Erstellen Sie einen produktiven Arbeitsablauf mit Day Theming

Sie können jahrelang im gleichen Job, in der gleichen Branche oder in der gleichen Marktnische arbeiten und dennoch die Produktivität noch nicht gemeistert haben. Um ehrlich zu sein, ist die Aufrechterhaltung maximaler Produktivität eine Herausforderung, der sich jeder ständig stellen muss. Aber anstatt Ihre Aufmerksamkeit durch Multitasking aufzuteilen oder andere zweifelhafte Strategien anzuwenden, können Sie stattdessen einen produktiven Arbeitsablauf mit Day Theming aufbauen.

Das Day Theming ist eine einfache, aber sehr effektive Technik zur Steigerung der Produktivität. Sie kann Ihnen beim Zeitmanagement, bei der Organisation von Terminen und bei vielem mehr helfen. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was Day Theming ist, wie es funktioniert und wie Sie noch diese Woche damit loslegen können.

Was ist Day Theming?

Für viele moderne Arbeitnehmer ist Produktivität der Schlüssel zum Erfolg. Da es so viel zu tun gibt und so viele Verantwortlichkeiten zu jonglieren sind, ist es wichtig, das Beste aus jeder Arbeitsstunde zu machen. Es gibt viele Beispiele für Strategien, die Sie anwenden können, um Ihre Produktivität zu steigern. Dazu gehören die Automatisierung von Routineaufgaben, die Verwendung von Zeitblockern, das Setzen von täglichen Prioritäten und die Anwendung der Pomodoro-Technik.

Doch Day Theming ist ebenfalls sehr effektiv, vielleicht sogar noch effektiver als diese anderen Methoden. Kurz gesagt bedeutet Day Theming, dass Sie jeden einzelnen Tag einer bestimmten Art von Aufgabe, Verantwortung oder Schwerpunkt widmen. Anstatt eine tägliche To-Do-Liste zu haben, in die Sie mit Zeitkarten einsteigen und die eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben enthält, bei denen Sie von Stunde zu Stunde einen anderen Gang einlegen oder sich auf völlig andere Dinge konzentrieren müssen, fasst das Day Theming Ihre Aufgaben an den einzelnen Tagen anhand von Ähnlichkeiten zusammen. 

Die Methode ist einfach, leicht umzusetzen und bietet denjenigen, die sie konsequent anwenden, viele wertvolle Vorteile. Je öfter Sie das Day Theming anwenden, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie große Produktivitätssteigerungen bemerken und beschließen, es für jede Arbeitswoche zu nutzen. 

Wie Sie mit Day Theming großartige Ergebnisse erzielen

Sie möchten das Day Theming ausprobieren? Dann haben wir eine gute Nachricht für Sie: Sie können Ihren Zeitplan umgestalten und die Zeitmanagement-Methode des Day Theming mit vier wichtigen Schritten sofort einsetzen. Außerdem sind diese Schritte leicht zu implementieren und im gesamten Unternehmen umzusetzen, so dass Sie Day Theming im gesamten Büro anwenden können.

Wählen Sie Kategorien oder Themen für Ihre Tage

Zunächst sollten Sie die Arbeits- bzw. Themenkategorien für jeden Tag Ihrer Arbeitswoche auswählen. Bei den Kategorien, die Sie zuweisen, sind Ihnen keine Grenzen gesetzt. Diese hängen allein von Ihrer Branche, Ihren Arbeitsaufgaben und der aktuellen Projektauslastung ab.

In einer beliebigen Arbeitswoche müssen Sie zum Beispiel die Arbeitskorrespondenz beantworten, alle Besprechungen mit Ihren Kollegen bewältigen und die Arbeit für die nächste Woche vorbereiten. Ihre gesamte Arbeit ist in erster Linie verwaltungstechnisch und kollaborativ und zählt daher als ein übergeordnetes Thema.

An anderen Tagen erledigen Sie vielleicht die gesamte Datenanalyse oder das Verfassen von Berichten, je nachdem, was Sie für Ihre Tätigkeit benötigen und was Ihr Aufgabengebiet mit sich bringt. Der Sinn des Day Theming besteht darin, dass Sie eine bestimmte Art von Arbeit auf einen Tag (oder zwei Tage) verteilen, damit Sie nicht alles durcheinander bringen.

Ordnen Sie jedes Thema einem bestimmten Wochentag zu

Als Nächstes nehmen Sie Ihre Themen oder Kategorien und ordnen sie jeweils einem bestimmten Tag der Woche zu. In Anlehnung an das obige Beispiel können Sie alle administrativen und kollaborativen Arbeiten auf den Montag legen, damit Sie wissen, was Sie für den Rest der Woche zu tun haben und damit Sie alle E-Mails beantworten können, die Sie über das Wochenende erhalten haben. Die Datenanalyse legen Sie auf Dienstag, andere projektbezogene Tätigkeiten auf Mittwoch und so weiter.

Auch hier haben Sie völlige Freiheit, wie Sie Ihren Arbeitsablauf mit dem Day Theming gestalten wollen. Es empfiehlt sich jedoch, Ihr persönliches Energieniveau und Ihren Workflow im Auge zu behalten. Wenn Sie zum Beispiel wissen, dass Sie montags am wenigsten produktiv sind, weil Sie sich von den Aktivitäten am Wochenende erholen, ist es wahrscheinlich klug, wenn Sie kritische Projektarbeit auf Tage in der zweiten Wochenhälfte legen.

Legen Sie die Aufgaben für jedes Tagesthema fest

Jetzt ist es an der Zeit, die einzelnen Aufgaben aufzuschlüsseln, die Sie beim jeweiligen Tagesthema erledigen werden. Dabei handelt es sich im Wesentlichen um das Bündeln von Aufgaben, bei dem Sie ähnliche Aufgaben für maximale Produktivität zusammenfassen.

Nehmen wir im obigen Beispiel den Montag. Ihre Aufgaben könnten sein:

• Berufliche E-Mails beantworten
• Sich mit dem Chef treffen und Projekt-Updates liefern
• Sich mit Projektmitarbeitern treffen, um herauszufinden, wer was während der Woche macht
• Projektfristen ermitteln und bestätigen
• Erledigen Sie alle administrativen Aufgaben wie z. B. das Herunterladen wichtiger Dateien, das Ansehen von Schulungsvideos usw.

Notieren Sie jede dieser Aufgaben in Ihrem Notizbuch oder tragen Sie sie in Ihren Kalender ein. Mit jedem Tag Ihrer Themenwoche können Sie die Aufgaben abhaken, was Ihnen ein Gefühl des Fortschritts und des Erfolgs vermittelt. Das ist eine gute Möglichkeit, sich selbst zu motivieren, besonders an den Tagen der Arbeitswoche, an denen Sie Arbeiten erledigen müssen, die Sie normalerweise nicht gerne tun.

Noch ein letzter Tipp: Vergessen Sie nicht, auch Ihren Schlaf mit einzuplanen, wenn Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie täglich angehen wollen. Ausreichend Schlaf ist wichtig für die tägliche Energie und Ihre Sicherheit. Studien zeigen, dass das Autofahren nach 20 Stunden ohne Schlaf dem Fahren mit 1 Promille gleichkommt.

Fügen Sie die Themen und Aufgaben zu Ihrem Kalender oder Timetracker hinzu

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre ausgewählten Themen und Aufgaben in Ihren Kalender oder Ihre Zeiterfassungssoftware einzutragen. Gehen Sie dabei sorgfältig vor und achten Sie darauf, dass Sie die Tage nicht vermischen. Andernfalls könnten Sie die Produktivitätsreihenfolge durcheinander bringen, die Sie so mühsam geplant haben.

TrackingTime ist ein hervorragendes Beispiel für ein nützliches Tool, mit dem Sie Ihre Zeit besser verwalten können, denn es hilft Ihnen, die Produktivität für sich selbst und Ihr Team zu messen sowie Ziele und Fristen festzulegen. Mit diesen Informationen können Sie sehen, wie Ihr derzeitiger Plan funktioniert. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, können Sie das anhand der Informationen tun, die TrackingTime Ihnen liefert.

Die 4 großen Vorteile des Day Theming

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie das Day Theming in Ihre tägliche Arbeit einbinden können, lassen Sie uns einen Blick auf die Vorteile werfen, die Sie mit Sicherheit in kürzester Zeit bemerken werden.

Erhöht die Produktivität

Zunächst einmal führt das Day Theming fast immer zu einem großen Produktivitätsschub. Wenn Sie sich jeden Tag auf eine bestimmte Art von Arbeit oder ein bestimmtes Thema konzentrieren können, werden Sie diese Arbeit effizienter denn je erledigen. Das verhindert die Produktivitätsverluste, typisch für das Multitasking sind.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass Sie jeden Mittwoch für die Zusammenarbeit mit anderen Kollegen reservieren. Wenn der Mittwoch kommt, sind Sie bereit, ein gutes Teammitglied zu sein, weil Sie wissen, dass Sie an den anderen Tagen der Woche nicht die gleiche Energie oder Konzentration dafür aufbringen müssen.

Beachten Sie, dass sich diese Vorteile für Remote-Mitarbeiter praktisch verdoppeln. Das Day Theming könnte in der Tat eine der besten Methoden sein, um die Produktivität von Remote-Mitarbeitern zu steigern. Viele Remote-Mitarbeiter haben Probleme mit Struktur und Disziplin, wenn sie sich nicht in einem Büro mit einem direkten Vorgesetzten in ihrer unmittelbaren Nähe befinden. Durch das Day Theming können Sie sich selbst oder Ihren Remote-Mitarbeitern die Struktur geben, die sie brauchen, um effektiv arbeiten zu können, indem Sie den wöchentlichen Fluss der Konzentration und die Art der Arbeit in einer normalen Arbeitsumgebung nachahmen.

Fokussiert die Aufmerksamkeit

Außerdem hilft das Day Theming dabei, die Aufmerksamkeit sowohl bei Ihnen als auch bei anderen Teammitgliedern zu fokussieren. Auch hier gilt: Da Sie sich jeden Tag nur auf eine Art von Arbeit oder ein Thema konzentrieren müssen, können Sie Ihr ganzes Wesen auf diese Arbeit ausrichten.

Das Ergebnis? Für die meisten Menschen eine viel bessere Leistung. Wenn Sie Ihre Aufmerksamkeit auf diese Weise lenken, können Sie Ihre Projekte schneller und mit besseren Ergebnissen als je zuvor abschließen.

Hilft beim Setzen von Prioritäten

Wie das Time Boxing und andere Techniken kann auch das Day Theming bei der Prioritätensetzung helfen. Da Sie einen Zeitplan für Ihr Tagesthema aufstellen können, können Sie Arbeiten, die zu Beginn der Woche erledigt werden müssen, z. B. für Montag oder Dienstag einplanen. Dann können Sie weniger wichtige Arbeiten auf das Ende der Woche legen oder umgekehrt, abhängig von Ihren individuellen Anforderungen.

Es ist auch eine gute Idee, das Tagesthema mit einer Workflow-Software zu kombinieren, die mit Funktionenwie Zeiterfassung und Tools zur Messung der Teamproduktivität und zur Überwachung der Arbeitsbelastung ausgestattet ist. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass keine wichtigen Aufgaben versehentlich übersehen oder übersprungen werden, und Sie sorgen dafür, dass Sie alle Termine einhalten.

Verringert Ihre Anlaufzeit

Zu guter Letzt bietet das Day Theming einen großen Vorteil, indem es die Anlaufzeit, die Sie normalerweise bei der Arbeit benötigen, minimiert. Wenn Sie die Aufgabe oder den Schwerpunkt wechseln, dauert es in der Regel ein wenig, bis Sie in die Gänge kommen und sich auf die neue Aufgabe konzentrieren können.

Dank dem Day Theming müssen Sie sich darüber keine Gedanken machen – Sie bereiten sich an jedem Tag auf die Arbeit vor und bleiben konzentriert, bis es Zeit ist, Feierabend zu machen.

Profi-Tipp: Denken Sie daran, dass Sie für einen produktiven täglichen Arbeitsablauf die Zeit auf Ihrer Seite haben müssen. Das ist der Grund, warum Zeitmanagement so wichtig ist. Day Theming ist nur eine der zahlreichen Techniken, die es zu diesem Zweck gibt. In unserem Blog finden Sie einen Leitfaden und die Vorteile von Task Batching, einer ähnlichen Methode des Zeitmanagements. In Kombination mit Tools wie TrackingTime wird Ihre nächste Arbeitswoche die produktivste aller Zeiten sein: Jede Person in Ihrem Unternehmen kann entsprechend ihrer Arbeitsweise genaue Zeitberichte liefern. Diese Zeiterfassung erfolgt automatisch und in Echtzeit, so dass die Arbeitsgewohnheiten und die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Person nicht beeinträchtigt werden.

Macht Day Theming Sie produktiver?

Unter Day Theming versteht man das Organisieren der Tage im Laufe der Woche, und zwar durch das Zuordnen zu bestimmten Aufgaben oder Schwerpunkten. Wenn Sie es geschickt anstellen, wird das Day Theming Sie produktiver machen, Ihre Konzentration steigern und Ihr Zeitmanagement insgesamt optimieren. 

Über den Autor:

Fabian Sandoval ist Personalanalyst für kleine und mittelständische Unternehmen und hat vor kurzem eine Karriere als Werbetexter gestartet, um seine Erkenntnisse über die Produktivität von Mitarbeitern und die Rationalisierung von unternehmensweiten Projekten zu teilen.

Weiterführende Links:

• Verschaffen Sie sich einen klaren Überblick darüber, was erledigt wird: Projektmanagement mit TrackingTime
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• 5 Beispiele, wie Zeiterfassung die Leistung steigert
• TrackingTime Produkt-Updates: Eine ausführliche Zusammenfassung