Zeiterfassung für Dienstleister
TrackingTime hilft Kanzleien, Architekturbüros und Steuerberatungen, Zeitnachweise aufzubauen, die gegenüber Mandanten, Partnern und Rechnungsprüfungen bestehen, ohne denen zusätzliche Arbeit zu machen, die sie erfassen müssen.
DAS PROBLEM
Eine Fachkraft arbeitet am Dienstag neun Stunden. Der Stundenzettel zeigt am Freitag sieben. Diese Lücke pro Person, über die Kanzlei und über den Monat, ist bereits verdienter Umsatz, der nie abgerechnet wurde.
Zeit, die am Wochenende aus dem Gedächtnis gebucht wird, ist unvollständig. Je weiter der Eintrag von der Arbeit entfernt entsteht, desto mehr Details gehen verloren. Stunden bleiben unerfasst, weil die Erfassung zu spät stattfindet.
Ein Zeiteintrag ohne Mandat, Beschreibung oder Tätigkeitsart übersteht keine Rechnungsprüfung. Mandanten prüfen Rechnungen Zeile für Zeile und lehnen Einträge ab, die sie nicht einordnen können. Nachweise müssen konkret genug sein, um die Abrechnung zu verteidigen.
Freigaben per Tabelle hinterlassen keinen Prüfpfad, keinen gesperrten Datensatz und keinen sauberen Export. Jeder Abrechnungszyklus beginnt mit einem Abgleich. Die Rechnung zeigt, was jemand am Monatsende zusammengestellt hat, nicht, was freigegeben wurde.
Was Dienstleister erfassen müssen
Stunden zu buchen ist der Anfang. Abrechenbar werden sie durch Zuordnung, Kontext und einen Nachweis, der einer Rechnungsprüfung standhält.
Jede Stunde braucht ein Zuhause: den richtigen Mandanten, das richtige Mandat oder den richtigen Auftrag. Die Zuordnung auf Mandatsebene im Moment der Erfassung macht Abrechnung zum Export statt zur Abgleichsübung.
Ein Senior Partner und ein junger Associate arbeiten am selben Mandat zu verschiedenen Sätzen. Wer die Arbeit geleistet hat, und nicht nur, dass sie geleistet wurde, zu erfassen, macht die Satzanwendung korrekt und automatisch.
Eine gebuchte Stunde ohne Beschreibung, Tätigkeitsart oder Mandatsbezug ist für die Abrechnung unvollständig. Der Kontext, der einen Eintrag belastbar macht, muss im Moment der Erfassung entstehen und nicht nachträglich rekonstruiert werden.
Bei Festpreismandaten lautet die Margenfrage: gebuchte Stunden gegen das Phasenbudget. Die Erfassung pro Phase macht aus einem Festpreis eine messbare Zusage, mit Frühwarnung, wenn der Verbrauch dem Plan vorauseilt.
Interne Meetings, Akquise und Kanzleiverwaltung binden Kapazität, die nie auf einer Rechnung landet. Die Trennung von abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit zeigt, wohin die Stunden der Kanzlei jenseits der Mandantenarbeit tatsächlich fließen.
Stunden, die vorhanden, aber nicht geprüft und freigegeben sind, können einen Abrechnungszyklus nicht sauber abschließen. Zu wissen, welche Einträge offen, eingereicht oder freigegeben sind (nach Person und Zeitraum), macht die Abrechnung planbar und prüfbar.
Zeitnachweise
Pflichtfelder lassen sich auf Projektebene festlegen. Jeder Eintrag des Teams enthält Mandat, Leistungsart und Satz, ausgefüllt, wenn die Arbeit passiert, und nicht Tage später rekonstruiert.
Partner und Führungskräfte geben Einträge frei, bevor die Abrechnung beginnt. Nach der Freigabe sind die Nachweise gesperrt. Keine Änderungen, keine nachträglichen Korrekturen.
Jeder Eintrag hat einen vollständigen Prüfpfad: wer ihn wann gebucht und wer ihn freigegeben hat. Bestreitet ein Mandant eine Position, hat die Kanzlei einen zeitgestempelten, unveränderten Nachweis zur Hand.
Keine Prozessänderungen nötig. Mandanten- und Mandatsstruktur einmal anlegen, Pflichtfelder und Stundensätze festlegen, und das Team bucht Zeit in den Tools, die es ohnehin nutzt.
Die Hierarchie aus Mandanten und Mandaten in TrackingTime anlegen, dann Leistungsarten oder Phasen, Zeitschätzungen und Teamzuweisungen ergänzen. Jede erfasste Stunde wird automatisch dem richtigen Mandanten und Mandat zugeordnet, sodass die Zeitdaten vom ersten Eintrag an abrechnungsfertig sind.
Festlegen, welche Felder jeder Zeiteintrag enthalten muss, bevor er gespeichert werden kann: Mandant, Mandat, Beschreibung oder Tätigkeitsart. Stundensätze nach Nutzer, Projekt oder Aufgabe hinterlegen. Richtlinien und Sätze gelten automatisch für jeden Eintrag, sobald das Team mit der Erfassung beginnt.
Jede Rolle erhält die Eingabemethode, die zu ihrer Arbeitsweise passt: Web-App, Mobile App, Browser-Erweiterung oder AutoTrack-Vorschläge. Zeit wird nah an der Arbeit gebucht, mit Pflichtfeldern im Moment der Erfassung und nicht nachträglich rekonstruiert.
Partner prüfen eingereichte Einträge nach Person und Zeitraum, geben gesammelt frei oder lehnen ab und kommentieren alles, was korrigiert werden muss. Freigegebene Einträge sind gesperrt und werden als strukturierter, abrechnungsfertiger Datensatz exportiert, ohne manuellen Abgleich für die Abrechnungskoordination.
Gemacht für Kanzleien, Architekturbüros, Steuerberatungen und andere Dienstleistungsunternehmen, die abrechnungsfähige Zeitnachweise für jedes Mandat, jede Phase und jeden Auftrag brauchen. Funktioniert auch für Einzelkämpfer.
VORHER UND NACHHER
So gelangen Kanzleien, Architekturbüros und Steuerberatungen von unvollständigen, nachträglichen Zeitprotokollen zu strukturierten Nachweisen, die bereits zugeordnet, freigegeben und rechnungsfertig in der Abrechnung ankommen.
für wen es ist
Die am schnellsten wachsenden Agenturen und Beratungen kennen ihre Unit Economics genau. Mit Zeiterfassung prüfen sie, ob das Wachstum profitabel ist und nicht nur ausgelastet.
Social Proof
Die hohen Bewertungen unserer Nutzer bestätigen, dass wir für Teams gebaut sind.
![G2 High Performer Fall 2026 [Task Management, Time & Attendance, Time Tracking, Project Management, Project, Portfolio & Program Management]](https://de.trackingtime.co/wp-content/uploads/2026/09/ProjectPortfolioProgramManagement_HighPerformer_HighPerformer-1-3.png?x33905)
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FAQ
Stundensätze, Zeitnachweise, Freigaben, Mandantenberichte und Einrichtung.
Ja. TrackingTime wendet Sätze auf drei Ebenen an: je Nutzer (Standardsatz der Person), je Projekt (mandats- oder auftragsspezifischer Satz) und je Aufgabe (Satz der Leistungsart). Die spezifischste Ebene hat automatisch Vorrang. Ein Senior Partner in einem allgemeinen Mandat erhält seinen Nutzersatz; arbeitet er an einer Aufgabe mit anderem Satz, wendet TrackingTime diesen Satz auf diese Einträge an.
Ja. Ändert sich ein Satz, belässt TrackingTime alle früheren Einträge beim Satz, der bei der Arbeit galt. Eine Satzänderung im Oktober betrifft die Einträge vom September nicht. Der Abrechnungsnachweis zeigt, was zum Zeitpunkt der Arbeit vereinbart war, nicht den aktuellen Satz.
Ja. Jedes Projekt in TrackingTime hat seine eigene Abrechnungsart. Festpreisprojekte erfassen Stunden gegen ein geschätztes Budget und zeigen Ist-Kosten vs. Budget in Echtzeit. Stundenprojekte sammeln abrechenbare Einträge für die Rechnung. Beide Abrechnungsarten laufen gleichzeitig bei verschiedenen Mandanten.
Ja. Mit der Richtlinien-Engine von TrackingTime legen Kanzleien fest, welche Felder vor dem Speichern erforderlich sind: Mandant, Mandat, Beschreibung, Tätigkeitsart oder jede benötigte Kombination. Fehlt ein Pflichtfeld, verhindert TrackingTime das Speichern. Die Struktur wird im Moment der Erfassung durchgesetzt und nicht nachträglich korrigiert.
Nein. Sobald ein Partner einen Eintrag in TrackingTime freigibt, ist er gesperrt. Nachträgliche Änderungen sind nicht möglich. Ist eine Korrektur nötig, durchläuft der Eintrag den Prüfzyklus erneut, mit einem Kommentar zur Änderung. Der Prüfpfad bleibt durchgehend erhalten.
Ja. Mit dem Freigabe-Workflow von TrackingTime sehen Partner alle Einträge nach Person und Zeitraum, geben gesammelt frei oder lehnen ab und kommentieren alles, was korrigiert werden muss. Abgelehnte Einträge gehen zur erneuten Einreichung an die erfassende Person zurück. Der gesamte Zyklus wird mit Zeitstempeln protokolliert.
Ja. Jede Aktion im Freigabe-Workflow von TrackingTime wird mit Zeitstempel und Person festgehalten: wer eingereicht, wer freigegeben oder abgelehnt hat, wann, und alle Kommentare während der Prüfung. Dieser Nachweis ist dauerhaft und verfügbar, falls eine Abrechnungsentscheidung je infrage gestellt wird.
Ja. Mit den geteilten Berichten von TrackingTime erhalten Mandanten einen Link zu einer Live-Ansicht ihrer Stunden nach Mandat, Phase oder Leistungsart für den Abrechnungszeitraum. Ein Konto ist nicht nötig. Mandanten sehen nur, was die Kanzlei freigibt, ohne Zugriff auf interne Sätze, andere Mandate oder andere Mandanten.
Ja. Geteilte Berichte in TrackingTime aktualisieren sich in Echtzeit, während das Team Zeit bucht und freigibt. Der Mandant öffnet den Link und sieht aktuelle Daten, ohne manuellen Export oder E-Mail der Kanzlei.
Nein. TrackingTime funktioniert direkt als Projekt- und Mandatsverwaltung der Kanzlei. Mandanten, Mandate, Phasen und Leistungsarten werden in TrackingTime angelegt, die Hierarchie aus Mandant, Mandat und Aufgabe ist integriert. Nutzt die Kanzlei bereits ein PM-Tool, kann TrackingTime stattdessen damit integriert werden.
Nein. TrackingTime erfasst keine Screenshots, Tastenanschläge oder Bildschirmaktivität. Es gibt keine Standortverfolgung. Die Menschen erfassen ihre eigene Zeit, und Partner und Führungskräfte sehen, was gebucht und freigegeben wurde. Diese Unterscheidung ist wichtig für Dienstleistungsunternehmen, in denen Vertrauen und Eigenverantwortung zur Arbeitskultur gehören.
Zeiterfassung für Dienstleister
Keine rekonstruierten Einträge. Keine Freigabelücken.
Keine Abrechnungsstreitigkeiten bei der Rechnung.
