Einfache und kostenlose Productivity-Tools für Business-Teams

Von einfacher Aufgabenverwaltung, über reibungslose Team-Kommunikation bis hin zum effizienten Wissensmanagement: Die Cloud bietet wertvolle Productivity-Tools, die Unternehmen zu mehr Produktivität im Geschäftsalltag verhelfen können – und das kostenlos.

Productivity-Tools für jeden Bedarf

Productivity-Tools sind auf dem Vormarsch. Und das längst nicht nur im Privatbereich, sondern zunehmend auch im Unternehmensumfeld. So findet man heute auf dem Cloud-Markt eine ganze Reihe moderner und leichtgewichtiger Productivity-Tools rundum Aufgabenverwaltung, Team-Kommunikation, Zeiterfassung, Wissensmanagement und mehr, die nicht nur leicht zu implementieren sind, sondern auch häufig kostenlos angeboten werden. Denn immer mehr Cloud-Anbieter setzten auf das Freemium-Modell.

Dabei werden die Standard-Versionen der Lösungen völlig kostenlos angeboten. Oft gibt es hier Einschränkungen in Bezug auf die Nutzerzahl, die verfügbare Speicherkapazität oder ähnliches. Andere Provider stellen die Hauptfunktionen uneingeschränkt gratis zur Verfügung, während Kunden, die auf Pro-Features nicht verzichten möchten, zur Kasse gebeten werden. Entscheidend ist beim Freemium-Modell nur die Tatsache, dass die kostenlosen Versionen zeitlich nicht begrenzt sind und Anwender sie langfristig produktiv einsetzen können. Für viele Unternehmen reichen die Gratis-Versionen oft völlig aus.

Im Folgenden stellen wir Ihnen eine Reihe leichtgewichtiger Productivity-Tools aus der Cloud vor, die für den Business-Einsatz konzipiert sind und im Freemium-Modell angeboten werden.

Leichtgewichtiger Productivity-Tools aus der Cloud vor

Todoist

Mit Todoist bietet sich ein besonders einfacher und intuitiver Task-Manager, der mit einer minimalistischen Anwendungsoberfläche und einem durchdachten Featureset aufwartet. Zu den Hauptfunktionen der Software zählen neben den üblichen Werkzeugen zur Aufgabenverwaltung, die bei keiner To-Do-App fehlen dürfen, weiterführende Extras, die den Unterschied ausmachen können. Hierzu zählt beispielsweise die Möglichkeit,  Projekte und Subprojekte, sowie hierarchische Aufgaben anlegen zu können. Hinzu kommen File-Sharing, Prioritäten, Tags und Terminverwaltung. Ein interessantes “Nice-to-Have”: Mit “Karma” stellt Todoist interessante Berichte bereit, mit denen Anwender ihre Produktivität auswerten und Leistungstrends identifizieren können. Ein weiterer Vorteil von Todoist ist seine große Plattformunabhängigkeit: Neben Apps für Web, Desktop und Mobile stehen zahlreiche Plug-Ins für Outlook, Gmail und weitere E-Mail-Clients zur Verfügung.

Trello

Wer von einer Aufgabenverwaltung etwas mehr erwartet, sollte einen Blick auf das visuelle Projektmanagement-Tool Trello werfen. Der Dienst wird von der Softwareschmiede Fog Creek Software aus New York angeboten, die sich mit populären Entwickler-Tools in der Branche einen Namen gemacht hat. Trello wartet mit einem innovativen UI-Design auf, das auf “Kartenansichten” basiert und Informationen besonders übersichtlich darstellt. Zusammenhängende Aufgaben können in Listen zusammengebracht werden, während ganze Projekte oder Arbeitsgruppe sich in “Boards” kategorisieren lassen. Dabei wird jede Aufgabe als eine Karteikarte dargestellt. Hier lassen sich Checklisten anlegen, Kommentare posten und Dateien anhängen. Trello macht sowohl im Browser als auch auf Smartphones und Tablets eine gute Figur.

TrackingTime

Mit TrackingTime präsentiert sich eine einfache und kostenlose App, mit der Unternehmen nicht nur ihre Projekte und Aufgaben, sondern auch ihre Arbeitszeiten professionell verwalten können. Und das nicht nur auf dem Desktop, sondern auch unterwegs. So bietet TrackingTime neben einer Standard-Web-Anwendung für den Browser und einer nativen App für Mac OS X auch mobile Apps für iOS und Android. Das Tool richtet sich in erster Linie an Unternehmen, die projekt- beziehungsweise auftragsorientiert arbeiten und auf genaue Stundennachweise angewiesen sind. Wer seine Projekte besser in den Griff bekommen, Arbeitszeiten bequem erfassen und seine Produktivität systematisch messen möchten, ist bei TrackingTime genau an der richtigen Adresse.

Slack

Neben Projekt- und Aufgabenmanagement sind Chat-Dienste für Unternehmen wie Slack im Bereich Collaboration zunehmend beliebt. Slack ist eine moderne Business-Productivity-Lösung aus San Francisco, hinter der Stewart Butterfield, eine der Mitgründer der populären Foto-Sharing-Plattform Flickr, steht. Was die Kernfunktionalität angeht, gibt es bei der Software keine großen Unterschiede zu Skype und Co. So versetzt Slack Anwender in die Lage, sich in privaten oder öffentlichen Chat-Räumen miteinander auszutauschen und Dokumente auf einfache Weise zu teilen. Die Besonderheit von Slack liegt vielmehr darin, dass es sich mit zahlreichen Online-Diensten nahtlos integrieren lässt. Sämtliche Benachrichtigungen aus den Anwendungen, die man im Unternehmen einsetzt, werden in Slack in vordefinierten Chat-Räumen angezeigt. Somit finden sämtliche Team-Diskussionen rundum Aufgaben, Dokumente, Bugs, Kunden, Projekte und so weiter zentral an einem einzigen Ort statt.

RingCentral

Mit RingCentral bietet sich eine interessante Slack-Alternative, die neben Text-Chats auch Videokonferenzen unterstützt und durch zahlreiche Features im Bereich Collaboration und Produktivität überzeugen kann. So ermöglicht die Software die gemeinsame Verwaltung von Projekten, Aufgaben, Arbeitsteams, Dokumenten, Terminen und Notizen in einer einheitlichen Arbeitsoberfläche. In Sachen Design und Usability macht das Tool einen sehr guten Eindruck, was für eine Applikation, die man jeden Tag nutzen muss, einen entscheidenden Erfolgsfaktor darstellt. Auch in puncto Integrationsfähigkeit erhält Glip gute Noten und unterstützt zahlreiche beliebte Business-Apps wie GitHub, Dropbox, Jira und viele mehr.

Unison

Unison ist ein Cloud-Dienst aus New York, der 2011 gestartet wurde und das Ziel verfolgt, die Kommunikation und Zusammenarbeit von Business-Teams zu optimieren. Mit einem umfangreichen Featureset, das 1:1- und Gruppen-Chats, einfaches File-Sharing, automatische Benachrichtigungen, sowie Audio- und Videoanrufe enthält, steht der Dienst nicht nur in Konkurrenz zu Slack und Glip, sondern auch zu klassischen Collaboration-Lösungen wie Planio oder Projectplace. Den Unterschied zu diesen weitverbreiteten Produkten will Unison mit weiterführenden Features für Datenverschlüsselung und User-Management, die von IT-Abteilungen häufig erwartet werden, darunter Active-Directory-Unterstützung und SSO (Single Sign On).

MindMeister

Wenn es um Produktivität geht, gewinnen Wissensmanagement-Lösungen in Zeiten von Informationsüberfluss wie heute immer weiter an Bedeutung. Neben klassischen Produkten in diesem Bereich wie Evernote oder OneNote von Microsoft können hier leichtgewichtige Mind-Mapping-Tools wertvolle Dienste leisten. Eine der beliebtesten Lösungen in dieser Kategorie ist MindMeister. Von der Anwendung können Arbeitsteams profitieren, die gemeinsam an Mind-Maps arbeiten möchten. Alle Änderungen an einem Dokument werden durch verschiedene Farbeffekte markiert, sodass jedes Teammitglied leicht erkennen kann, wer was gerade macht. Mit dem integrierten Chat-Modul können sie zudem miteinander kommunizieren, ohne die App verlassen zu müssen. Praktisch: In einer Map können Links, Bilder, Notizen und Dokumente problemlos eingebunden werden.

Memonic

Memonic wird von der Softwareschmiede Nektoon aus Zürich angeboten und dient als ein kollaboratives Notizbuch, das in der Cloud gehostet wird. Damit können Unternehmen Multimedia-Notizen online erstellen, Themen recherchieren und sämtliche Inhalte an einem Ort ablegen. An den gesammelten Dateien und Dokumenten können dann alle berechtigten Mitarbeiter gemeinsam arbeiten. Mithilfe von Tags und Ordnern lassen sich Notizen nach individuellen Kriterien kategorisieren. Ein funktionsreicher Web-Clipper hilft dabei, Web-Inhalte direkt aus dem Browser nach Memonic zu bringen. Zudem stellt der Hersteller native Clients für Mac OS X und Windows, Apps für iOS und Android, sowie viele weitere Extras bereit. Inhalte werden über sämtliche Geräte hinweg automatisch synchronisiert und stehen jederzeit und überall zur Verfügung. Wer seine Notizen mit Freunden und Kollegen teilen möchte, kann dies per E-Mail, via einen Link, oder auch auf Twitter und Facebook tun.

Zapier

Mit dem innovativen Online-Dienst Zapier lassen sich Aufgaben und Workflows über unterschiedliche Online-Dienste hinweg auf einfache Weise automatisieren. Damit stellt das Tool eine interessante Alternative zum populären Consumer-Dienst IFTTT dar, die aber speziell für den Unternehmenseinsatz konzipiert ist und den Fokus auf Business-Produktivität legt. Das Programm bietet Unterstützung für über 300 beliebte SaaS-Dienste aus jedem erdenklichen Bereich. Hierzu zählen die Projektmanagement-Tools Basecamp und Trello, die CRM-Lösungen Capsule CRM, Base CRM, Nimble und SugarCRM, sowie Help-Desk-Systeme wie Uservoice, Zendesk und Help Scout, um nur ein paar Beispiele zu nennen.

Productivity-Tools für dein Geschäft

Wie Sie unserer Auswahl entnehmen können, gibt es eine große Auswahl an einfachen und kostenlosen Productivity-Tools, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen können, um die Produktivität Ihres Teams zu steigern und Ihre Ziele zu erreichen. Treffen Sie Ihre Wahl und legen Sie los!

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