Zeiterfassung und mehr: Die besten All-in-One-Tools für Freelancer
Kunden und Aufträge finden, Angebote schreiben, Arbeitszeiten erfassen, Aufgaben verwalten, Rechnungen erstellen, die Buchhaltung erledigen: Neben ihrem eigentlichen Job müssen sich Freelancer um diese und weitere administrative Aufgaben kümmern. Abhilfe versprechen dabei ganzheitliche Lösungen, die solche Tools unter einen Hut bringen und speziell für Selbständige konzipiert sind. Eine Marktübersicht.
Hier ist unsere Marktübersicht
Die Freelance Economy boomt. In den USA gibt es inzwischen rund 57 Millionen Selbständige –– vier Millionen mehr als noch vor fünf Jahren. Dies entspreche etwa 35 Prozent der Erwerbstätigen in Amerika und fünf Prozent des amerikanischen Bruttoinlandsprodukts. Das geht aus einer umfassenden Studie hervor, die seit 2014 vom Online-Marktplatz für Freiberufler Upwork und Freelancers Union, einer gemeinnützigen Organisation aus New York, die die Interessen von Selbständigen vertritt, durchgeführt wird.
Diese Entwicklung in der Arbeitswelt ist nicht nur in den USA zu beobachten. Die Zahl der Selbstständigen ist hierzulande laut Bundesagentur für Arbeit seit der Jahrtausendwende von rund 700.000 auf über zwei Millionen gestiegen (Stand: 2017), Tendenz weiter steigend. Laut einer Untersuchung der Online-Projektbörse Twago hat Berlin inzwischen sogar die meisten Freelancer in ganz Europa. Interessant dabei: Jeder zweite Angestellte in Deutschland liebäugelt damit, Freelancer zu werden, wie eine weitere Studie zeigt, die das Forsa Institut im Auftrag von Xing durchgeführt hat.
Administrative Aufgaben effizient erledigen
Unabhängig und flexibel arbeiten und sein eigener Chef sein klingt sicherlich verlockend. Doch wer schon als Freelance sein Geld verdient, weiß, dass in der Welt des Freelancing nicht alles rosig ist. Abgesehen von der finanziellen Unsicherheit, die mit dieser flexiblen Arbeitsform verbunden ist, gibt es weitere Nachteile, die man beachten muss. Hierzu zählt vor allem der hohe Zeit- und Arbeitsaufwand. Denn um ihr Geschäft voranzutreiben müssen sich Freelancer – so wie jedes kleine oder große Unternehmen auch – um Kundenakquise, Vertrieb, Marketing, Rechnungsstellung, Kundensupport, Buchhaltung und vieles mehr selber kümmern. Wer sich bei solchen administrativen Tätigkeiten nicht gut organisiert, verliert wertvolle Zeit und vernachlässigt die Qualität seiner Arbeit – oder seine Familie und Freunde, was noch schlimmer ist.
Die gute Nachricht ist, dass sich solche Routine-Aufgaben mit den richtigen Tools effizient erledigen und teilweise automatisieren lassen. Denn Freelancer sind inzwischen zu einem lukrativen Segment für Business-Software geworden. Immer mehr Softwareanbieter entwickeln Business-Anwendungen, die speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Selbständigen und Entrepreneure zugeschnitten sind. Inzwischen gibt es sogar ganzheitliche Software-Suites, die speziell für diese Anwendergruppe konzipiert sind.
Best of breed vs. All in one
Mit dem Siegeszug von Cloud und Mobile Computing und im Zuge der boomenden Startup-Wirtschaft sind in den letzten Jahren unzählige Startups entstanden, die sich auf ein ganz spezifisches Problem fokussieren und leichtgewichtige Tools anbieten, die für einen klar abgegrenzten Zweck konzipiert sind. Jeder sollte sich auf seine Kernkompetenz fokussieren und ein Kundenproblem möglichst effizient lösen, so das Motto. Funktionalitäten, die in der PC-Ära bloß ein weiteres Feature in einer ganzheitlichen Plattform waren, sind inzwischen zu eigenständigen Software-Kategorien geworden. Man denke zum Beispiel an Rechnungsstellung oder Zeiterfassung. Solche sogenannte “Best of Breed“-Tools versprechen zunächst eine einfache Bedienung, günstige Kosten und ein Feature-Set, das auf die Bedürfnisse einer klaren Zielgruppe ausgerichtet sind. Doch in der Praxis sind mit dem Einsatz mehrerer Insellösungen auch Nachteile verbunden.
Mit dem Siegeszug von Cloud und Mobile Computing und im Zuge der boomenden Startup-Wirtschaft sind in den letzten Jahren unzählige Startups entstanden, die sich auf ein ganz spezifisches Problem fokussieren und leichtgewichtige Tools anbieten, die für einen klar abgegrenzten Zweck konzipiert sind.
Als nächstes präsentieren wir professionelle und moderne Alternativen, über die Freiberufler Bescheid wissen sollten.
TrackingTime
TrackingTime ist eine sehr vollständige Lösung, die Freiberuflern und kleinen Unternehmen hilft. Es ermöglicht eine erfolgreiche Verbesserung Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, and Berichterstellung für Rechnungsstellung und Kundenabrechnung. Get a record of worked hours and keep your projects in order. Stay on top of projects in progress or completed with a friendly app.
Goodlance
Mit Goodlance präsentiert sich eine umfassende Lösung für Freelancer, die hierzulande entwickelt und gehostet wird. Damit können Selbständige Kunden, Aufträge, Projekte und Aufgaben verwalten, Arbeitszeiten erfassen, Rechnungen schreiben und die Buchhaltung selbst online führen. Damit deckt die Software alle zentralen Aufgaben und Prozesse von Entwicklern, Designern, Marketern und anderen Freelancern optimal ab. Ein weiterer Vorteil: Das Komplettpaket schlägt mit nur knapp 10 Euro pro Monat zu Buche. Wer jedoch die volle Funktionalität eines Projektmanagement-Tools, eines Rechnungsstellungs-Programms oder eines vollwertigen CRM-Systems erwartet, wird enttäuscht sein. Denn die einzelnen Module sind einfach ausgelegt und bieten nur die Standard-Features an. Das ist allerdings bei den meisten All-in-One-Suites der Fall, die bei der Funktionalitätstiefe immer Kompromisse machen müssen.
Plutio
Plutio steht in direkter Konkurrenz zu Goodlance und wird in London entwickelt. Das 2015 lancierte Produkt bietet im Prinzip die gleichen Funktionsmodule wie der Cloud-Dienst aus Frankfurt und konnte damit laut Anbieter bereits über 20.000 Selbständige überzeugen. So kann man mit Plutio auch Angebote und Verträge erstellen, Projekte und Aufgaben verwalten, Rechnungen senden und mehr. Den Unterschied kann Plutio durch zahlreiche nützliche Extras machen, die für den einen oder anderen Freelancer ausschlaggebend sein könnten. Hierzu zählen unter anderem Kundenportale, Chat-Funktionalität, digitale Signatur von Verträgen und E-Mail-Integration. Hinzu kommt die Möglichkeit, sich von seinen Kunden direkt online bezahlen zu lassen.
Moco
Moco ist ein weiterer SaaS-Dienst für Freelancer, der einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgt und ebenfalls in Europa entwickelt wird. Der 2010 in der Schweiz gestartete Cloud-Dienst wird zwar als eine Agentursoftware vermarktet. Doch davon können auch Freelancer profitieren, die häufig im Team arbeiten, sei es mit den Kunden oder mit eigenen Partnern. Für umgerechnet neun Euro pro Benutzer und Monat bietet Moco Zeiterfassung, Abrechnung, Kundenakquise, Einsatzplanung und Kontaktverwaltung. Praktisch dabei: Freelancer, die auf Stundenbasis arbeiten, können ihre Arbeitszeiten unterwegs mit der Stoppuhr erfassen. Die erfassten Arbeitsstunden lassen sich dann bequem direkt im Programm in Rechnung stellen. Dabei können Anwender das Layout ihrer Rechnungen selbst bestimmen, eigene Schriften und Firmenlogo verwenden und mehr.
Teamleader
Teamleader wurde im Jahr 2012 in Belgien gegründet und konnte bis dato über 10.000 kleine und mittlere Unternehmen von den Vorteilen seiner umfassenden Plattform überzeugen, darunter viele Freelancer. Im Angebot stehen Kundenmanagement, Verkauf, Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Projektmanagement, Help-Desk und Support, sowie Telefonverkehr (VoIP). Wem das alles nicht genug ist, findet im eigenen App Store des Anbieters zahlreiche Integrationen und Business-Apps von Drittherstellern, mit denen sich die Plattform erweitern lässt. So kann man zum Beispiel seine Kundenkontakte in den E-Mail-Newsletter-Dienst MailChimp automatisch exportieren oder seine Deadlines mit Google Calendar und weiteren Kalender-Apps synchronisieren. Kostenpunkt: Ab 30 Euro pro Monat. Mit Invoice Ninja und Paymo stehen weitere professionelle Alternativen zur Verfügung, die ein ähnliches Featureset bieten.
Bonsai
Diese europäischen Anbieter müssen sich, so wie in den meisten Softwaresegmenten, gegen Startups und etablierte Softwarehäuser aus den USA behaupten, die eine markführende Rolle einnehmen. Moco, Plutio und Goodlance konkurrieren mit Bonsai, einem Startup aus dem renommierten Inkubator Y Combinator. das im Jahr 2016 gestartet wurde und inzwischen laut eigenen Angaben über 100.000 Freelancer auf der ganzen Welt zu seinen Kunden zählt. Designer, Entwickler, Autoren, Fotografen, Berater, etc. können damit alle Prozesse von der Kundenakquise bis hin zur Rechnungsstellung und Bezahlung zentral verwalten. Die Software ist für eine globale Kundschaft ausgelegt. So unterstützt Bonsai internationale Online-Zahlungen in über 100 Währungen. Ebenfalls praktisch für Freelancer, die mit ihren Kunden monatliche Verträge mit Fixpreisen erschließen, sind wiederkehrende Rechnungen, die sich automatisiert erstellen lassen.
17Hats
stammt ebenfalls aus den USA. 2015 in Los Angeles gegründet konnte das Startup bis dato rund fünf Millionen Dollar Risikokapital einsammeln und sich vor allem auf dem amerikanischen Markt als eine der führenden Alternativen für “Solopreneurs” positionieren. Was die Funktionalität angeht, lässt 17Hats kaum Wünsche offen. Neben den zentralen Modulen für Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Buchhaltung, die man auch bei den anderen vorgestellten Lösungen findet, bietet 17Hats weiterführende Features wie Leads, Workflow Management, benutzerdefinierte Online-Formulare und mehr. Das große Featureset hat aber auch seinen Preis: Mit einem monatlichen Abo von umgerechnet 40 Euro ist die Software wesentlich teurer als Bonsai, Moco und Co – aber immer noch günstiger als wenn man für jeden Aufgabenbereich auf ein separates Tool zurückgreifen muss.
Rechnungsstellung, Buchhaltung und Banking
Es muss allerdings nicht immer entweder “Best of Breed” oder “All in One” sein. Es gibt auch etwas dazwischen. So finden Freelancer auf dem heutigen Markt eine ganze Reihe von Software-Lösungen mit Fokus auf administrative Aufgaben in der Rechnungsstellung und Buchhaltung, mit denen Freelancer zwar nicht alle, aber immer hin einige schlanke Tools ersetzen können. Moderne E-Billing-Lösungen, wie sie heute in unzähligen Varianten erhältlich sind, adressieren Freelancer und Selbständige, die ihre Leistungen und Projekte professionell abbrechen möchten. Sie automatisieren die wichtigsten Arbeitsprozesse im Bereich Fakturierung und kümmern sich dabei um den ordnungsgemäßen Aufbau der Rechnungen, sowie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Selbständige, die auf der Suche nach einer möglichst einfachen Rechnungsstellungssoftware sind, finden in Debitoor eine interessante Alternative. Neben all den Werkzeugen, die man für die professionelle Rechnungsstellung benötigt, bietet Debitoor auch Buchhaltung mit Steuerberater-Zugang und Integration mit Online Banking. Wer Rechnungsstellung, Buchhaltung und Banking auf einer zentralen Plattform erledigen möchte, sollte sich auch die FinTech-Lösungen Kontist und Holvi näher anschauen. Der Vorteil: Sie bieten beide ein modernes geschäftliches Bankkonto, das speziell für Freelancer konzipiert ist und sich nahtlos mit der Rechnungsstellung und Bachhaltung integrieren lässt.
Warum sollten All-in-One-Lösungen verwenden, um Ihren Workflow zu verbessern?
All-in-one-Lösungen für Freelancer sind in gewisser Hinsicht mit den klassischen ERP-Systemen vergleichbar, die als zentrale Drehscheibe für alle wichtigen Prozesse im Unternehmen dienen. Gegenüber Best-of-Breed-Tools, die sich nur auf ein bestimmtes Problemgebiet fokussieren, versprechen sie Kostenersparnisse, eine bessere Benutzererfahrung, sowie die vollständige Abbildung von Geschäftsprozessen. Von Kundenmanagement über Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung, bis hin zur Rechnungsstellung und Buchhaltung: Die modernen Suites, die wir in diesem Beitrag präsentiert haben, helfen Selbständigen, lästige Aufgaben zu optimieren und kritische Geschäftsprozesse beschleunigen. Davon können sowohl Einsteiger als auch Experte profitieren, die schon mehrere Tools setzen, aber mit ihren Workflows nicht ganz zufrieden sind.
