Lösungen für die teamübergreifende Zusammenarbeit

Projektmanagement ist nicht gleich Projektmanagement. Eine Software zu finden, mit der jedes Team im Unternehmen gerne und effizient arbeitet, ist nicht immer einfach. Im Folgenden erläutern wir, welche Grundvoraussetzungen PM-Lösungen erfüllen sollten, damit sie teamübergreifend eingesetzt werden können – und stellen wichtige Produkte und Anbieter vor.

Projektmanagement-Tools

Die Zeiten als nur Softwareentwickler, digitale Agenturen oder die IT-Abteilung Projektmanagement-Software nutzten sind längst vorbei. Nach dem Release von Basecamp im Jahr 1999 als erste schlanke Alternative zum damaligen Platzhirsch Microsoft Project, sind unzählige leichtgewichtige PM-Tools auf den Markt gekommen. Die Angebotspalette ist extrem vielfältig geworden. Egal ob Marketing, Kundenservice, Buchhaltung oder Vertrieb: Jedes Team im Unternehmen, das seine Zusammenarbeit verbessern und ihre Prozesse beschleunigen möchte, findet auf dem heutigen CloudMarkt eine passende Lösung, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Mit Productboard zum Beispiel bietet sich ein modernes PM-Tool an, das speziell für Produktmanagement-Teams konzipiert ist. Zube aus San Francisco bringt die Produkt-, und Entwickler-Teams näher zusammen. Conceptboard spricht mit seinem cloudbasierten Collaboration- und PM-Dienst direkt Designer-Teams an. Apollo, entwickelt in Italien, bringt CRM und Projektmanagement unter einen Hut und wendet sich vor allem an die Vertriebsabteilung. Gleichzeitig haben schlanke Task-Management-Apps wie Wunderlist, Todoist, Asana und Trello längst ihren Weg in die Unternehmen gefunden. Mit nützlichen Features, tollen Benutzeroberflächen, die die Usability einer Consumer-App versprechen, und einer aggressiven Freemium-Strategie, machten diese und zahlreiche ähnliche SaaS-Dienste das Thema Projektmanagement für Teams jenseits der ITAbteilung attraktiv.

Projektmanagement skalieren

Doch das Thema Projektmanagement kann in einigen Fällen so umfassend sein, dass alle Geschäftsbereiche davon berührt werden. Man denke zum Beispiel an den Launch eines neuen Produkts. Von Entwicklung und Design, über Marketing und Vertrieb bis hin zum Kundenservice und -Support: In so einem Projekt sind unterschiedliche Teams beteiligt, die reibungslos und eng miteinander zusammenarbeiten sollten. Wenn die Entwickler aber Jira nutzen, das Marketing-Team lieber mit Basecamp oder Wrike arbeitet und die Support-Mitarbeiter wiederum eine andere Lösung einsetzen, um ihre Tickets und Issues zu verwalten, dann kann das schnell zu Problemen führen.

Anstatt verschiedene Insellösungen für die einzelnen Fachabteilungen einzusetzen und diese selbst irgendwie miteinander zu integrieren greifen viele Unternehmen deshalb lieber auf eine ganzheitliche Lösung zurück, die als zentrale Projektdrehscheibe für alle beteiligten Teams dient. Von teamübergreifenden Anwendungen versprechen sich Anwender nicht nur Einheitlichkeit, Konsistenz und höchste Standards bei der Benutzung – für sämtliche Mitarbeiter, egal in welcher Fachabteilung sie arbeiten –, sondern auch die Abbildung komplexerer Geschäftsprozesse über Abteilungsgrenzen hinweg.

Professionelle Benutzerverwaltung

Wenn es um die Auswahl einer solchen Lösung geht, spielen zunächst nicht ganz so spannende Themen wie Benutzerverwaltung, Berechtigungen und Zugriffsrechte eine entscheidende Rolle, die oft unterschätzt wird. Einfache PM-Tools, die nur intern in einem Team zum Einsatz kommen, müssen nicht unbedingt verschiedene Benutzerrollen oder granulare User-Berechtigungen unterstützten. Da alle Projektmitglieder im selben Team arbeiten kann die Zugriffsverwaltung relativ einfach bleiben. Im Extremfall könnten sogar alle Anwender auf sämtliche Projekte, User, Aufgaben und Dateien, die im System hinerlegt sind, ohne weiteres zugreifen. Wenn das Team jedoch größer wird, oder die PM-Lösung von verschiedenen Abteilungen eingesetzt wird, dann kommt man um detaillierte Benutzereinstellungen einfach nicht herum. 

Dass man einzelnen Nutzern Zugriff zu bestimmten Projekten gewähren kann, reicht dann nicht mehr aus. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, ihre eigene Organisationsstruktur in der Software abbilden zu können. Das heißt verschiedene Teams, User-Gruppen oder Arbeitsbereiche (Workspaces) anlegen und deren Sichtbarkeit für bestimmte Mitarbeiter beziehungsweise Teams individuell anpassen können. Das ist nicht nur wichtig, um bestimmte Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen,  sondern macht die Software übersichtlicher und einfacher zu bedienen, da jeder Mitarbeiter nur auf Projekte und Ressourcen zugreift, die für ihn auch wirklich relevant sind.

Jira Core

Solche Features werden längst nicht nur von großen Enterprise-Project-ManagementSuites angeboten, die die komplexen Organisationsstrukturen größer Unternehmen mit hunderten oder gar tausenden von Mitarbeitern abbilden müssen. Auch ausgereifte PMPlattformen wie RedBooth, ActiveCollab, Wrike und allen voran Jira bieten inzwischen genügend Kontrollmechanismen, um Accounts mit hunderten von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen professionell managen zu können.

2002 in Sydney gegründet konnte sich die Firma Atlassian als einer der weltweit erfolgreichsten Collaboration- und Projektmanagement-Anbieter positionieren. Seinen Namen in der Branche hat das börsennotierte Unternehmen aus Down Under vor allem seinem Flaggschiffprodukt Jira zu verdanken. Jira hat sich als eine umfangreiche und gleichzeitig flexible Alternative für Software-Teams positioniert, die sowohl Scrum- als auch Kanban-Boards unterstützt und mit über 150 Features alle zentralen Aspekte des agilen Projektmanagements abdeckt.

Die Software, die sowohl in der Cloud als auch On-Premise genutzt werden kann, wurde jedoch mehr und mehr von nicht-technischen Teams eingesetzt. Vor diesem Hintergrund hat Atlassian Ende 2015 eine neue Version seiner erfolgreichen ProjektmanagementPlattform lanciert, von der jedes Business-Team im Unternehmen profitieren soll: Jira Core. Das Produkt soll zur zentralen Anlaufstelle für Teams in allen Bereichen des Unternehmens werden, egal ob im Personalwesen, Marketing, Finanzwesen oder in der Rechtsabteilung. Die Scrum-Boards, Agile Reporting-Funktionen und weitere Tools, die speziell für Software-Teams konzipiert sind, sucht man in Core vergeblich. Dafür bietet diese nützliche Funktionalitäten wie Business-Projektvorlagen und benutzerdefinierte Felder und Workflows, die Projektmanager flexibel nach ihren eigenen Anforderungen gestalten können.

Flexibilität ist Trumpf

Anpassbarkeit und Flexibilität stellen zentrale Voraussetzungen für eine teamübergreifende PM-Lösung dar. Denn jedes Team arbeitet anders und jeder Projektmanager hat seinen ganz persönlichen Führungsstil. Was in den Augen eines Projektleiters ein “Killer Feature” darstellt, kann für viele seiner Kollegen wiederum völlig irrelevant sein. Wenn verschiedene Teams mit unterschiedlichen Prozessen und Arbeitsmethoden gemeinsam auf einer Plattform arbeiten sollen, dann ist es sicherlich hilfreich, wenn sie die Software an ihre eigenen Anforderungen und Arbeitsweisen anpassen können.

Atlassian ist mit seiner Jira-Produktfamilie nicht der einzige Anbieter, der den Fokus auf Anpassbarkeit und Flexibilität legt. Ganz im Gegenteil. Benutzerdefinierte Felder und Workflows gehören inzwischen zum Standardrepertoir vieler weitverbreiteten PM-Dienste, darunter Asana, Trello, Monday und Wrike, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Diese Anbieter haben längst erkannt, dass klassische Projekt- und Aufgabenparameter wie Fälligkeitsdatum, Priorität oder Verantwortlicher nicht mehr genug sind.

In Asana, der populären Task-Management-App aus San Francisco, die vom FacebookMitgründer Dustin Moskovitz gestartet wurde, kann man zum Beispiel eigene Felder zu Aufgaben und Projekten hinzufügen, um genau das abzubilden, was für das eigene Unternehmen oder Team relevant ist. Das könnten etwa Versionsnummer, StatusInformationen, Stundensätze oder Budget-Angaben sein, die die Teams benötigen, um ihre Arbeit besser zu organisieren. Auf solche benutzerdefinierte Felder können Anwender dann zurückgreifen, um Aufgabenlisten zu sortieren oder zu filtern, sowie um eigene Dashboards und Berichte zu erstellen.

Smartsheet: So flexibel wie Excel

Teams, die den Themen Anpassbarkeit und Flexibilität eine große Bedeutung beimessen, sollten einen Blick auf alternative Projektmanagement-Dienste wie Smartsheet oder Airtable werfen. Bereits 2005 gestartet, verfolgt Smartsheet aus Washington einen besonderen Lösungsansatz, der maximale Flexibilität verspricht. Der Clou: Den Kern des Systems bilden nicht To-Do-Listen oder Kanban-Boards, so wie bei den meisten PM-Systemen üblich, sondern interaktive, “intelligente” Tabellen.

Diese Smartsheets funktionieren im Prinzip wie übliche Excel-Tabellen, werden jedoch um viele nützliche Werkzeuge rund um Task-Management, File Sharing, Workflows Reporting und Collaboration ergänzt, die ein professionelles Projektmanagement ermöglichen. Damit eignet sich Smartsheet zunächst für Einsteiger, die ihre Projekte bis jetzt mit Excel irgendwie verwaltet haben und nun eine bessere Lösung suchen. Smartsheet bietet ihnen eine gewohnte Arbeitsoberfläche, mit der sie schon vertraut sind. Doch selbst groß angelegte Projekte mit vielen Teilnehmern, Aufgaben, Ressourcen und Abhängigkeiten können mit der Software erfolgreich bewältigt werden. Schließlich wird diese laut Hersteller von über 3,5 Millionen Nutzern und 90 Prozent der Fortune 100-Unternehmen eingesetzt. Die Firma hat vor ein paar Wochen den Börsengang angekündigt.

Integrate Smartsheet with TrackingTime

Grundsätzlich funktionieren diese Smart Sheets wie normale Excel-Arbeitsblätter, werden jedoch durch viele nützliche Tools für Aufgabenverwaltung, Dateifreigabe, Workflow-Berichterstellung und Zusammenarbeit ergänzt, die ein professionelles Projektmanagement ermöglichen. Dies bedeutet, dass Smartsheet zunächst für Anfänger geeignet ist, die ihre Projekte irgendwie mit Excel verwaltet haben und nun nach einer besseren Lösung suchen. Smartsheet bietet Ihnen eine vertraute Arbeitsfläche, mit der Sie bereits vertraut sind. Aber auch Großprojekte mit vielen Teilnehmern, Aufgaben, Ressourcen und Abhängigkeiten können mit der Software erfolgreich verwaltet werden. Immerhin wird dies laut Hersteller von über 3,5 Millionen Nutzern und 90 Prozent der Fortune-100-Unternehmen genutzt. Das Unternehmen hat vor einigen Wochen einen Börsengang angekündigt.

Airtable

Mit Airtable präsentiert sich eine moderne Smartsheet-Alternative, die Tabellen ebenfalls in den Vordergrund stellt und auf starkem Wachstumskurs ist – vor ein paar Wochen hat das Startup angekündigt, 52 Millionen Dollar frisches Kapital gesammelt zu haben. In Sachen Usability und UI-Design macht der 2013 in San Francisco gestartete Online-Dienst, der inzwischen von namhaften Firmen wie Tesla und Airbnb eingesetzt wird, einen besseren Eindruck als Smartsheet. Der Lösungsansatz ist im Prinzip aber recht ähnlich. So lassen sich Zellen auf über 20 verschiedene Arten formatieren und können dann auch neben beliebigen Formeln auch ausgefallene Inhalte wie Checkboxen, multiple Auswahlfelder oder Barcodes enthalten. Eine besondere Stärke der Software ist es dabei Relationen zwischen den Tabellen herzustellen: Mit einem speziellen Spaltentyp können Anwender die Daten einer Tabelle ganz einfach mit Daten aus anderen Tabellen miteinander verknüpfen. Ebenfalls praktisch für die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit praktisch: Mit Airtable Blocks, einem neuen Feature, das vor ein paar Wochen veröffentlicht wurde, können Teams auf Basis der Daten ihrer Tabellen beliebige Workflows erstellen.

All-in-One-Lösungen für KMU

Neben klassischen Projektmanagement-Lösungen und Alternativen wie Smartsheet und Airtable können schnell wachsende KMU, die die verschiedenen Teams näher zusammenbringen möchten, auf All-in-One-Lösungen zurückgreifen, die speziell für ihre Zielgruppe optimiert sind. Serviceorientierte Unternehmen, die an verschiedenen Kundenprojekten arbeiten, etwa digitale Agenturen, Architekturbüros und andere Dienstleister in der Kreativindustrie, können zum Beispiel auf Teamleader zurückgreifen. Das Startup wurde im Jahr 2012 in Belgien gegründet und konnte bis dato rund 15 Millionen Dollar Kapital einsammeln.

Mit seiner umfassenden Cloud-Lösung arbeiten bereits über 5.000 kleine und mittelständische Unternehmen, so der Anbieter. Mit Projektmanagement, CRM, Zeiterfassung, Leadmanagement, Kalenderverwaltung, Help-Desk und Telefonverkehr (VoIP) präsentiert sich Teamleader als eine Art moderne ERP-Software, mit dem kleine und mittlere Unternehmen ihre wichtigsten Prozesse auf einer einzigen Plattform abbilden können – von der Projektplanung, über die Rechnungsstellung bis hin zum Kundensupport. Teamleader konkurriert mit ähnlichen All-in-One-Lösungen wie dem Collaboration- und Social-Intranet-System Bitrix24, ActiveCollab, einer Projektmanagement-Lösung aus Serbien, die über viele Extras verfügt wie Zeiterfassung und Rechnungsstellung oder Teamwork aus Irland.

Fazit

Während schlanke Business-Tools in der aktuellen Cloud-Ära stark im Kommen sind, bleiben umfangreichere Plattformen gerade in den Bereichen Business-Collaboration und Projektmanagement nach wie vor sehr gefragt. Prinzipiell kann man den Sinn in hochspezialisierten Tools und dem Best-of-Breed-Ansatz sehen. Denn in vielen Bereichen können sie kleineren Unternehmen dabei helfen, Excel, E-Mail und co. durch effizientere Anwendungen zu ersetzen und ihre Produktivität zu steigern. Doch allzu häufig ist das Thema Projektmanagement so umfassend, dass alle Geschäftsbereiche davon berührt werden. Folglich sind vor allem wachsende Unternehmen, die komplexere Geschäftsprozesse abbilden müssen, auf eine PM-Lösung angewiesen, die nicht nur Einheitlichkeit und höchste Standards bei der Benutzung bieten kann, sondern auch Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten.

Letztendlich werden sich Unternehmen für eine Projektmanagement-Lösung entscheiden, die hohe Erfolgsaussichten mit sich bringt. Dies geschieht vor allem dadurch, dass die Akzeptanz der Endnutzer im Vordergrund steht und die Mitarbeiter durch den Einsatz der Software spürbare Ergebnisse für sich erzielen können. Ab einem gewissen Komplexitätsgrad lässt sich das nur durch den Einsatz einer umfassenden abteilungsübergreifenden Lösung erreichen.

Hinweis: Die originale Version dieses Artikels wurde ursprünglich in der t3n Ausgabe #52 veröffentlicht.