Die beste Zeiterfassungs-App finden: Ihr Leitfaden

Die beste Zeiterfassungs-App ist nicht die mit den meisten Funktionen, sondern die, die Ihr Team täglich wirklich nutzt und deren Daten Sie für Abrechnung, Planung und Lohn weiterverwenden können. Dieser Leitfaden zeigt, worauf es bei der Auswahl ankommt.

Statt Tools gegeneinander aufzulisten, gehen wir die Kriterien durch, die in der Praxis den Unterschied machen, und zeigen, wie TrackingTime sie abdeckt.

Was eine gute Zeiterfassungs-App leisten muss

Einfache und genaue Erfassung

Wenn die Erfassung Mühe macht, wird sie vergessen. Eine gute App bietet einen Timer und manuelle Einträge, damit sich jede Arbeitsweise abbilden lässt. In TrackingTime gibt es außerdem Arbeitszeitpläne (ab dem Starter-Tarif), mit denen Sie die erwartete Arbeitszeit mit der erfassten vergleichen.

Berichte, die sich weiterverwenden lassen

Erfasste Stunden sind erst nützlich, wenn sie sich auswerten und weitergeben lassen. Im Free-Tarif exportieren Sie als PDF, ab Starter auch als CSV und Excel. Ab Starter stehen außerdem Kunden- und geteilte Berichte, der geplante Versand sowie Insights zur Verfügung.

Integrationen mit Ihren Arbeitstools

Die App sollte dort ansetzen, wo Ihr Team ohnehin arbeitet. TrackingTime bietet mehr als 60 Integrationen, darunter Jira, Asana, ClickUp, Basecamp, Linear und Slack.

Freigaben und Regeln

Sobald mehrere Personen erfassen, braucht es Prüfung und klare Regeln. Im Pro-Tarif gibt es Time Approval (auch im Business-Tarif), Regeln zum Sperren von Stunden, Limits für erfassbare Stunden, gesperrte Tage und Pflichtangaben pro Eintrag.

Abwesenheiten und Abrechnung

Wer Stunden an Kunden weiterberechnet, sollte abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit trennen können (ab Starter). Der Pro-Tarif ergänzt Abwesenheiten (Time Off), Abrechnungssätze, Rechnungen, Spesen und Retainer.

In fünf Schritten zur passenden App

1. Bedarf klären: Wer erfasst, wer prüft und was sollen die Daten am Ende leisten (Abrechnung, Lohn, Projektplanung)?
2. Muss-Kriterien festlegen: Trennen Sie unverzichtbare Funktionen von Nice-to-haves.
3. Integrationen prüfen: Läuft die App mit den Tools, die Ihr Team schon nutzt?
4. Mit einem kleinen Team testen: Ein bis zwei Wochen reichen, um Hürden im Alltag zu erkennen.
5. Regeln festlegen und ausrollen: Abschlusszeiträume, Pflichtangaben und Freigaben, dann das ganze Unternehmen einbinden.

Welcher Tarif passt zu welchem Team

• Free: unbegrenzt viele Benutzer, Projekte und Kunden sowie PDF-Export, ideal zum Einstieg.
• Starter: Kunden- und geteilte Berichte, geplanter Versand, CSV- und Excel-Export, Arbeitszeitpläne, Insights und die Trennung von abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit.
• Pro: Time Approval, Stundenregeln, Time Cards, Abwesenheiten, Abrechnungssätze, Rechnungen und Spesen.
• Business: zusätzlich SSO und Audit-Logs für Unternehmen mit erhöhten Anforderungen.

Das Ziel ist nicht, möglichst viele Funktionen zu haben, sondern verlässliche Daten ohne Mehraufwand zu bekommen. Wählen Sie die App, die zu Ihrem Prozess passt, und nicht den Prozess, der zur App passt.

Häufige Fehler bei der Auswahl

• Nur nach dem Preis entscheiden: Wenn die Daten später nachbearbeitet werden müssen, ist das teurer als jeder Tarif.
• Ohne Regeln starten: Ohne Freigaben und Pflichtangaben häufen sich Korrekturen.
• Das Team nicht einbinden: Akzeptanz entsteht, wenn der Nutzen klar erklärt ist.
• Berichte vergessen: Prüfen Sie vorab, ob sich die Daten in Ihrem Format exportieren lassen.

Fazit: die beste App ist die, die Ihr Team nutzt

Die beste Zeiterfassungs-App erfüllt Ihre Muss-Kriterien und lässt sich im Alltag mühelos nutzen. Wenn Sie TrackingTime ausprobieren möchten, können Sie kostenlos starten.