Zeiterfassung für Agenturen
TrackingTime hilft Marketing-, Kreativ- und Digitalagenturen, abrechenbare Stunden mit Projektrentabilität, Retainer-Kontrolle und Kundentransparenz zu verbinden, ohne die Arbeitsweise des Teams zu ändern.
DAS PROBLEM
Ein 15.000-€-Projekt wirkt auf dem Papier profitabel, bis das Team 180 Stunden für einen Umfang von 120 Stunden aufwendet und es bis zur Lieferung niemand merkt.
Den meisten Agenturen fehlen nicht die Zeitdaten, sondern die rechtzeitige Sicht darauf. Stunden liegen verstreut in Tabellen, PM-Tools und getrennten Berichten. Bis jemand die Zahlen abgleicht, ist das Projekt längst über dem Budget.
Projektstatus, erfasste Stunden und Retainer-Verbrauch liegen in getrennten Systemen. Ohne operative Gesamtsicht erkennen Agenturen Scope Creep, Auslastungsprobleme oder Rentabilitätsrisiken zu spät, um noch zu handeln.
Profitable Agenturen erfassen nicht einfach mehr Stunden.
Sie verbinden Zeiterfassung in Echtzeit mit Projekten, Kunden und Retainern und machen Überschreitungen sichtbar, bevor die Marge schwindet.
WAS AGENTUREN ERFASSEN MÜSSEN
Nicht alle Zeitdaten sind gleich wertvoll. Agenturen, die ihre Margen schützen, erfassen operativen Kontext, nicht nur geleistete Stunden.
Meetings, Verwaltung, Akquise und Korrekturschleifen binden Kapazität. Wer abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit trennt, sieht die wahre Auslastung und erkennt Rentabilitätslecks.
Gesamtstunden allein erklären die Marge nicht. Agenturen brauchen Einblick, welche Kunden, Projekte und Leistungen Gewinn bringen und welche still Ressourcen verbrauchen.
Retainer werden riskant, wenn die Nutzung erst zum Monatsende geprüft wird. Echtzeit-Erfassung zeigt, ob die Lieferung im Plan liegt, bevor die Stunden den Umfang überschreiten.
Der wertvollste operative Einblick entsteht aus dem Vergleich von angebotenen Stunden und tatsächlicher Umsetzung. Mit der Zeit verbessert das Preisgenauigkeit, Scoping und Prognosen.
Eine gesunde Agenturauslastung liegt typischerweise bei 65–80 % abrechenbarer Kapazität. Die Auslastung nach Rolle, Person und Woche zu verfolgen, beugt sowohl ungenutzter Kapazität als auch Überlastung vor.
Liegen Stundenzettel, Projektstatus und Budgets in getrennten Tools, werden Entscheidungen langsamer. Eine einheitliche operative Sicht macht die Agenturleistung in Echtzeit messbar.
RETAINER-TRACKING
Den monatlichen oder wöchentlichen Retainer jedes Kunden in Stunden oder Währung definieren. TrackingTime erfasst den Verbrauch automatisch, sobald das Team Zeit bucht.
Benachrichtigt werden, bevor der Umfang ausgeht. Warnstufen je Projekt lassen PMs Zeit zu handeln, statt Überschreitungen erst im Nachhinein zu melden.
Eine Live-Ansicht der Retainer-Nutzung mit Kunden teilen. Keine Exporte, keine Tabellen: Sie sehen, was verbraucht wurde und was bleibt.
Keine Änderung des Workflows nötig. Kunden, Projekte, Aufgaben, Schätzungen und Retainer einmal einrichten, dann erfasst das Team Zeit aus den Tools, die es ohnehin nutzt.
Die Kunden- und Projektstruktur in TrackingTime anlegen, dann Aufgaben, Schätzungen und Teamzuweisungen ergänzen. Jede erfasste Stunde folgt derselben Hierarchie: Kunde, Projekt oder Aufgabe, sodass Zeitdaten automatisch richtig zugeordnet werden.
Aufgaben aus Asana, ClickUp, Jira, Monday und weiteren Projektmanagement-Tools synchronisieren, die das Team bereits nutzt. Zeit lässt sich direkt an bestehenden Aufgaben erfassen, ohne Systemwechsel und ohne die Arbeitsorganisation zu ändern.
Jede Rolle erhält die Erfassungsmethode, die zu ihrem Workflow passt: Kalendereinträge, Browser-Erweiterung, Mobile App, Web-Stundenzettel oder AutoTrack-Vorschläge. So fehlen weniger Stunden, und die Zeiterfassung lässt sich in der ganzen Agentur leichter etablieren.
Mit Pace-Berichten, Retainer-Tracking und geteilten Kundenberichten den Verbrauch überwachen, bevor Projekte den Umfang sprengen. Führungskräfte können Auslastung anpassen, Umfangsgespräche früh anstoßen und Kunden ohne manuelle Exporte oder Freitags-Reporting-Rituale auf Kurs halten.
Gemacht für Agenturen, die operative Transparenz über Projekte, Retainer, abrechenbare Stunden und Kundenberichte brauchen.
VORHER UND NACHHER
So gelangen Agenturen vom Chaos am Wochenende und Tabellenabgleich zu strukturierter Zeiterfassung, Live-Sicht auf Retainer und vorausschauender Kundenbetreuung.
für wen es ist
Die am schnellsten wachsenden Agenturen und Beratungen kennen ihre Unit Economics genau. Mit Zeiterfassung prüfen sie, ob das Wachstum profitabel ist und nicht nur ausgelastet.
Social Proof
Die hohen Bewertungen unserer Nutzer bestätigen, dass wir für Teams gebaut sind.
![G2 High Performer Fall 2026 [Task Management, Time & Attendance, Time Tracking, Project Management, Project, Portfolio & Program Management]](https://de.trackingtime.co/wp-content/uploads/2026/09/ProjectPortfolioProgramManagement_HighPerformer_HighPerformer-1-3.png?x33905)
![G2 Regional Leader EMEA Fall 2026 [Time Tracking]](https://de.trackingtime.co/wp-content/uploads/2026/09/TimeTracking_Leader_EMEA_Leader-1-1.png?x33905){kind=tracking}
![G2 High Performer EMEA Fall 2026 [Time & Attendance]](https://de.trackingtime.co/wp-content/uploads/2026/09/TimeAttendance_HighPerformer_EMEA_HighPerformer-1-1.png?x33905)
![G2 High Performer Mid-Market Fall 2026 [Time & Attendance]](https://de.trackingtime.co/wp-content/uploads/2026/09/TimeAttendance_HighPerformer_Mid-Market_HighPerformer-1-1.png?x33905)
![G2 High Performer Small-Business Fall 2026 [Time & Attendance, Time Tracking]](https://de.trackingtime.co/wp-content/uploads/2026/09/TimeAttendance_HighPerformer_Small-Business_HighPerformer-1-1.png?x33905)
OPENSTAX
MOMA
PLAYPASS
SSL
SMARTSHEET
MCI
FAQ
Akzeptanz, Integrationen, Berichte, Abrechnung und Retainer.
Der größte Fehler bei der Einführung in Agenturen ist, vom Team etwas zu verlangen, das vom eigenen Workflow losgelöst ist. TrackingTime lässt sich direkt in Tools wie Asana, ClickUp und Jira einbinden, sodass der Timer dort sitzt, wo die Arbeit ohnehin stattfindet. AutoTrack schlägt Einträge automatisch vor, und Erinnerungen helfen dem Team, konsequent zu bleiben, ohne manuelles Nachhaken. Akzeptanz entsteht durch Bequemlichkeit, nicht durch Zwang.
Nein. TrackingTime zeichnet keine Screenshots, Tastenanschläge, GPS-Standorte oder dauerhafte Bildschirmaktivität auf. Mitarbeitende erfassen ihre Zeit freiwillig selbst, während Führungskräfte Einblick in Projektstunden und Arbeitsverteilung erhalten, nicht in die Art, wie Menschen arbeiten. Diese Unterscheidung ist wichtig für eine gesunde Agenturkultur.
Nein. TrackingTime verbindet sich mit den vorhandenen Projektmanagement-Tools, darunter ClickUp, Asana, Monday, Jira und weitere. Aufgaben werden automatisch synchronisiert, und Teams erfassen Zeit direkt in den Tools, die sie ohnehin nutzen. TrackingTime ergänzt den bestehenden Workflow um operative Transparenz, Abrechnung, Retainer, Finanzberichte und Kundenberichte.
Ja. Mit geteilten Berichten sehen Kunden über einen sicheren Berichtslink live ihre erfassten Stunden nach Projekt und Aufgabe, ganz ohne Konto. Es lässt sich genau steuern, was Kunden sehen, ohne interne Workspaces, Abrechnungsdaten oder fremde Projekte offenzulegen.
TrackingTime unterstützt Festpreis-, Retainer- und Stundenabrechnung gleichzeitig für verschiedene Kunden und Projekte. Bei Festpreisprojekten werden erfasste Stunden mit dem geschätzten Budget verglichen, um die Rentabilität in Echtzeit zu überwachen, während bei Stundenprojekten abrechenbare Zeit für die Rechnung aufläuft. Retainer erfassen den Stundenverbrauch im definierten Abrechnungszeitraum, inklusive konfigurierbarer Warnungen und Echtzeit-Einblick in die Nutzung. Übertragsregeln für ungenutzte Retainer-Stunden bleiben flexibel und hängen von der Vereinbarung zwischen Agentur und Kunde ab, sodass Teams belastbare operative Daten für Verlängerungen, Überschreitungen und Umfangsgespräche haben.
Ja. Agenturen können mehrere Retainer für verschiedene Kunden, Projekte und Abrechnungszeiträume gleichzeitig verwalten. Jeder Retainer kann ein eigenes Budget, eigene Verbrauchsgrenzen, Warnungen und Berichtssichtbarkeit haben, sodass sich die Rentabilität im gesamten Kundenportfolio leichter überwachen lässt.
Ja. TrackingTime unterstützt Retainer-Überwachung in Echtzeit mit konfigurierbaren Warnungen bei verschiedenen Verbrauchsschwellen. So erkennen Agenturen Umfangsrisiken früh und handeln, bevor Retainer ihre geplanten Grenzen überschreiten.
Zeiterfassung für Agenturen
Keine manuellen Berichte. Keine Retainer-Überraschungen.
Keine Kunden, die fragen, wo ihre Stunden geblieben sind.
