Zeiterfassung für Ihre digitale Agentur

Das Hauptziel digitaler Agenturen ist sehr einfach: die beste kreative Arbeit zu fördern und ihre Projekte pünktlich zu liefern. Aber wie verfolgen Sie die Zeit, während Sie den Workflow effizient aufrechterhalten?

Die Vorteile der Zeiterfassung

In jeder digitalen Agentur ist Zeit Geld, egal wie einfach es für Sie ist, Aufgaben, Budgets, Projekte oder Fristen zu definieren. Es gibt unendlich viele zufällige Ereignisse, die unerwartet eintreten können und die nicht nur von der Agentur, sondern auch von den Kunden oder Ihrem Arbeitsteam abhängen. Diese Situationen können leicht außer Kontrolle geraten, wenn das einzige Referenzmaterial eine Tabelle ist.

Das Verfolgen der konstanten Zeit kann manchmal überwältigend sein. Wenn Sie einen super produktiven Tag haben, scheint es, als würden Sie Ihrer Arbeit im Weg stehen, und wenn Sie einen schwierigen Tag haben, kann die Zeiterfassung als Erinnerung daran dienen, wie wenig Sie tun. Das Verfolgen der Zeit ist jedoch eines der besten Dinge, die Sie für Ihr Unternehmen tun können, da jede von Ihnen erfasste Stunde eine weitere Stunde ist, die Sie abrechnen können. Wenn Sie Festpreisprojekte ausführen, können Sie Ihre Kunden und Projekte identifizieren. profitabler.

Auf der anderen Seite ist es wichtig, dass Ihre wertvolle Zeit gut angelegt ist, da es nicht nur darum geht, wie viel Sie arbeiten, sondern auch darum, wie gut Sie arbeiten. Unabhängig davon, wie viel Zeit Sie für ein Projekt aufwenden, besteht die große Wahrscheinlichkeit, dass es nicht produktiv ist. Wenn Sie sich Ihrer laufenden Arbeit bewusst sind, wenn Sie innerhalb der richtigen Frist arbeiten oder wenn Sie wissen, wie viel Zeit Sie für jede Aufgabe aufwenden sollten, werden Sie den Stresspegel und damit die Fehlerquote unglaublich reduzieren.

5 Schlüssel zur effektiven Zeiterfassung

Aus diesen und vielen anderen Gründen teilen wir Ihnen die 5 Schlüssel mit, mit denen Sie die effektive Zeit verfolgen können. Sind Sie bereit?

1. Schnelle und einfache Zeiterfassung

Für die meisten kann die Arbeitszeiterfassung ein Steuersignal sein, ein großer Prozentsatz der Mitarbeiter fühlt sich nicht wohl, wenn sie ein Zeiterfassungssystem verwenden müssen. Darüber hinaus ist es für Manager sehr umständlich, immer auf der Suche nach ihren Mitarbeitern zu sein, um ihre Stunden jeden Tag korrekt aufzuzeichnen. TrackingTime verfügt über Tools, die sowohl Mitarbeitern als auch Managern unendliche Vorteile bieten. Mit Erinnerungen, die Mitarbeiter darüber informieren, was sie gerade verfolgen, und wenn sie nichts verfolgen, bietet es wiederum Anwendungen zum Aufzeichnen der Zeit von Mobil-, Slack– und mehr als 70 Onlinediensten.

2. Vermeiden Sie Dateninkonsistenzen

Das Erstellen konsistenter Berichte wird für große Unternehmen häufig zu einer Herausforderung, da jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit unterschiedlich berechnet. Wenn Sie regelmäßig Berichte an Ihre Kunden senden, können Sie Berichtsvorlagen erstellen, mit denen Sie schnell Daten aus einem festgelegten Zeitraum abrufen können. Daher ist es ideal, dass alle Daten konsistent sind. Während Sie sich noch Zeit nehmen müssen, um die Daten zu analysieren und Ihre Beobachtungen zu teilen, können Sie vermeiden, dass Sie jedes Mal einen Bericht von Grund auf neu erstellen müssen. TrackingTime bietet Funktionen, mit denen sichergestellt wird, dass Ihre Arbeitszeitnachweise konsistent sind: „Projekt duplizieren“, „Automatische Audits“ und Benutzerrollen, um zu definieren, dass bestimmte Mitarbeiter Aufgaben und Projekte nicht bearbeiten können.

3. Beginnen Sie mit einem Pilottest

Damit Kreative eine Praxis anwenden und strikt befolgen können, die sie von ihrer kreativen Arbeit abhält, müssen sie den Zweck des Systems erkennen. Kreative möchten ihre Intelligenz in ihrer kreativen Arbeit einsetzen, nicht in einer Verwaltungsaufgabe. Je einfacher das Zeiterfassungssystem ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Team es verwendet. Wenn Sie neu in der Welt der Zeiterfassung sind, tun Sie nicht so, als würden alle Ihre Mitarbeiter 40 Stunden pro Woche aufzeichnen. Beginnen Sie besser mit einem Pilottest mit einem bestimmten Kunden / Projekt / Team und analysieren Sie dann, wie sie es gemacht haben, und lernen Sie, wie es geht Verwenden Sie das Tool Schritt für Schritt.

4. Erfassen Sie auch nicht abrechnungsfähige Stunden

Ebenso wichtig wie die Erfassung abrechnungsfähiger Stunden ist die Erfassung von Stunden, für die dem Kunden keine Gebühren berechnet werden können. Auf diese Weise können Sie sehen, wie profitabel ein Kunde ist und worauf sich das Team konzentrieren sollte. Mit TrackingTime-Berichten können Sie detailliert analysieren, wie viele Stunden Sie Ihren Kunden pro Projekt in Rechnung stellen können und wie viele Stunden nur als Ausgaben erfasst werden.

5. Definieren Sie Lieferzeiten und voraussichtliche Zeiten

Insbesondere in der Kreativbranche kann eine Aufgabe eine oder hundert Stunden dauern. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie erstellen ein neues Logo für einen Kunden. Sie können es an einem Tag fertig haben oder einen ganzen Monat daran arbeiten. Durch das Festlegen von Fristen und Fristen können Ihre Mitarbeiter ihre Zeit bewusst und effizient gemäß Ihren Prioritäten nutzen.

Fazit

Es ist idyllisch, sich strikt an Zeitpläne zu halten, die Kommunikation zu verbessern, wenn möglich sich wiederholende Arbeitsvorlagen zu erstellen und Tools zu verwenden, die zu Ihrem Prozess passen. Während einige der oben genannten Ansätze unternehmensweite Anpassungen erfordern, wirken sich andere auf Einzelpersonen auf individueller Ebene aus. Deshalb ist effizientes Zeitmanagement ein Ziel, zu dem sich jeder in einer digitalen Agentur verpflichten muss. Bei TrackingTime bieten wir eine freundliche und einfach zu verwaltende Plattform, damit sich jeder Mitarbeiter, unabhängig von seiner Position, bei der Registrierung seiner Zeit wohl fühlt.