Fallstudie: Eine Marketingagentur verdoppelt ihre Produktivität mit TrackingTime
Haben Sie Schwierigkeiten, Fristen einzuhalten, mehrere Kunden zu betreuen und Ihr Team auf Kurs zu halten? Sie sind nicht allein. In dieser praxisnahen Fallstudie über eine dynamische Marketingagentur erfahren Sie, wie eine wachsende Agentur ihre Produktivität verdoppelt hat, indem sie auf ein intelligenteres Zeiterfassungssystem umstieg.
Erfahren Sie, wie TrackingTime ihnen geholfen hat, Transparenz zu gewinnen, Abläufe zu optimieren und effizient zu skalieren – Erkenntnisse, die jeder KMU-Manager oder Agenturinhaber anwenden kann.
Eine Marketingagentur verdoppelt die Produktivität
Über die Agentur: schnelles Wachstum, hoher Druck, enge Fristen
Diese digitale Marketingagentur operiert in einem hochkompetitiven Umfeld, in dem jede Stunde zählt. Mit Sitz in Toronto, Kanada, betreut die Agentur Kunden in ganz Nordamerika und bietet SEO-, Content-Marketing- und Paid-Media-Services an. Mit einem kleinen, agilen Team von 12 Personen bearbeiten sie mehrere Kundenprojekte gleichzeitig – jedes mit engen Zeitvorgaben und Leistungs-KPIs.
Als die Nachfrage nach ihren Dienstleistungen stieg, stand die Agentur vor wachsenden Herausforderungen in Bezug auf Teamkoordination, Zeitmanagement und Kundenberichte. Die Führung brauchte eine skalierbare Lösung, um Zeit zu erfassen, Leistung zu messen und Qualität zu gewährleisten, ohne das Team zu überlasten.
Die Herausforderung: Getrennte Tools und fehlende Transparenz
Vor TrackingTime verließ sich die Agentur auf Tabellenkalkulationen und E-Mail-Updates, um Arbeitslasten zu verwalten. Das führte zu einem fragmentierten System ohne Echtzeiteinblicke darüber, wer was tat oder wie lange es dauerte. Projekttermine verschoben sich. Übererfüllung wurde zur Norm. Und interne Meetings wurden eher zum Raten als zur strategischen Planung genutzt.
Am wichtigsten: Nach den Standards von Marketingagenturen fehlte ihnen die Transparenz zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden. Infolgedessen gingen Einnahmen verloren und Projektkosten wurden unterschätzt, was direkt die Rentabilität und die Team-Moral beeinträchtigte.
„Agenturen verlieren bis zu 30 % ihrer Einnahmen aufgrund nicht erfasster abrechenbarer Stunden.“ – Harvard Business Review
Die Lösung: Einführung von TrackingTime im gesamten Team
Auf der Suche nach einer zuverlässigen, benutzerfreundlichen Zeiterfassungslösung entschied sich die Agentur für TrackingTime. Sie wählten die Plattform wegen ihres intuitiven Designs, der nahtlosen Integrationen mit Asana und Slack sowie der anpassbaren Projekt-Dashboards, die perfekt zu ihrem kampagnenbasierten Workflow passten.
Die Einführung im gesamten Team war einfach. Jede Abteilung – Content, PPC, Design und Account Management – übernahm das Tool schnell. Im Umfeld von Marketingagenturen wurden der Echtzeit-Zeittracker, die Board-Ansicht und die automatisierten Berichtsfunktionen von TrackingTime zu zentralen Bestandteilen des Tagesgeschäfts.
Hervorhebung: Innerhalb weniger Wochen hatte die Agentur vollständige Transparenz über Aufgaben, Projektstunden und Kampagnenbudgets – ohne zusätzlichen manuellen Verwaltungsaufwand.
Wie TrackingTime in einer Marketingagentur eingesetzt wird
TrackingTime zu implementieren ist nicht nur einfach, sondern passt sich auch perfekt an die Arbeitsweise von Marketingagenturen an. Ob Ihr Team SEO-Kampagnen, Redaktionspläne, PPC-Konten oder Strategiegespräche mit Kunden verwaltet – dieses Framework hilft Ihnen, Zeit effizient zu erfassen und jede Stunde optimal zu nutzen.
- Erstellen Sie für jeden Kunden oder jede Kampagne ein Projekt
- Weisen Sie Aufgaben den Teammitgliedern zu und gruppieren Sie sie nach Lieferobjekt (z. B. Blogbeiträge, Werbemittel, Reports)
- Definieren Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Aufgaben, um Aktivitäten zu unterscheiden
- Motivieren Sie die Teammitglieder, die Gewohnheit des Zeittrackings zu etablieren
- Visualisieren Sie die Arbeitslasten mithilfe des Dashboards
- Erstellen Sie wöchentliche oder monatliche Zeitberichte pro Kunde oder Servicekategorie
- Vergleichen Sie erfasste Zeiten mit Projektbudgets, um künftige Vorgaben und Preise zu optimieren
Die Ergebnisse: Produktivität verdoppeln und Kontrolle gewinnen
Nach drei Monaten mit TrackingTime verzeichnete die Agentur eine Verdoppelung ihrer Produktivität. Die Mitglieder des Marketing-Teams erledigten mehr Aufgaben in weniger Zeit, dank der Klarheit und Struktur der Projekt-Dashboards. Echtzeit-Tracking eliminierte Unsicherheiten, und automatisierte Berichte sparten jede Woche Stunden administrativen Aufwands.
Die Kommunikation mit den Kunden verbesserte sich ebenfalls. Innerhalb der Agentur konnten präzise Berichte den Kunden genau zeigen, wie die Zeit genutzt wurde – was Transparenz und Vertrauen stärkte. Intern nutzten die Manager die Erkenntnisse aus TrackingTime, um Ressourcen effektiver zuzuweisen und Burnout vorzubeugen.
In den Büros in Toronto, Vancouver und bei den entfernten Teammitgliedern in Lateinamerika vereinheitlichte die Agentur ihre Abläufe und skalierte ohne Stress.
Wichtige Erkenntnisse für KMU-Inhaber und -Manager
Diese Fallstudie verdeutlicht eine einfache Wahrheit: Wer seine Zeit kontrolliert, kontrolliert seine Ergebnisse. Für KMUs und Agenturen, die mehrere Bausteine verwalten, kann die richtige Zeiterfassungsstrategie die Effizienz erheblich steigern und die Margen verbessern.
- Überprüfen Sie Ihre aktuellen Zeiterfassungsmethoden – verlassen Sie sich nicht auf Erinnerungen oder Tabellenkalkulationen
- Wählen Sie ein Tool, das sich in Ihren Workflow integriert (Projektmanagement, Messaging usw.)
- Nutzen Sie Dashboards, um Verantwortung und Transparenz im Team zu schaffen
- Analysieren Sie Zeitberichte, um Preise, Personalbesetzung und Kundenbeziehungen zu optimieren
- Beginnen Sie klein und skalieren Sie die Einführung im gesamten Unternehmen
Bereit, die Produktivität Ihres Teams zu steigern?
Wenn Sie nach einer bewährten Möglichkeit suchen, die Leistung Ihres Teams zu steigern, beginnen Sie mit TrackingTime. Dieses Praxisbeispiel einer Marketingagentur zeigt, wie selbst ein kleines Team mit dem richtigen System enorme Ergebnisse erzielen kann. TrackingTime bietet alle Werkzeuge, die Ihr Unternehmen benötigt, um Ihre wertvollste Ressource – Zeit – zu erfassen, zu analysieren und zu optimieren.
- Personalisierte Dashboards für Projekte und Kunden
- Präzises Echtzeit-Zeittracking
- Teamweite Transparenz und Verantwortung
- Automatisierte Kundenberichte
- Integrationen mit Ihren Lieblings-Tools
