorformuliert, verwendet Allgemeine Geschäftsbedingungen (§ 305 Abs. 1 BGB). Sie sind unwirksam, wenn sie den Vertragspartner entgegen Treu und Glauben unangemessen benachteiligen, was sich schon daraus ergeben kann, dass eine Bestimmung nicht klar und verständlich ist (§ 307 Abs. 1 BGB). Das gilt auch gegenüber Unternehmen (§ 310 Abs. 1 BGB). Ob eine vorformulierte Verfallklausel Bestand hat, hängt vom Einzelfall ab. Mehr Klarheit schafft eine Regel, die schon im Angebot steht und im Einzelnen ausgehandelt wird: Sie ist nach § 305 Abs. 1 Satz 3 BGB keine AGB, und individuelle Abreden haben Vorrang (§ 305b BGB).

Mehrstunden

Wird das Kontingent überschritten, muss klar sein, was dann gilt: ob Mehrstunden vorab freigegeben werden, zu welchem Satz und mit welcher Rechnung sie abgerechnet werden. Fehlt eine Vereinbarung über die Höhe, gilt beim Dienstvertrag mangels Taxe die übliche Vergütung als vereinbart (§ 612 Abs. 2 BGB), beim Werkvertrag ebenso (§ 632 Abs. 2 BGB). Was üblich ist, lässt sich im Streitfall schwer belegen. Eine Zeile mit dem Satz für Mehrstunden und der Regel „Freigabe vor der ersten Stunde über dem Kontingent“ erspart diese Diskussion.

Laufzeit, Kündigung und Zahlung

Mindestlaufzeit, Verlängerung und Kündigungsfrist gehören ausdrücklich in den Vertrag, denn ohne Regel greift das Gesetz. Ein befristeter Dienstvertrag endet mit Ablauf der vereinbarten Zeit (§ 620 Abs. 1 BGB). Ist er unbefristet und wird die Vergütung nach Monaten bemessen, ist die Kündigung spätestens am 15. eines Monats zum Schluss des Kalendermonats zulässig (§ 621 Nr. 3 BGB). Für die Zahlung gilt beim Dienstvertrag: Die Vergütung ist nach der Leistung zu entrichten, bei Zeitabschnitten nach deren Ablauf (§ 614 BGB). Eine Zahlung im Voraus muss also vereinbart werden.

Reporting

Der Kunde zahlt für Arbeit, die er nicht täglich sieht. Ein Bericht zum Ende jeder Periode mit verbrauchten Stunden, erledigten Aufgaben und dem Stand gegenüber dem Kontingent macht den Wert sichtbar. Im Vertrag stehen Rhythmus, Inhalt und Form des Berichts und ob der Kunde den Stand auch zwischendurch abrufen kann, etwa über geteilte Zeitberichte.

Checkliste für den Retainer-Vertrag

1. Modell: Stundenkontingent, Leistungspauschale, Verfügbarkeit oder Mischform.
2. Leistungsumfang: Leistungen, Ausschlüsse, Änderungswünsche.
3. Periode: Dauer und Starttag.
4. Stunden und Satz: Kontingent, Stundensatz, was zählt, Abrechnungstakt.
5. Nicht genutzte Stunden: Verfall, begrenzter Übertrag oder Verrechnung.
6. Mehrstunden: Freigabe, Satz, Abrechnung.
7. Information des Kunden: ab welchem Verbrauch.
8. Laufzeit und Zahlung: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Zahlung im Voraus oder nachträglich.

Dienstvertrag oder Werkvertrag

Einen eigenen Vertragstyp „Retainer“ kennt das BGB nicht. Rechtlich kommt es darauf an, was versprochen wird. Beim Dienstvertrag nach § 611 BGB schuldet der Dienstleister die versprochenen Dienste, also eine Tätigkeit, und der Kunde die vereinbarte Vergütung. Beim Werkvertrag nach § 631 BGB schuldet der Unternehmer die Herstellung des versprochenen Werkes, also einen Erfolg, der auch durch Arbeit oder Dienstleistung herbeigeführt werden kann.

Ein Stundenkontingent oder ein Verfügbarkeits-Retainer mit laufender Betreuung und Beratung liegt deshalb näher am Dienstvertrag. Eine Leistungspauschale mit festen Ergebnissen, etwa einer Zahl von Artikeln oder einer fertigen Funktion, hat Züge eines Werkvertrags. Viele Retainer enthalten beides. Dann lohnt es sich, die einzelnen Leistungen im Vertrag ausdrücklich zuzuordnen.

Was aus der Einordnung folgt

Ein Werk ist abzunehmen (§ 640 BGB), und die Vergütung wird bei der Abnahme fällig (§ 641 BGB). Der Besteller kann einen Werkvertrag bis zur Vollendung jederzeit kündigen; der Unternehmer behält dann die vereinbarte Vergütung, muss sich aber ersparte Aufwendungen anrechnen lassen, und vermutet wird ein Anspruch auf fünf Prozent der Vergütung für den noch nicht erbrachten Teil (§ 648 BGB). Beim Dienstvertrag gibt es keine Abnahme; gekündigt wird nach der vertraglichen Regel oder den Fristen des § 621 BGB.

Für Beratung, die auf besonderem Vertrauen beruht, kann § 627 BGB eine Kündigung ohne Frist erlauben, wenn der Dienstleister Dienste höherer Art leistet und nicht in einem dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen steht. Ob ein monatlicher Retainer darunter fällt, ist eine Frage des Einzelfalls. Wer einen größeren Retainer abschließt, lässt den Vertrag am besten anwaltlich prüfen.

Den Stundenverbrauch im Monat verfolgen

Der beste Vertrag nützt wenig, wenn der Stand erst am Monatsende feststeht. Drei Voraussetzungen machen den Verbrauch sichtbar: Die Stunden werden zeitnah erfasst statt aus der Erinnerung nachgetragen; sie werden dem Kunden, dem Retainer und der Aufgabe zugeordnet; und die Periode in der Zeiterfassung beginnt am selben Tag wie die Vertragsperiode. Beginnt der Vertrag am 15., hilft eine Auswertung nach Kalendermonat nicht weiter.

Drei Prüfpunkte: Periodenmitte, 75 und 90 Prozent

Praktisch sind drei feste Termine. Zur Mitte der Periode steht der Zwischenstand an: Liegt der Verbrauch deutlich über der Hälfte, bleibt noch Zeit, Prioritäten zu verschieben. Bei 75 Prozent des Kontingents prüft die Projektleitung, was bis zum Periodenende noch ansteht und ob es in die restlichen Stunden passt. Bei 90 Prozent folgt das Gespräch mit dem Kunden über den Umfang, bevor die letzte Stunde verbraucht ist.

Wann der Kunde informiert wird

Die Grundregel: Der Kunde erfährt von einer Überschreitung, bevor sie eintritt, und nicht erst mit der Rechnung. Spätestens bei 90 Prozent sollte er eine kurze schriftliche Nachricht mit drei Optionen erhalten: Aufgaben priorisieren und den Rest in die nächste Periode schieben, Mehrstunden zum vereinbarten Satz freigeben oder den Umfang dauerhaft anpassen. Steht die Schwelle im Vertrag, ist diese Nachricht kein Nachverhandeln, sondern ein vereinbarter Schritt. Wie eine wöchentliche Auswertung Projekte nahe am Stundenbudget zeigt, beschreibt die Fallstudie einer Pharmaberatung.

Wenn der Retainer nicht ausgeschöpft wird

Bleiben gegen Ende der Periode viele Stunden offen, kann die Agentur ausstehende Leistungen vorziehen, strategische Arbeit oder Wartung einplanen oder ein kleineres Kontingent für die nächste Laufzeit anbieten. Wer eine dauerhafte Unterauslastung zuerst anspricht, kommt mit eigenen Vorschlägen ins Gespräch.

Die Verlängerung mit dem Verlauf vorbereiten

Der Verlauf der vergangenen Perioden zeigt, ob das Kontingent zum Bedarf passt: wiederholte Überschreitungen, regelmäßig offene Stunden, Monate mit besonderer Last wie ein Produktstart. Damit lässt sich ein neues Kontingent begründen, und der Kunde sieht, was für seine Vergütung geleistet wurde.

Ein Beispiel: der Retainer einer Agentur in TrackingTime

Nehmen wir eine Agentur mit sechs Beschäftigten, die einen Onlineshop mit SEO und Redaktion betreut: 40 Stunden pro Periode, Vertragsbeginn am 15., nicht genutzte Stunden dürfen bis zu einer vereinbarten Obergrenze in die Folgeperiode wandern. In TrackingTime legt die Projektleitung dafür ein Projekt mit monatlicher Wiederholung an, wählt den 15. als Starttag jeder Periode und trägt 40 geschätzte Stunden pro Periode ein. Als Abrechnungsmethode wählt sie die Abrechnung nach Stunden. Stundensätze lassen sich für Aufgaben, das Projekt oder die Nutzer hinterlegen, der Satz der Aufgabe hat dabei Vorrang. Die einzelnen Abrechnungsperioden legt TrackingTime anschließend automatisch an.

Das Team erfasst seine Zeit auf den Aufgaben dieses Projekts. Im Bericht der laufenden Periode sieht die Projektleitung die gearbeiteten und die geplanten Stunden, dazu Umsatz, Kosten, Gewinn und Marge. Zur Mitte der Periode schaut sie auf den Zwischenstand; stehen bei 36 Stunden noch zwei Aufgaben aus, schreibt sie dem Kunden, bevor die Periode endet. Einen Übertrag nimmt TrackingTime nicht automatisch vor: Bleiben vier Stunden übrig, setzt die Projektleitung die geschätzten Stunden der nächsten Periode von Hand auf 44, wie es der Vertrag vorsieht. Vor der Verlängerung vergleicht sie die vergangenen Perioden über die Periodenauswahl.

So beschreibt es auch die Seite zur Zeiterfassungssoftware: Live-Stunden zeigen, wann neu verhandelt oder der Kunde vor Monatsende informiert werden sollte, und eine Aufstellung von Geliefertem gegenüber Budgetiertem erleichtert die Verlängerung. Die Retainer-Funktion mit Perioden, Stundensätzen und Periodenbericht gehört zu den kostenpflichtigen Tarifen.

Für Agenturen, die ihre Zeit verkaufen, ist TrackingTime als Zeiterfassung gebaut: Der kostenlose Tarif gilt für beliebig viele Nutzer, Projekte und Kunden.

Mehr dazu, wie Zeiterfassung den Verbrauch eines Retainers live sichtbar macht.