Zeiterfassungspflicht in Deutschland: Das gilt aktuell

Ja, in Deutschland müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Die Pflicht folgt aus der Rechtsprechung von EuGH (2019) und Bundesarbeitsgericht (2022), ein neues Gesetz ist noch nicht in Kraft. Dieser Beitrag ordnet ein, was aktuell gilt, was der Referentenentwurf 2026 vorsieht und wie Sie Ihre Zeiterfassung praktisch vorbereiten. Stand: Oktober 2026.

Er ersetzt keine Rechtsberatung. Prüfen Sie die Anforderungen für Ihr Unternehmen mit Ihrer Rechtsberatung oder Ihrem Betriebsrat.

Was heute zur Zeiterfassung gilt

Für Agenturen, Beratungen und andere Dienstleister mit Projektarbeit, wechselnden Kunden und Homeoffice ist die Frage nicht, ob erfasst wird, sondern wie lückenlos. Die heutige Rechtslage ruht auf zwei Entscheidungen und einem Gesetz, das die Form bisher offen lässt.

EuGH-Urteil von 2019

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Urteil richtet sich an die Mitgliedstaaten, nicht unmittelbar an einzelne Unternehmen. Es hat aber die deutsche Rechtsprechung maßgeblich geprägt. Welche Lösung diese Pflicht im Alltag praktikabel erfüllt, erklärt die Entscheidungshilfe zur Auswahl der passenden Zeiterfassungssoftware.

BAG-Beschluss von 2022

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) aus dem Arbeitsschutzgesetz eine Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit abgeleitet. Seitdem müssen Arbeitgeber in Deutschland die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen, und zwar die gesamte Arbeitszeit, nicht nur Überstunden oder abrechenbare Stunden.

Was das Arbeitszeitgesetz bisher regelt

Das Gesetz selbst hinkt der Rechtsprechung hinterher. Für die Praxis sind drei Punkte entscheidend:

• Das Arbeitszeitgesetz verlangt bisher nur die Aufzeichnung von Arbeitszeit über acht Stunden pro Tag sowie von Sonn- und Feiertagsarbeit.
• Eine bestimmte Form der Erfassung schreibt das Gesetz bisher nicht vor. Elektronische Erfassung ist nicht allgemein verpflichtend.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, entbindet Arbeitgeber aber nicht von der Erfassung.

Wichtig für Teams mit Projektzeiten: Wer nur abrechenbare Stunden pro Kunde erfasst, erfüllt die Pflicht nicht automatisch. Die Erfassung muss die tägliche Arbeitszeit insgesamt abbilden, auch Zeiten ohne Kundenbezug.

Was der Referentenentwurf 2026 vorsieht

Das Bundesarbeitsministerium hat Mitte Juni 2026 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Es handelt sich um einen Entwurf, nicht um geltendes Recht. Weder ein Kabinettsbeschluss noch ein Termin für das Inkrafttreten liegen nach den uns bekannten Quellen vor, und Änderungen im weiteren Verfahren sind möglich. Nach den bisher bekannten Inhalten sieht der Entwurf unter anderem vor:

• Elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, grundsätzlich am selben Tag.
• Verantwortung beim Arbeitgeber: Beschäftigte oder Dritte dürfen die Zeiten erfassen, der Arbeitgeber bleibt verantwortlich.
• Aufbewahrung der Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre.
• Auskunft: Beschäftigte können auf Verlangen Auskunft über ihre erfasste Zeit und eine Kopie erhalten.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, wenn der Arbeitgeber Verstöße gegen Arbeits- und Ruhezeiten erkennen kann.
• Bußgelder: Fehlerhafte, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen sowie fehlende Auskunft sollen als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden können. Die Höhe nennt der Entwurf nach den uns vorliegenden Informationen nicht.

Übergangsfristen und Ausnahmen im Überblick

Entscheidend für die Planung ist, ab wann welcher Arbeitgeber elektronisch erfassen müsste. Die Fristen würden ab Inkrafttreten laufen, das Datum steht noch nicht fest.

Zusätzlich sollen Tarifverträge Abweichungen erlauben, etwa eine nicht elektronische Erfassung oder die Erfassung bis zum siebten Kalendertag nach der Arbeitsleistung. Für die meisten Agenturen und Beratungen ohne Tarifbindung gelten die Fristen aus der Tabelle. Rechnen Sie also nicht damit, dass Papier oder Tabellen dauerhaft ausreichen, sobald Ihr Team die Grenzen überschreitet.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice: Wer erfasst, wer verantwortet

Bei verteilten Teams ist die Verantwortung der kritische Punkt. Der Entwurf erlaubt, dass Beschäftigte ihre Zeit selbst erfassen. Die Verantwortung für vollständige und rechtzeitige Aufzeichnungen bleibt trotzdem beim Arbeitgeber. Bei Vertrauensarbeitszeit darf der Arbeitgeber auf die Kontrolle der vertraglichen Arbeitszeit verzichten, muss aber erkennen können, wenn Arbeits- und Ruhezeiten verletzt werden.

Das ist kein Argument für Überwachung. Es geht um nachvollziehbare Zeitdaten, die Beschäftigte selbst eintragen und die ein Verantwortlicher pro Zeitraum prüft und abschließt, etwa über digitale Stundenzettel. Ein System ohne Screenshots oder Tastaturprotokolle kann diese Anforderung erfüllen, wenn Erfassung, Erinnerung und Prüfung sauber zusammenspielen.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

Auch wenn die Details noch offen sind, lassen sich die Abläufe schon heute so aufbauen, dass später nur noch Feinheiten angepasst werden. Eine sinnvolle Reihenfolge:

1. Status prüfen: Erfassen Sie bereits die gesamte Arbeitszeit, und wie dokumentieren Sie das?
2. Mitbestimmung klären: Beziehen Sie, wo vorhanden, den Betriebsrat frühzeitig ein. Die Einführung technischer Erfassungssysteme ist in der Regel mitbestimmungspflichtig.
3. Ein System wählen, das Erfassung, Prüfung und Export abdeckt und sich später an neue Vorgaben anpassen lässt.
4. Regeln festlegen: Wer erfasst, wer prüft, bis wann müssen Einträge vorliegen?
5. Aufbewahrung planen: Stellen Sie sicher, dass Aufzeichnungen abrufbar und exportierbar bleiben, auch für Auskunftsanfragen von Beschäftigten.

Der häufigste Stolperstein in Projektteams ist Schritt 4, gerade wenn Sie Arbeitszeiterfassung im Team neu aufsetzen. Ohne klare Frist werden Einträge gesammelt am Wochenende nachgetragen. Das widerspricht der Idee der Erfassung am selben Tag und macht Daten für spätere Prüfungen angreifbar.

Wie TrackingTime bei der Zeiterfassung unterstützt

TrackingTime ist ein Werkzeug, mit dem Sie Arbeitszeit strukturiert erfassen, prüfen und exportieren können. Die folgende Übersicht ordnet die geplanten Anforderungen den passenden Funktionen zu:

Wichtig ist die Reihenfolge: Erst wenn Einträge zuverlässig am selben Tag entstehen, lohnt sich die Prüfung, und erst geprüfte Zeiten sind eine belastbare Grundlage für Export und Auskunft. Dieselben Daten dienen Agenturen und Beratungen zugleich für Projektauswertung und Kundenreporting über Zeitberichte, ohne ein zweites System zu pflegen.

TrackingTime unterstützt die Dokumentation der Arbeitszeit, ersetzt aber keine rechtliche Prüfung. Ob Ihre Einrichtung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, klären Sie bitte mit Ihrer Rechtsberatung.

Fazit: jetzt vorbereiten, nicht erst bei Inkrafttreten

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits, die genaue Form soll das Gesetz noch festlegen. Wer heute strukturiert erfasst, ist auf die künftigen Anforderungen besser vorbereitet. Mehr zur digitalen Zeiterfassung mit TrackingTime finden Sie auf unserer Funktionsseite, oder Sie starten kostenlos.

Hinweis zur Rechtsberatung: Dieser Beitrag gibt einen Überblick über den Stand von Oktober 2026 und ist keine Rechtsberatung. Das Gesetzgebungsverfahren kann sich ändern, und die Anforderungen hängen von Branche, Tarifbindung und Betriebsgröße ab. Lassen Sie die Umsetzung in Ihrem Unternehmen vorab von einer Fachanwältin oder einem Fachanwalt für Arbeitsrecht oder Ihrer Rechtsberatung prüfen und stimmen Sie sie, wo vorhanden, mit dem Betriebsrat ab.