Marktübersicht: Professionelle Projektmanagement-Lösungen für jeden Anspruch

Wer seine Projekte effizient zum Erfolg führen möchte, der kommt heutzutage wohl kaum an einer professionellen Projektmanagement-Software vorbei. Dabei bietet der Cloud-Markt für jedes Einsatzszenario eine Lösung an, die zur eigenen Unternehmenskultur am besten passt. Im Folgenden eine Vorstellung leistungsfähiger Projektmanagement-Tools aus der Cloud, von denen insbesondere KMUs profitieren können.

Vor genau 30 Jahren ist die erste Projektmanagement-Software auf dem Markt erschienen. Zur damaligen Zeit brauchte der spätere Softwareriese Microsoft eine Lösung, um die Arbeit seiner Software-Teams besser zu koordinieren. Die Idee für Microsoft Project war geboren. 1984 kam die erste Version für das Betriebssystem DOS auf den Markt. Statt Bleistift und Papier konnten nun die Microsoft-Mitarbeiter in Redmond auf ein Computerprogramm zurückgreifen, um ihre Projektressourcen, -Budgets und -Aufgaben besser in den Griff zu bekommen. Nach dem Siegeszug von Windows, vor allem von Windows 95, konnte sich das Tool schnell im Business etablieren. Seitdem hat sich der Markt für Projektmanagement-Lösungen kontinuierlich weiterentwickelt.

Was als ein Nischenprodukt für IT-Profis entstanden ist, hat sich in den letzten Jahren immer stärker zu einem Massenprodukt weiterentwickelt, von dem heutzutage jedes Unternehmen, egal welcher Größe oder Branche, profitieren kann. So konkurrieren Projektmanagement-Lösungen mittlerweile nicht nur unter sich, sondern zunehmend auch mit Anwendungen aus den Bereichen Task-Management, Social Enterprise und sogar CRM und Invoicing. In der PC-Ära gab es bereits unzählige To-Do-Apps, vor allem im Freeware-Bereich, die im privaten Umfeld sehr beliebt waren. Dass sie sich eines Tages im Business etablieren würden, hätte noch vor einigen Jahren kaum jemand vorhersagen können. Doch inzwischen finden immer mehr Anwenderunternehmen in schlanken Aufgabenverwaltungs-Tools wie Asana, Todoist, Producteev oder sogar Wunderlist alles was sie benötigen, um ihre Teams, Kunden, Projekte und ihre tägliche Arbeit effizient zu verwalten. In sozialen Netzwerken für Unternehmen wie Yammer, Chatter oder Socialcast spielt das Thema Projektmanagement ebenfalls eine zentrale Rolle. Letztendlich verfolgen all diese Business-Anwendungen mit ihren unterschiedlichsten Managementmethoden und Lösungsansätzen dasselbe Ziel: Unternehmen in die Lage versetzen, die Zusammenarbeit und Teamkommunikation im Betrieb zu verbessern und somit produktiver zu arbeiten.

Basecamp: Projektmanagement wird Mainstream

Mit Basecamp erlebte das Projektmanagement eine Renaissance. Nach dem ersten Release im Jahr 2004 konnte sich die Software als eine der weltweit wichtigsten Projektmanagement-Lösungen positionieren. Mittlerweile sollen über 15 Millionen User damit gearbeitet haben. Hinter dem Produkt steht die SaaS-Company 37Signals aus Chicago, die keinen anderen als Amazon-CEO Jeff Bezos als (einzigen) Investor früh gewinnen und sich mit dieser und weiteren Business-Apps, sowie mit dem Web-Framework Ruby on Rails in der Branche einen Namen machen konnte. Anfang des Jahres hat das Unternehmen mitgeteilt, dass es ab sofort unter dem Namen Basecamp firmiert und zu einem “One Trick Pony” wird. Das ganze Team soll sich in Zukunft ausschließlich auf dieses einzige Produkt fokussieren.

“Wir haben festgestellt, dass es beim Projektmanagement nicht um Charts, Berichten und Statistiken geht, sondern um Kommunikation”, so die Kampfansage an den Platzhirsch Microsoft Project, die die Firmengründer Jason Fried und David Heinemeier Hansson in ihrem Buch “Getting Real” – für viele junge Firmengründer so was wie eine Bibel – formuliert haben. Mit Basecamp ist eine besonders flexible und leichtgewichtige Software entstanden, die stark kommunikationsorientiert ist und Projektmanagement für Firmen aus allen Branchen attraktiv gemacht hat. Treu dem Motto “Weniger ist Mehr” reduziert sie Projektmanagement auf ein Minimum: Aufgaben- und Terminverwaltung, Notizen, File-Sharing, Kommentare und Diskussionen. Im Laufe der Jahre wurden sogar zentrale Features (zum Beispiel Whiteboards und Zeiterfassung) aus dem System entfernt.

Schlanke Basecamp-Alternativen

Wer es möglichst schlicht und einfach haben möchte, für ihn kommen weitere leichtgewichtige Systeme in Frage, die sich mehr oder weniger an der “Getting Things Done”-Philosophie von David Allen, kurz GTD, orientieren. Hierzu zählen beispielsweise das Web-Tool Werkstatt42, das besonders stark von Basecamp inspiriert ist, moderne Alternativen wie Trello, Asana, Flow und Tracky, die das Thema “Social Task Management” in den Vordergrund stellen. Hinzu kommen weitere interessante Dienste wie 5pm und Apollo, bei denen Time Tracking eine zentrale Rolle spielt. Mit Apollo, der in Italien entwickelt wird, bietet sich eine moderne Web-App an, das Kontaktmanagement in den Fokus stellt. So stehen hier zahlreiche Werkzeuge bereit, mit denen Firmen nicht nur Projekte, Aufgaben, Termine und Dokumente gemeinsam im Team verwalten können, sondern auch Kontakte und Leads.

Umfassendere All-in-One-Lösungen

Neben diesen leichtgewichtigen Lösungen gibt es eine ganze Reihe leistungsfähigerer PM-Suites, die einen ganzheitlichen Lösungsansatz verfolgen und mit einem umfangreichen Feature-Set punkten können. Diese dienen als zentrale Projekt-Plattformen, auf der alle Projektbeteiligte zusammenarbeiten können, egal ob sie im gleichen Büro sitzen oder vom Home Office oder im Ausland arbeiten. Hierzu zählt zum Beispiel Projectplace. Dabei handelt es sich um einen aus Schweden stammenden SaaS-Dienst der Enterprise-Klasse, der zu den ersten PM-Lösungen gehört, die man im Browser nutzen konnte. Das erste Release der Software wurde bereits vor über zehn Jahren veröffentlicht. Seitdem hat sie sich  kontinuierlich weiterentwickelt. So präsentiert sie sich heute im modernen Flat-Design und adressiert mit hochwertigen Mobile-Apps und Social Collaboration-Funktionen die Anforderungen, die heute an moderne Business-Lösungen gestellt werden. Die unzähligen Features, die von dieser Lösung bereitgestellt werden, decken die wichtigsten Aspekte der effizienten Zusammenarbeit ab: Projektplanung (unter anderem mit einem mächtigen Gantt-Diagramm und Kanban-Boards), Collaboration und Kommunikation (Aufgabenverwaltung, Status-Updates, Diskussionen, Voice Chat, Screensharing, etc.), sowie gemeinsame Dokumentenverwaltung.

Wrike und ProofHub

Wrike präsentiert sich als eine weitere umfangreiche Projektmanagement-Lösung, diesmal aus Mountain View, die dennoch recht einfach gehalten ist. Zu den zentralen Funktionen dieser modular aufgebauten Software gehören unter anderem Aufgabenverwaltung, Workload Management, kollaboratives Dokumentenmanagement, sowie Kommunikations-Tools wie Kommentare, Aktivitätsstreams und E-Mail-Integration. Traditionelle PM-Werkzeuge wie Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und maßgeschneiderte Berichte runden das Funktionsspektrum der 2006 gestarteten Lösung ab. Direkt mit Wrike konkurriert ProofHub. Die ebenfalls aus den USA stammende All-in-One-Lösung bringt Collaboration, Kommunikation, Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Reporting und Dateiverwaltung unter einen Hut. Dokumente lassen sich Projekten zuweisen und mit dem Team gemeinsam bearbeiten. Was die effiziente Dateiverwaltung angeht, bietet das Programm nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit populären Cloud-Storage-Diensten wie Google Drive und Dropbox an. Dokumente, die in einer dieser Plattformen abgelegt sind, können beliebigen Projekten oder Aufgaben zugeordnet werden und stehen in ProofHub jederzeit zur Verfügung.

Eine weitere professionelle PM-Suite, von der anspruchsvolle Anwender profitieren können, ist Projectfacts, das hierzulande entwickelt und als eine Art ERP-System (Enterprise Resource Planing) für den Dienstleistungssektor vermarktet wird. Mit Planio bietet sich zudem ein Alles-Könner aus Berlin, der auf der Open-Source-Lösung Redmine basiert. Mavenlink, AceProject, RedBooth, Smartsheet, Zoho Projects und ActiveCollab positionieren sich ebenfalls eine funktionsreiche Alternativen, die als Steuerungszentrale für Projekte aller Art dienen sollen.

Agiles Projektmanagement für Software-Teams

Softwarehersteller stellen ganz spezielle Anforderungen an eine PM-Software. Denn die Zusammenarbeit von Projekt- und Produktmanagern, Programmierern, Designern und Testern bei komplexen Software-Projekten erfordert in der Regel eine genaue Planung und Koordination der Aufgaben. Neben einfachen To-Dos müssen auch Bugs, Issues und Support-Tickets verwaltet werden. Die Softwareschmiede Atlassian, die in Australien ihren Hauptsitz hat, ist einer der Top-Anbieter, die in diesem Bereich den Ton angeben. Mit Jira bietet sie eine speziell für Entwickler-Teams konzipierte Plattform, die sich in der Praxis längst bewährt hat und bei namhaften Unternehmen wie Twitter oder BMW zum Einsatz kommt. Die Anwendung bietet ein umfangreiches Feature-Set mit über 150 Funktionen an. Von Bug- und Issue-Tracking über Aufgaben-, Code- und zentrale Projekt-Verwaltung bis hin zu detaillierten Berichten und Analytics-Werkzeuge: In Sachen Funktionalität dürfte Jira kaum Wünsche offen lassen. Hinzu kommt die Möglichkeit, das Programm über zahlreiche Plug-Ins und Integrationen erweitern zu können.

Mit Jira Agile steht darüber hinaus eine spezielle Version der Lösung zur Verfügung, die Unterstützung für Scrum und Kanban bietet und es Kunden ermöglicht, schnell in agile Prozesse einzusteigen. Immer mehr Softwareanbieter scheinen in der Agilen Softwareentwicklung mit dem bewährten Management-Methoden Scrum, Kanban und Co. eine effiziente Arbeitsmethode zu finden, um komplexe Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen.

Pivotal Tracker

Zu den weiteren Spezialisten in Sachen Agile Development zählt die Firma Pivotal Labs aus San Francisco, das 2012 durch den Enterprise-Software-Anbieter EMC übernommen wurde. Mit Pivotal Tracker vereint sie agiles Projektmanagement mit “Backlogs”, “User Stories”, “Epics” und Co. mit umfassenden Collaboration-Funktionen, die für einen reibungslosen Informationsaustausch unter den Projektbeteiligten sorgen sollen. Auf dem Online-Dashboard lassen sich Stories (Funktionen, Bugs, Releases, etc.) im Produkt-Backlog anlegen und zentral im Team managen. Hier kann das gesamte Team seine Aufgaben gemeinsam verwalten und diskutieren. Wenn man einer Aufgabe folgt, wird man über Kommentare und Ereignisse automatisch benachrichtigt. News-Feeds, die solche Events auflisten, helfen dem Team, stets auf dem Laufenden zu bleiben. Ebenfalls praktisch sind die zahlreichen Reports, die jeder einen Überblick über den Projektfortschritt und die Leistung der einzelnen Teammitglieder geben. Sprintly, Planbox, TargetProcess, AgileZen, Planbox und Clarizen sind weitere professionelle agile PM-Suites, die den Vergleich mit Pivotal Tracker und Jira nicht scheuen müssen – im Gegenteil.

Fazit

Jeder Mensch hat einen ganz persönlichen Arbeitsstil, jeder Projektmanager besitzt individuelle Führungsqualitäten, und in jeder Firma wird der Begriff Unternehmenskultur anders definiert. Vor diesem Hintergrund sieht der Weg zu mehr Produktivität in jedem Unternehmen anders aus. Dies spiegelt sich auf dem Markt für Projektmanagement-Dienste in einem extrem breit gefächerten und vielfältigen Angebotsspektrum wider. Dieses reicht von schlanken Tools für kleinere Unternehmen mit flachen Strukturen wie Basecamp und Apollo, die ganz bewusst auf traditionelle Planungs- und Reporting-Werkzeuge verzichten; über umfassende All-in-one-Lösungen wie Projectplace, Wrike und ProofHub, die eine ganze Reihe nützlicher Werkzeuge rundum Projektplanung und -Durchführung, Kommunikation, Collaboration und Reporting bereitstellen; bis hin zu zielgruppenspezifischen Anwendungen, die, wie es bei den aufgeführten agilen Projektmanagement-Diensten der Fall ist, die Arbeitsprozesse einer bestimmten Branche optimal abdecken. Jeder Projektmanager dürfte auf dem heutigen Markt eine passende Lösung finden können, die zu den Arbeitsformen und -Methoden der Mitarbeiter am besten passt. Denn wenn das Team die Nutzung der PM-Software als zusätzlichen Aufwand betrachtet, ohne darin einen echten Nutzen für sich zu erkennen, macht das Ganze natürlich keinen Sinn.