Minusstunden: Wann sie zulässig sind und wann nicht

Das Wichtigste in Kürze: Minusstunden sind nur zulässig, wenn eine schriftliche Vereinbarung sie vorsieht und die Beschäftigten die Lage ihrer Arbeitszeit selbst beeinflussen konnten. Fällt Arbeit aus Gründen aus, die im Verantwortungsbereich des Unternehmens liegen, trägt dieses das Risiko: Die Vergütung bleibt geschuldet, ein Minus darf nicht gebucht werden.

Was Minusstunden sind, und was sie nicht sind

Minusstunden sind ein negativer Saldo auf einem Arbeitszeitkonto. Sie entstehen rechnerisch, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit hinter der vertraglich geschuldeten zurückbleibt. Damit ist erst beschrieben, wie die Zahl zustande kommt, noch nicht, ob sie dort stehen darf.

Abgrenzung zu unbezahltem Urlaub und Kurzarbeit

Bei Minusstunden besteht die Vergütungspflicht fort, das Arbeitsverhältnis läuft unverändert weiter. Beim unbezahlten Urlaub ruhen die Hauptleistungspflichten dagegen vollständig: keine Arbeit, kein Entgelt, kein Saldo. Kurzarbeit wiederum ist ein eigenes Instrument bei erheblichem, vorübergehendem Arbeitsausfall mit eigenen Voraussetzungen nach dem SGB III. Diese drei Fälle sollten in der Zeitwirtschaft sauber getrennt bleiben, weil an ihnen jeweils andere Rechtsfolgen hängen.

Das Arbeitszeitkonto als Abbild der Vertragspflichten

Das Konto bildet die Differenz zwischen Sollarbeitszeit und Ist-Zeit ab und schafft damit zeitliche Flexibilität. Es ist aber kein freies Rechenwerk: Jedes Arbeitszeitkonto braucht eine schriftliche Grundlage im Betrieb, also einen Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder einen Tarifvertrag. Ohne diese Grundlage ist bereits das Führen von Minussalden unzulässig. Plus- und Minusstunden sind dabei zwei Seiten desselben Kontos, weshalb sich beide Richtungen nur gemeinsam sinnvoll regeln lassen (siehe dazu die praktischen Lösungen zum Überstundenmanagement).

Die entscheidende Frage: Wer hat die Fehlstunden verursacht

Ob ein Minus zulässig ist, entscheidet sich fast immer an einer einzigen Frage: In wessen Risikosphäre fällt der Arbeitsausfall. Dafür lassen sich drei Gruppen unterscheiden.

Die Beschäftigten steuern ihre Arbeitszeit selbst

Wer im Rahmen einer Gleitzeitregelung selbst über Beginn und Ende des Arbeitstags entscheidet, verantwortet die Lage der eigenen Arbeitszeit. Wer an einem Tag früher geht oder später kommt, ohne die Zeit an anderer Stelle auszugleichen, erzeugt ein Defizit im eigenen Verantwortungsbereich. Hier können Minusstunden wirksam entstehen, sofern eine entsprechende Vereinbarung das vorsieht.

Das Unternehmen stellt keine Arbeit zur Verfügung

Auftragsmangel, eine Betriebsschließung wegen Handwerkerarbeiten, eine ausgefallene Maschine, ein abgesagter Kundentermin: Diese Fälle liegen im Verantwortungsbereich des Unternehmens. Hier greift § 615 BGB. Der Arbeitgeber gerät in Annahmeverzug, schuldet die Vergütung weiter, und die Beschäftigten sind ausdrücklich nicht zur Nachleistung verpflichtet. Satz 3 der Vorschrift stellt den Fall gleich, in dem der Arbeitgeber das Betriebsrisiko trägt. Die Folge ist eindeutig: Diese Stunden dürfen nicht als Minus auf dem Konto landen.

Das Gesetz stellt die Zeit ohnehin frei

Krankheit, gesetzlicher Urlaub und Feiertage fallen in keine der beiden ersten Gruppen, weil das Gesetz die Zeit unabhängig von der Verursachung freistellt. Dieser Fall ist häufig genug, um ihn gesondert zu behandeln.

Ein Rechenbeispiel

Eine Vollzeitkraft mit einer vertraglichen Wochenarbeitszeit von 40 Stunden arbeitet in einer Woche nur 32 Stunden. Rechnerisch fehlen acht Stunden, die Zahl ist in beiden Fällen dieselbe. Die Rechtsfolge ist es nicht. Bleibt der Betrieb an einem Tag wegen Renovierungsarbeiten geschlossen, liegt der Ausfall im Verantwortungsbereich des Unternehmens: Die acht Stunden sind zu vergüten und dürfen nicht als Minus gebucht werden. Hat die Beschäftigte dagegen im Rahmen der Gleitzeit an vier Tagen jeweils zwei Stunden früher Feierabend gemacht, entsteht ein Minus von acht Stunden, sofern die Vereinbarung das vorsieht. Die Zahl auf dem Konto sagt also für sich genommen nichts aus. Erst die hinterlegte Ursache macht sie prüfbar.

Abgrenzung zur Schlechtleistung

Minusstunden betreffen ausschließlich die Menge der Arbeitszeit, nicht deren Ergebnis. Wer die volle vertragliche Zeit anwesend war, hat keine Minusstunden, auch wenn die Arbeitsleistung in dieser Zeit hinter den Erwartungen zurückblieb. Fragen der Leistung werden arbeitsrechtlich auf einem anderen Weg behandelt und gehören nicht auf das Zeitkonto. Diese Trennung sauber zu halten, erspart später die Diskussion, ob ein Saldo überhaupt das misst, was er zu messen vorgibt.

Die zwei Voraussetzungen des Bundesarbeitsgerichts

Das Bundesarbeitsgericht hat für die Belastung eines Zeitkontos zwei Hürden aufgestellt, die in der Praxis kumulativ zu prüfen sind.

• Urteil vom 26. Januar 2011 (5 AZR 819/09): Die Belastung eines Arbeitszeitkontos mit Minusstunden setzt voraus, dass der Arbeitgeber diese Stunden im Rahmen einer verstetigten Vergütung bereits entlohnt hat und die Beschäftigten zur Nachleistung verpflichtet sind, weil sie die Vergütung dafür im Voraus erhalten haben.
• Urteil vom 21. März 2012 (5 AZR 676/11): Eine Verrechnung ist nur zulässig, wenn die der Führung des Arbeitszeitkontos zugrunde liegende Vereinbarung, also Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag, diese Möglichkeit eröffnet.

Daraus folgt ein Satz, der die meisten Streitfälle bereits entscheidet: Ohne schriftliche Grundlage darf kein Minus gebucht werden, auch dann nicht, wenn rechnerisch Stunden fehlen. Das Konto hat zudem eine Dokumentationsfunktion, in die nicht nachträglich eingegriffen werden darf, indem einmal eingestellte Stunden gestrichen werden.

Krankheit, Urlaub und Feiertage

Wer arbeitsunfähig ist, hat Anspruch auf Entgeltfortzahlung nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz. Die ausgefallene Zeit gilt als erbracht und erzeugt kein Minus. Dasselbe gilt für den gesetzlichen Urlaub nach dem Bundesurlaubsgesetz und für gesetzliche Feiertage, für die das Entgeltfortzahlungsgesetz ebenfalls die Vergütung anordnet. Was mit Urlaubstagen geschieht, die bis zum Jahresende nicht genommen wurden, erläutert der Beitrag zum Resturlaub.

Ein Irrtum taucht dabei immer wieder auf, und er betrifft ausgerechnet die Gleitzeit. Für Krankheits- und Urlaubstage wird die vertraglich vereinbarte Tagesarbeitszeit gutgeschrieben. Weder null Stunden noch der Durchschnitt einer besonders arbeitsintensiven Woche sind der richtige Maßstab. Wer hier null Stunden einstellt, erzeugt ein Minus, das jeder Prüfung standhalten müsste und es nicht tut.

Mitbestimmung, Obergrenzen und die Sonderregel beim Mindestlohn

Wird das Arbeitszeitkonto über eine Betriebsvereinbarung geführt, unterliegen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit sowie die Verteilung der Arbeitszeit auf die Wochentage der Mitbestimmung des Betriebsrats nach § 87 Absatz 1 Nummer 2 BetrVG. Die Ausgestaltung des Kontos ist damit keine Frage, die sich einseitig festlegen lässt.

Eine gesetzliche Obergrenze für Minusstunden gibt es im Grundsatz nicht. Die Grenze ergibt sich aus der jeweiligen Vereinbarung, und genau deshalb gehört sie hinein: eine Obergrenze für das Minus und eine Frist, innerhalb derer es abgebaut wird.

Eine Ausnahme ist zu beachten. Für Beschäftigte, die nach dem Mindestlohngesetz vergütet werden, begrenzt § 2 Absatz 2 MiLoG das Arbeitszeitkonto ausdrücklich: Die auf das Konto eingestellten Arbeitsstunden dürfen monatlich 50 Prozent der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit nicht übersteigen, und sie sind spätestens innerhalb von zwölf Kalendermonaten nach ihrer monatlichen Erfassung durch bezahlte Freizeit oder Zahlung auszugleichen. Endet das Arbeitsverhältnis, ist spätestens im Folgemonat auszugleichen.

Kündigung und Endabrechnung

Am Ende des Arbeitsverhältnisses wird aus einer Kontoführungsfrage eine Geldfrage, und hier entstehen die meisten Auseinandersetzungen. Ein Abzug des Minus vom letzten Entgelt setzt zweierlei voraus: eine ausdrückliche vertragliche Grundlage für die Verrechnung und Minusstunden, die nach den oben genannten Voraussetzungen überhaupt wirksam entstanden sind. Fehlt eine der beiden Bedingungen, bleibt die Abrechnung unverändert.

Zwei weitere Punkte werden in der Praxis häufig übersehen. Auch bei berechtigter Verrechnung sind die Pfändungsfreigrenzen einzuhalten, ein vollständiger Einbehalt des letzten Entgelts ist deshalb selten möglich. Und eine Freistellung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses erzeugt kein Minus, weil das Unternehmen damit auf die Arbeitsleistung verzichtet.

Drei Fehler, die in der Endabrechnung teuer werden

Der erste Fehler ist das Minus ohne Grundlage. Das Konto wird über Jahre geführt, niemand hat je eine Klausel dazu vereinbart, und beim Austritt soll der Saldo plötzlich Geld wert sein. Ohne Vereinbarung trägt das Unternehmen den Ausfall.

Der zweite Fehler ist die fehlende Ursachenzuordnung. Steht auf dem Konto nur eine Zahl, aber nirgends, warum sie entstanden ist, lässt sich im Streitfall nicht belegen, dass die Stunden im Verantwortungsbereich der Beschäftigten lagen. Die Darlegung fällt dann auf das Unternehmen zurück.

Der dritte Fehler ist der Saldo, der über Jahre wächst, weil niemand ihn anspricht. Ein Minus, das seit achtzehn Monaten besteht, wirft zusätzlich die Frage auf, warum das Unternehmen die Arbeitsleistung so lange nicht abgerufen hat. Je länger ein Saldo unbesprochen bleibt, desto schwerer lässt er sich am Ende noch durchsetzen.

Was Personalverantwortliche konkret tun sollten

Die Zulässigkeit eines Minus hängt an seiner Ursache. Diese Ursache lässt sich Monate später kaum noch rekonstruieren, und genau daran scheitern Endabrechnungen. Vier Punkte beugen dem vor:

• Die Regeln schriftlich fassen, bevor das erste Minus entsteht, statt erst im Streitfall nach einer Grundlage zu suchen.
• Eine Obergrenze und eine Abbaufrist festlegen, bei Mindestlohnbeschäftigten entlang der Vorgaben des MiLoG.
• Die Ursache jeder Fehlstunde festhalten, denn an ihr hängt die Zulässigkeit. Zur Dokumentationspflicht insgesamt hilft der Beitrag dazu, dass die Zeiterfassung Pflicht wird.
• Den Saldo monatlich mit den Betroffenen durchgehen, statt ihn bis zur Kündigung anwachsen zu lassen.

Der Saldo und sein Verlauf sind dabei kein Selbstzweck. Sie sorgen dafür, dass bei der Endabrechnung nicht Aussage gegen Aussage steht, sondern eine nachvollziehbare Historie vorliegt, die beide Seiten einsehen können.

Mehr dazu, wie die Arbeitszeiterfassung von TrackingTime Arbeitszeiten mit vollständiger Historie pro Person festhält.

Vertrauensarbeitszeit und mobiles Arbeiten

Bei Vertrauensarbeitszeit steuern die Beschäftigten die Lage ihrer Arbeitszeit vollständig selbst, und das Unternehmen verzichtet darauf, die Verteilung vorzugeben. Wo kein Zeitkonto geführt wird, gibt es auch keinen Saldo, der belastet werden könnte: Minusstunden setzen ein Konto voraus, nicht nur eine Differenz. Das entbindet allerdings nicht von der Pflicht, die geleistete Arbeitszeit zu erfassen.

Beim mobilen Arbeiten ändert sich an der rechtlichen Bewertung nichts. Entscheidend bleibt die Frage nach der Ursache. Fällt die Arbeit aus, weil ein betriebliches System nicht erreichbar ist, liegt das im Verantwortungsbereich des Unternehmens, unabhängig davon, von welchem Ort aus gearbeitet werden sollte. Der Arbeitsort verschiebt die Risikoverteilung nicht.

Wenn das Minus zu Unrecht auf dem Konto steht

Auch Beschäftigte lesen ihren Saldo, und nicht jeder Eintrag hält einer Prüfung stand. Drei Fragen klären den Fall meist bereits:

• Gibt es überhaupt eine schriftliche Grundlage für das Arbeitszeitkonto, also eine Regelung im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder in einem Tarifvertrag?
• Stammen die Fehlstunden aus einer Zeit, in der Arbeit angeboten wurde, oder fielen sie aus, weil keine Arbeit zugewiesen war?
• Betrifft das Minus Tage mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, gesetzlichem Urlaub oder einem Feiertag?

Lautet die Antwort auf die erste Frage nein, oder auf eine der beiden anderen Fragen ja, spricht viel dafür, dass der Eintrag zu korrigieren ist. Der übliche Weg führt über die Personalabteilung und, wo vorhanden, den Betriebsrat, der bei der Ausgestaltung des Kontos ohnehin mitbestimmt. Für Unternehmen ist das kein Risiko, sondern eine Gelegenheit: Ein Saldo, der schon im laufenden Betrieb geprüft wird, ist am Ende des Arbeitsverhältnisses belastbar.

Wie ein bestehendes Minus abgebaut wird

Ist ein Minus wirksam entstanden, folgt daraus zunächst nur eine Nachleistungspflicht, kein Zahlungsanspruch. Der Ausgleich erfolgt im Regelfall durch Arbeit: Die Beschäftigten holen die Stunden innerhalb des vereinbarten Zeitraums nach. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass das Unternehmen die Gelegenheit dazu auch tatsächlich einräumt. Wer ein Minus führt, aber keine Arbeit zuweist, in der es abgebaut werden könnte, verschiebt die Ursache zurück in den eigenen Verantwortungsbereich.

Deshalb gehört in jede Vereinbarung neben der Obergrenze eine Abbaufrist, und in die monatliche Praxis ein kurzer Abgleich: Wie hoch ist der Saldo, woher stammt er, bis wann soll er ausgeglichen sein. Diese drei Angaben zusammen genügen in aller Regel, um ein Konto auch nach Jahren noch nachvollziehbar zu halten.

Angenommen, ein Planungsbüro mit acht Beschäftigten erfasst die Arbeitszeit in TrackingTime. Dann liegen für jede Person Beginn, Pausen und Ende jedes Arbeitstages mit vollständiger Historie vor, in Tages-, Wochen- und Monatsansichten. Beim monatlichen Abgleich legt die Personalverantwortliche diese Zeiten neben die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit und erkennt, ob ein Minus aus dem Frühjahr tatsächlich kleiner wird oder ob die zugewiesene Arbeit für den Abbau gar nicht ausreicht.

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Übersicht: Welche Ursache erzeugt ein Minus