Kostenlose Zeiterfassung für mehrere Mitarbeiter: wo die Gratis-Tarife enden

Das Wichtigste in Kürze: Laut den Preisseiten der Anbieter ist am 9. November 2026 Clockify für bis zu fünf Nutzer kostenlos, Toggl für bis zu drei, Clockodo und timr für eine Person. TimeCamp, Jibble und TrackingTime setzen in ihrem Gratis-Tarif keine Nutzergrenze, Kimai kostet selbst gehostet keine Lizenz. Für ein Team von 15 Personen heißt das: mindestens 718,20 $ im Jahr bei Clockify, 1.620 $ bei Toggl und 0 $ bei den Tarifen ohne Nutzergrenze, solange deren Funktionen reichen.

Wer eine Zeiterfassung als App kostenlos für mehrere Mitarbeiter sucht, findet das Wort „kostenlos“ auf fast jeder Anbieterseite. Was es bedeutet, steht erst auf der Preisseite: ein Tarif für eine Person, für drei, für fünf oder ohne Nutzergrenze. Ältere Zahlen halten sich dabei lange. Die KI-Übersicht der Google-Suche nannte am 9. November 2026 auf genau diese Suchanfrage Clockify kostenlos „für unbegrenzt viele Benutzer“ und Toggl für bis zu fünf Nutzer. Die Preisseiten der beiden Anbieter nennen am selben Tag fünf und drei.

Dieser Vergleich richtet sich an Geschäftsführung, Teamleitungen und Agenturinhaber, die ein Team von acht, 15 oder 25 Personen ausstatten wollen. Er zeigt die Nutzergrenzen der Gratis-Tarife mit Datum, die Jahreskosten, sobald eine Grenze überschritten ist, was der kostenlose Tarif von TrackingTime nicht enthält, welche Lösung zu einer Agentur passt und warum Projektzeit nicht dasselbe ist wie die gesetzliche Arbeitszeiterfassung.

Gratis-Tarife nach Nutzerlimit: Stand 9. November 2026

Alle Angaben in diesem Abschnitt stammen von der offiziellen Preisseite des jeweiligen Anbieters und wurden am 9. November 2026 abgerufen. Bei Jibble leitet die Preisseite auf die Startseite weiter, die Angabe stammt deshalb von dort. Gezählt wird, wie viele Personen im Gratis-Tarif gemeinsam Zeit erfassen können, nicht, wie viele Funktionen der Tarif enthält.

Vier Arten von „kostenlos“

Hinter dem gleichen Wort stehen vier verschiedene Angebote, und jedes passt zu einer anderen Situation:

• Gratis-Tarif ohne Nutzergrenze (TrackingTime, TimeCamp, Jibble): Die Zahl der Personen löst keine Kosten aus. Die Grenze verläuft bei den Funktionen, etwa bei Berichten, Exporten oder Abrechnung.
• Gratis-Tarif für kleine Teams (Clockify, Toggl): kostenlos bis zu einer festen Teamgröße. Wer sie überschreitet, bucht einen Bezahltarif, und dann zahlt in der Regel das ganze Team.
• Gratis-Tarif für eine Person (Clockodo, timr): passend für Selbstständige. Teams lernen die Software in einer 14-tägigen Testphase kennen und buchen danach.
• Open Source zum Selbstbetrieb (Kimai): keine Lizenzkosten, dafür liegen Server, Updates, Backups und Datensicherheit beim eigenen Team.

Warum jede Zahl ein Datum braucht

Tarifgrenzen ändern sich, und Vergleichsseiten übernehmen ihre Zahlen oft aus älteren Quellen. Das Beispiel aus der Einleitung zeigt, wie schnell eine überholte Grenze weitergegeben wird. Wer ein Tool für das ganze Team auswählt, prüft die Grenze deshalb am Tag der Entscheidung auf der Preisseite des Anbieters und notiert das Datum. Für diesen Vergleich ist es der 9. November 2026.

Jahreskosten für 8, 15 und 25 Personen

Teuer wird die Nutzergrenze, sobald das Team größer ist, als der Gratis-Tarif erlaubt. Gerechnet ist hier der günstigste Bezahltarif, der die Grenze aufhebt, mit dem Listenpreis bei jährlicher Zahlung für das ganze Team: Preis pro Nutzer und Monat mal Teamgröße mal zwölf. Die Beträge stehen in der Währung der jeweiligen Preisseite. Clockodo und Kimai weisen ihre Preise als Nettopreise aus.

Drei Hinweise zur Tabelle. Clockodo und timr erstellen ab 20 Nutzern ein individuelles Angebot, der Wert für 25 Personen ist dort deshalb nur ein Richtwert. Für die reine Arbeitszeiterfassung ohne Projekte hat Clockodo einen eigenen Tarif ab 3,80 € pro Nutzer und Monat. timr nennt einen Standardpreis von 8 € pro User, zu dem je nach Plan eine monatliche Pauschale pro Konto kommen kann; den Rabatt für jährliche Zahlung beziffert die Seite nicht.

8 Personen: Zeiterfassung bis 10 Mitarbeiter

Mit acht Personen liegt ein Team bereits über allen begrenzten Gratis-Tarifen. Bei Clockify zahlt es dann nicht für drei zusätzliche Plätze, sondern für alle acht, weil im Bezahltarif jeder aktive Nutzer einen Platz belegt, Eigentümer und Administratoren eingeschlossen. Daraus ergeben sich 383,04 $ im Jahr, bei Toggl 864 $. Für Teams dieser Größe lohnt der Blick auf die Tarife ohne Nutzergrenze besonders: Ob sie reichen, hängt nur davon ab, welche Funktionen gebraucht werden.

15 Personen: Zeiterfassung bis 20 Mitarbeiter

Bei 15 Personen steigen die Beträge fast auf das Doppelte. Clockify kostet mindestens 718,20 $ im Jahr, Toggl 1.620 $, Clockodo für die Projektzeiterfassung 1.710 €. In dieser Größe haben viele Agenturen und Dienstleister mehrere Kunden gleichzeitig und brauchen eine klare Struktur nach Kunde, Projekt und Aufgabe. Wer bei einem Tarif ohne Nutzergrenze bleibt, sollte prüfen, ob diese Struktur im Gratis-Tarif vollständig abgebildet ist.

25 Personen: Zeiterfassung bis 50 Mitarbeiter

Ab etwa 20 Personen wird die Rechnung individueller. Clockodo und timr erstellen ab dieser Größe eigene Angebote, und Kimai lohnt sich selbst gehostet vor allem dort, wo ohnehin jemand Server betreut. Mit 25 Personen kostet der günstigste Clockify-Tarif 1.197 $ im Jahr, Toggl 2.700 $. Teams dieser Größe fragen zudem früher oder später nach Freigaben von Zeiteinträgen. Bei Clockify, Toggl, TimeCamp und TrackingTime gehören sie laut Preisseite zu einem Bezahltarif.

Was neben dem Listenpreis zählt

• Monatliche oder jährliche Zahlung: Monatlich wird es teurer, bei Clockify 4,99 $ statt 3,99 $, bei Toggl 12 $ statt 9 $, bei TrackingTime Starter 6 $ statt 4,50 $ pro Nutzer.
• Wer als Nutzer zählt: Bei Clockify belegt jeder aktive Nutzer einen Platz, bei timr braucht auch der Admin eine Lizenz. TrackingTime berechnet laut Preisseite nur aktive Nutzer, archivierte Nutzer behalten ihre Daten für Berichte.
• Testphasen: Clockodo und timr lassen Teams 14 Tage testen, Kimai Cloud 30 Tage. Bei TrackingTime wechselt ein Konto nach der 14-tägigen Testphase automatisch in den kostenlosen Tarif, wenn kein Bezahltarif gebucht wird.

Was der kostenlose Tarif von TrackingTime enthält und was nicht

Ein Gratis-Tarif ohne Nutzergrenze ist nur so nützlich wie die Funktionen, die er enthält. Deshalb steht hier beides, so wie es die Preisseite von TrackingTime am 9. November 2026 ausweist.

Enthalten

• unbegrenzt viele Nutzer, Projekte, Kunden und Aufgaben
• Zeiterfassung in Echtzeit per Timer und manuelle Einträge, mit automatischen Erinnerungen
• Desktop-App, mobile App und die Chrome-Erweiterung mit über 50 Integrationen
• Zeitschätzungen für Projekte und Aufgaben
• Export der Stundenzettel als PDF

Nicht enthalten

Drei Funktionen, nach denen Teams oft zuerst fragen, gehören nicht zum kostenlosen Tarif: Zeitkarten, Freigaben von Zeiteinträgen und Abrechnungssätze, also Stunden- und Pauschalsätze pro Projekt und Aufgabe. Sie beginnen mit dem Pro-Tarif, ebenso Abwesenheiten, Rechnungsstellung und gesperrte Tage. Retainer gibt es nur in den kostenpflichtigen Tarifen.

Schon ab Starter kommen hinzu: abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden, Export als CSV und Excel, Projekt- und Kundenberichte, geteilte Berichte und Dashboards. Wer also Kunden regelmäßig einen Bericht schicken oder die Stunden in die Buchhaltung übernehmen will, stößt im kostenlosen Tarif an diese Grenze, unabhängig von der Teamgröße.

Was das für die Jahreskosten bedeutet

Der kostenlose Tarif kostet für 8, 15 oder 25 Personen nichts. Braucht ein Team Kundenberichte und CSV-Export, kostet Starter bei jährlicher Zahlung 4,50 $ pro Nutzer und Monat, also 432 $, 810 $ oder 1.350 $ im Jahr. Mit Abrechnungssätzen, Zeitkarten und Freigaben im Pro-Tarif zu 6,50 $ sind es 624 $, 1.170 $ oder 1.950 $. Der Unterschied zu den begrenzten Gratis-Tarifen liegt darin, wann gezahlt wird: wenn eine Funktion gebraucht wird, nicht wenn die nächste Person ins Team kommt.

Für Agenturen: welche kostenlose Zeiterfassung passt?

Was ist die beste kostenlose Zeiterfassung für Agenturen? Die kurze Antwort: diejenige, in der das ganze Team kostenlos nach Kunde, Projekt und Aufgabe erfasst und bei der Zusatzfunktionen erst dann Geld kosten, wenn die Agentur sie wirklich nutzt. Für eine Agentur mit mehr als fünf Personen bleiben nach der Nutzergrenze drei Cloud-Tarife, TrackingTime, TimeCamp und Jibble, sowie Kimai im Selbstbetrieb. Welcher davon passt, entscheidet der Arbeitsalltag.

Woran eine Agentur den Gratis-Tarif misst

1. Struktur: Lassen sich Kunden, Projekte und Aufgaben ohne Obergrenze anlegen? Bei TimeCamp nennt die Preisseite unbegrenzte Aufgaben erst ab Starter.
2. Schwerpunkt: Jibble stellt auf seiner Startseite die Erfassung per Mobilgerät und Web und einfache Stundenzettel in den Vordergrund. Agenturen, die Stunden auf Kunden und Projekte buchen, prüfen, ob diese Zuordnung im Gratis-Tarif enthalten ist.
3. Schätzungen: Können auf Projekten und Aufgaben Zeitschätzungen hinterlegt werden, damit das Team den Umfang vor Augen hat?
4. Nachweise für Kunden: Reicht anfangs ein PDF, oder braucht es von Beginn an Kundenberichte, geteilte Links und CSV-Export?
5. Betrieb: Will die Agentur Software selbst hosten, oder soll sie ohne eigenen Server laufen?

Ein Beispiel: eine Agentur mit 15 Personen

Nehmen wir eine Designagentur mit 15 Personen und rund zwanzig laufenden Kunden. Die Geschäftsführung legt in TrackingTime für jeden Kunden die Projekte und darunter die Aufgaben an, etwa Konzept, Gestaltung, Abstimmung und Korrekturen, und hinterlegt auf den größeren Aufgaben eine Zeitschätzung. Alle 15 Personen werden eingeladen. Sie erfassen ihre Zeit mit dem Timer in der Desktop-App, über die Chrome-Erweiterung im Browser oder nachträglich von Hand, und automatische Erinnerungen helfen, keinen Eintrag zu vergessen. Am Monatsende exportiert die Projektleitung die Stundenzettel als PDF.

TrackingTime ist eine Zeiterfassung für Agenturen und Unternehmen, die ihre Zeit verkaufen; im kostenlosen Tarif sind Nutzer, Projekte und Kunden nicht begrenzt.

Nach einigen Monaten will die Agentur wissen, welche Projektarten ihre Schätzungen regelmäßig überschreiten, und ihren Kunden Berichte per Link schicken. Genau diese Frage stellt die Seite zur Zeiterfassungssoftware: „Welche Projektarten überschreiten immer die Schätzung?“ Projekt- und Kundenberichte sowie der CSV-Export gehören zu Starter, also 810 $ im Jahr für 15 Personen. Sobald die Agentur mit Stundensätzen rechnet und Zeiteinträge vor der Rechnung freigeben lässt, folgt Pro. Bis dahin hat sie ihre Zeitdaten bereits seit Monaten vollständig, weil das ganze Team von Anfang an erfasst hat.

Mehr dazu, wie Zeiterfassungssoftware zeigt, was Projekte und Kunden wirklich kosten.

Wann sich der Wechsel lohnt

Ein Bezahltarif lohnt sich, wenn eine Funktion regelmäßig Arbeit spart: wenn Berichte jeden Monat von Hand nachgebaut werden, wenn Stunden für die Buchhaltung abgetippt werden oder wenn Rechnungen ohne geprüfte Zeiteinträge entstehen. Bei Tarifen mit Nutzergrenze kommt der Wechsel dagegen mit der sechsten oder vierten Person, unabhängig davon, ob neue Funktionen gebraucht werden. Wie sich Projektzeiten ohne Lizenzkosten von Anfang an sauber aufbauen lassen, zeigt der Beitrag zur kostenlosen Projektzeiterfassung.

Projektzeit ist nicht gleich Arbeitszeiterfassung

Ein Gratis-Tarif für Projektzeit beantwortet die Frage, wofür die Zeit verwendet wurde: für welchen Kunden, welches Projekt, welche Aufgabe. Die gesetzliche Arbeitszeiterfassung beantwortet eine andere Frage: wann der Arbeitstag begann und endete und wie lange gearbeitet wurde. Beides kann im selben Werkzeug liegen, folgt aber verschiedenen Regeln.

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) festgestellt, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer zu erfassen. Es stützt sich dabei auf das Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzuführen, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann.

Für die Wahl eines Gratis-Tarifs heißt das: Wer nur abrechenbare Stunden auf Kunden bucht, hat die Arbeitszeit damit nicht automatisch vollständig erfasst. In TrackingTime fassen Zeitkarten die erfassten Stunden, genehmigte Abwesenheiten und den Arbeitszeitplan für Personal und Lohnabrechnung zusammen; sie gehören wie die Freigabe von Zeiteinträgen zu den kostenpflichtigen Tarifen. Was heute gilt, ob das Gesetz bisher eine bestimmte Form verlangt und was der Referentenentwurf 2026 für kleine Betriebe vorsieht, erklärt der Beitrag Zeiterfassungspflicht in Deutschland: Das gilt aktuell.