HR-Lösungen für KMU

Cloudbasierte HR-Lösungen (Human Resources) beschleunigen Personalprozesse und helfen Unternehmen dabei, ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten. Im Folgenden eine Vorstellung moderner Tools für Recruiting, digitale Personalakten und mehr, mit denen KMUs die Personalarbeit automatisieren können.

Die digitale Transformation ist auf dem Vormarsch und macht auch vor den HR-Abteilungen nicht halt. Egal ob man in der Autoindustrie, in der Service-Branche oder in der IT arbeitet: jedes Unternehmen braucht Mitarbeiter und die funktionellen Anforderungen an eine HR-Software, mit der man sie effizient verwalten kann, bleiben immer relativ gleich. Horizontale Personalmanagement-Lösungen, die in jeder Branche und in jedem Unternehmen eingesetzt werden können, sind also für die Cloud prädestiniert. Vor diesem Hintergrund überrascht es einem nicht, dass cloudbasierte Business-Anwendungen rund um Lohnabrechnung, Zeitwirtschaft, Bewerbermanagement, Talentmanagement, etc. immer beliebter werden. Der HR-Markt in Deutschland boomt.

Das geht aus der aktuellen HR-Software-Konjunkturbefragung unter führenden HR-Lösungsanbietern hervor, die vom Wirtschaftsinstitut Wolfgang Witte durchführt wurde. Wie in den Jahren 2015 und 2016, so die Untersuchung, erreichten die Umsätze mit SaaS-Tools (Software as a Service) auch in 2017 mit Abstand die stärksten Zuwächse. Das internationale Analystenhaus Roland Berger mit Hauptsitz in München bestätigt den Trend. So soll der deutsche HR-Softwaremarkt bis 2020 einen Wert von 1,7 Milliarden Euro erreichen (2016: 1,3 Milliarden Euro). 86 Prozent dieses Wachstums werde durch den Übergang zu cloudbasierten Lösungen getrieben, so die Analysten weiter.

KMU entdecken die HR-Cloud

Dabei spielen kleine und mittelständische Unternehmen eine zentrale Rolle als Wachstumstreiber. Denn sie investieren zunehmend in Software-Lösungen, die Personal-Prozesse besser unterstützten als Excel und die rudimentären Office-Tools, die sie früher einsetzten. Das Angebot an einfachen und kostengünstigen HR-Tools, die gezielt KMUs ansprechen, ist im Vergleich zu anderen Business-Software-Segmenten wie Kundenmanagement, Collaboration oder Buchhaltung noch recht dünn. Doch inzwischen finden sie auf dem deutschen Markt eine ganze Reihe professioneller Cloud-Dienste, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Diese versetzen Personalabteilungen in die Lage, tägliche administrative und strategische Prozesse zu beschleunigen, besser im Team zusammenzuarbeiten und ihren Job effizienter zu machen. Nach Angaben der Roland Berger-Analysten sind HR-Tools, die sich auf administrative Aufgaben fokussieren (etwa Lohnabrechnung, Urlaubsplanung oder Zeiterfassung) unter deutschen Unternehmen heute deutlich häufiger im Einsatz als strategische Lösungen. Doch Cloud-Systeme, die Unternehmen beim Recruiting, Talentmanagement und Co. unterstützen, erweisen höhere Wachstumsraten als operative HR-Werkzeuge, benoten die Analysten.

Im Folgenden stellen wir professionelle, moderne HR-Lösungen für Recruiting und Personalmanagement vor, mit denen Startups und KMUs die Personalarbeit in der Cloud digitalisieren können. Dabei fokussieren wir uns auf Softwareanbieter, die ihre Anwendungen in europäischen Rechenzentren betreiben, sowie auf internationale Anbieter, deren Produkte der neuen Datenschutz-Grundverordnung (GDPR, “General Data Protection Regulation”) entsprechen.

Schlanke Tools vs. All-in-One-Lösungen

Unternehmen, die in Sachen Digitalisierung der Personalarbeit noch ganz am Anfang stehen, können grundsätzlich zwischen zwei Ansätzen wählen, um die passenden Tools für ihre Teams zu finden: “Best of Breed” oder “All in One”. Beim Best-of-Breed-Ansatz geht es darum, verschiedene leichtgewichtige HR-Tools einzusetzen, die kostengünstig und leicht zu implementieren sind und sich jeweils auf ein bestimmtes Funktionsgebiet fokussieren. So können Unternehmen für Recruiting ein Tool nutzen, für Talent-Management ein Anderes, und für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wiederum auf eine weitere Lösung eines anderen Herstellers zurückgreifen.

Der große Nachteil bei diesem Ansatz liegt darin, dass die Integration von verschiedenen Lösungen in der Praxis nicht einfach ist – ganz im Gegenteil. Um Datenredundanzen oder komplizierte Integrationen zu vermeiden, entscheiden sich viele Unternehmen deshalb für All-in-One-Lösungen. Diese ganzheitliche Suites bringen verschiedene Funktionsmodule unter einen Hut und bieten den Anwendern ein einheitliches, konsistentes Benutzererlebnis über Abteilungsgrenzen hinweg. Dies wiederum kann die Benutzerakzeptanz der neueingeführten Lösung erhöhen, denn die Mitarbeiter müssen sich nicht in unterschiedlichen Systemen auskennen und zurecht finden.

So geht Recruiting heute

Wer sich zum Beispiel eine Software wünscht, um die Mitarbeitersuche und das Bewerbermanagement zu optimieren, kann auf schlanke Best-of-Breed-Tools wie eRecruiter, Coveto, Taledo, JobTool 24, Softgarden oder Recruitee zurückgreifen, die sich voll und ganz aufs Recruiting konzentrieren. Oder aber sich für funktionsreiche HR-Suites wie Personio, Zoho People, HR Works, Jacando oder die HR Suite Plus von Sage entscheiden, die neben einem Recruiting-Modul weitere Werkzeuge rund um Personal-Entwicklung, Zeitwirtschaft, Reisekosten-Management, Lohnabrechnung, Talent-Management und mehr bieten.

Unter den leichtgewichtigen Tools besticht Recruitee als eine hochwertige SaaS-Lösung, die mit einem flexiblen Pricing-Modell sowohl Startups und KMUs als auch größere Unternehmen anspricht. Kunden profitieren von flexibel anpassbaren Karriereseiten, die als Anlaufstelle Nummer eins für Bewerber gelten. Hier können Unternehmen ihre Story eindrucksvoll erzählen und offene Stellen veröffentlichen. Mit dem integrierten Editor kann man seine Karriereseite selbst gestalten und auf sein Corporate Design anpassen. Ein Pluspunkt: Die Karriereseiten sind für Mobile optimiert und können in die eigene Firmenwebsite einfach integriert werden. Zu den weiteren zentralen Features zählen direkte Links zu Jobbörsen und Multiposting. So lassen sich Stellenanzeigen auf mehr als 400 Jobbörsen weltweit posten und in den sozialen Medien teilen. Der Recruiting-Prozess für jede ausgeschriebene Stelle lässt sich dabei individuell steuern. Ebenfalls praktisch: Nach einem Bewerbungseingang sorgt ein CV-Parsing-Tool dafür, dass eingegangene CV’s automatisiert ausgelesen und die entsprechenden Informationen in einem Kandidatenprofil gespeichert werden.

Prescreen

Ein weiteres junges Startup, das mit einer cloudbasierten Recruiting-Lösung auf Erfolgskurs ist, heißt Prescreen und hat Niederlassungen in Wien und Berlin. Letztes Jahr wurde das Startup vom Xing, dem deutschen Marktführer unter den Karriere-Plattformen, für 17 Millionen Euro übernommen. Schon bei der ersten Bewegung mit Prescreen merkt man sofort, dass es sich dabei um ein Produkt aus der Cloud-Ära handelt. So überzeugt der 2012 gestartete Dienst nicht nur durch die passenden Features, sondern auch durch die hohe Usability und die Preistransparenz, die moderne Cloud-Software heute auszeichnet. Vermarktet als “Bewerbermanagement Software der Zukunft” versetzt Prescreen Unternehmen jeder Größe in die Lage, Stellenanzeigen schnell online (auf über 200 Jobbörsen) und offline zu veröffentlichen und Kandidaten die Möglichkeit zu bieten, sich direkt für offene Stellen über eine Karriereseite zu bewerben. Damit konkurriert Prescreen direkt mit Recruitee. Und das nicht nur was die Funktionalität angeht. So liegen beide Tools auf dem gleichen Preis-Niveau. Während die Einsteiger-Tarife bei Recruitee bei 79 Euro netto im Monat anfangen (4 offene Jobs), kostet Prescreen ab 75 Euro netto monatlich (3 offene Jobs). 

Ganzheitliche HR-Suites

Diese Startups konkurrieren nicht nur unter sich, sondern müssen sich auch gegen etablierte HR-Softwareanbieter behaupten, die sich ebenfalls aufs Bewerbermanagement fokussieren, aber schon länger auf dem Markt sind. Hierzu zählen unter anderem Softgarden, eRecruiter, Bite, Coveto und JobTool 24. Hinzu kommen eine ganze Reihe ganzheitlicher HR-Suites, die über ein Recruiting-Modul verfügen, aber auch weitere Funktionsbereiche unterstützen. Das Thema Personalmanagement ist in der Tat so umfassend, dass es hier häufig Sinn macht, auf eine 360-Grad-Suite zurückzugreifen, auf der man die unterschiedlichen Prozesse rund um Lohnabrechnung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Personalentwicklung, Talent-Management oder Abwesenheitsverwaltung zentral an einem Ort abwickeln kann. Dank des modularen Aufbaus der Lösungen können Unternehmen klein anfangen und das System dann bei Bedarf Schritt für Schritt skalieren.

Zoho People

Digitale Personalakten stellen dabei einen guten Einstiegspunkt in die digitale HR-Welt dar und sind als Standardmodul bei den führenden HR-Suites erhältlich. Hierzu zählt zum Beispiel Zoho People. Damit lassen sich geschäftliche Informationen, Verträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und weitere Mitarbeiterdokumente zentral ablegen. Durch die Zentralisierung von Mitarbeiterdaten in einem System sollen Personalabteilungen mehr Transparenz und einen einfachen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten erzielen. Dabei spielt der Self-Service-Gedanke eine zentrale Rolle. So können Mitarbeiter ihren Urlaub selbst beantragen, ihre persönlichen Daten und Fähigkeiten selbst aktualisieren sowie sich an- und abmelden. Gleichzeitig haben Manager jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen der Angestellte, können Genehmigungen kontrollieren, Urlaube planen und genehmigen und vieles mehr. Ein weiterer Vorteil von Zoho ist der Preis. Mit Tarifen, die zwischen 1 und 5 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat zu Buche schlagen, zählt das Programm zu den preiswertesten Alternativen in diesem Vergleich.

Personio

Personio präsentiert sich als ein weiterer Softwareanbieter, der Papierchaos und Excel-Tabellen den Kampf angesagt hat und im Bereich Human Resources die Digitalisierung voran treibt. Anders als die Zoho Corporation mit Hauptsitz in Indien und über 7.000 Angestellten handelt es sich bei Personio um ein Startup, das gerade erst vor ein paar Jahren gestartet wurde. Seit der Gründung im Jahr 2015 konnte das Münchner Team jedoch erstaunlich schnell wachsen. So beschäftigt Personio inzwischen mehr als 100 Mitarbeiter und hat bereits über 14 Millionen US-Dollar Kapital eingesammelt.

Über die Software, die als “HR-Betriebssystem” für Unternehmen mit bis zu 1000 Mitarbeitern vermarktet wird, können Firmen Stammdaten, Dokumente, Fehlzeiten und Gehälter zentral managen. Die Mitarbeiterverwaltung arbeitet mit digitalen Personalakten und umfasst Onboarding-Workflows, das Erfassen von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, das Dokumentenmanagement sowie die Lohnbuchhaltung. Im Bereich der Mitarbeiterentwicklung punktet die Cloud-native Lösung mit weiterführenden Performance- und Feedback-Werkzeugen, die man nicht bei jedem Anbieter findet. Mit Jacando, HR Works, Infoniqa, Forcont, Perbit und Sage HR Suite Plus stehen schließlich weitere modular aufgebaute HR-Plattformen zur Verfügung, die mittlere und große Unternehmen ansprechen und sich seit Jahren erfolgreich auf dem Markt behaupten.

Fazit

Die Zeiten als Personaler sich mit Excel und weiteren rudimentären Office-Tools zufrieden geben mussten, um ihre vielfältigen Aufgaben zu bewältigen, sind längst vorbei. Die deutsche Cloud bietet inzwischen viele HR-Dienste, die alle Qualitätsmerkmale moderner Business-Software aufweisen: Tolle Features, modernes UI, hohe Usability, einfache Implementierung, sowie transparente und günstige Preiskonditionen.

Das macht das Thema Digitalisierung der Personalarbeit für kleine und mittlere Unternehmen besonders attraktiv und treibt nach aktuellen Analysten-Einschätzungen den deutschen HR-Markt voran. Dabei haben Kunden die Wahl zwischen Best-of-Breed-Tools und ganzheitlichen All-in-One-Lösungen, die jeweils Vor- und Nachteile mit sich bringen. Personaler sollten sich daher, je nach ihrer Ausgangssituation, über ihre individuellen Anforderungen und ihre Digitalisierungsstrategie im Klaren sein, um die verschiedenen Alternativen besser evaluieren und eine Lösung finden zu können, die mit ihrem Unternehmen wächst.