Team-Kommunikation: Tipps und Tricks für internationale Projekte
Eine reibungslose Team-Kommunikation und schnelle Entscheidungswege zählen zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren im Projektmanagement. Doch gerade bei internationalen Teams, die in verschiedenen Ländern und Zeitzonen arbeiten, kann dies schnell zur Herausforderung werden. Was Sie bei der Kommunikation in einem internationalen Team beachten sollten, das erfahren Sie in diesem Beitrag.
Mit zunehmender Globalisierung wächst auch die Bedeutung internationaler Projekte. Auch wenn Remote-Teams entscheidende Produktivitätsvorteile mit sich bringen und multikulturelle Mitarbeiter die Dynamik eines Projekts bereichern und gleichzeitig Grundlage für kreative Lösungsansätze sein können, so kann die Zusammenarbeit über Landesgrenzen hinweg auch schnell zum Problem werden. Um verteilte Teams erfolgreich zu führen sind eine gute Planung, klare Projektziele und vor allem eine reibungslose Kommunikation entscheidend.
Wer versucht, ein internationales Projekt auf Basis von E-Mails und ständigen Meetings und Telefonaten durchzuführen, wird schnell feststellen, dass dies kaum möglich ist. Moderne Arbeitsformen erfordern neue Management-Ansätze und -Methoden. Collaboration-Lösungen versprechen dabei Abhilfe. Denn sie versetzen verteilte Teams in die Lage, Verantwortlichkeiten und Vorgaben klar zu definieren, Ziele zu kommunizieren und Entscheidungswege zu verkürzen.
Im Folgenden stellen wir eine Reihe nützlicher Tipps vor, die jeder, der ein internationales Projektteam erfolgreich zum Ziel führen möchte, beachten sollte.
Zuständigkeiten und Arbeitsvorgaben klar definieren
Gute Kommunikation beginnt schon mit einer guten Planung. Viele der Diskussionen, die im Laufe eines Projekts entstehen, drehen sich häufig um nur ein paar grundlegende Fragen, die sich immer wieder wiederholen: Wer muss was tun? Wie? Bis wann? Spezielle Collaboration-Lösungen für Projekt- und Aufgabenmanagement fokussieren sich auf die effiziente und schnelle Beantwortung solcher Fragen. Gerade internationale Teams benötigen klare Anweisungen und eine gut geplante Arbeitseinteilung.
Anstatt unzählige E-Mails hin und her zu schicken, um Zuständigkeitsfragen zu klären – diese können übrigens schnell zum Problem skalieren, wenn das Projekt nicht so gut läuft wie erwartet – kann das Team die anstehende Arbeit gemeinsam organisieren, Aufgaben an einem zentralen Ort anlegen und an Teammitglieder delegieren. Dabei lassen sich Fälligkeitstermine und weitere Details angeben. Durch klare Verantwortungen, Rahmenbedingungen und Deadlines, die für jeden Projektteilnehmer jederzeit sichtbar sind, können sich internationale Teams unzählige E-Mails ersparen und unnötige Meetings vermeiden.
Diskussionen strukturieren
Ein weiterer Vorteil moderner Collaboration-Lösungen wie XELOS besteht darin, dass die Team-Kommunikation strukturiert erfolgt. Und das Beste dabei ist, dass dies vollständig automatisiert abläuft, ohne zusätzlichen Aufwand für die Mitarbeiter zu verursachen. Der Clou: In XELOS findet die Diskussion und der Austausch zu Dokumenten einfach direkt an dem jeweiligen Dokument statt.
Auch Aufgaben lassen sich auf einfache Weise kommentieren. Damit lassen sich ebenfalls unnötige E-Mails zu einem Thema vermeiden und involvierte Kollegen können die Diskussion jederzeit mitverfolgen. Gleichzeitig wird die Suche nach wichtigen Projektdokumenten vereinfacht.
Mitarbeiter finden nicht nur sämtliche projektrelevante Dokumente an einem zentralen Ort, sondern können anhand der Diskussionen und Kommentare, die den Aufgaben und Dokumenten hinzugefügt wurden, leicht nachverfolgen, welche Unklarheiten, Probleme oder Fragen im Laufe des Prozesses entstanden sind, welche Entscheidung letztendlich getroffen wurde und warum.
In jeder Situation das passende Kommunikationstool nutzen
Solche asynchrone Kommunikationsformen sind gerade in internationalen Teams, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten, entscheidend, da sich die Arbeitszeiten der Kollegen womöglich gar nicht überschneiden. Man denke zum Beispiel an ein Projekt, bei dem einige Mitarbeiter in San Francisco und andere in Berlin arbeiten. Aufgrund des Zeitunterschieds von neun Stunden kann man sich zu regulären Arbeitszeiten kaum treffen. Während die Berliner Kollegen um 09:00 Uhr pünktlich im Büro ankommen, wird in Kalifornien noch geschlafen. Und wenn die Amerikaner sich den ersten Kaffee des Tages genießen, macht Berlin schon wieder Feierabend.
Oft lässt sich ein direkter Austausch zwischen den Beteiligten allerdings nicht ersetzen. Wichtig ist, in jeder Situation auf das passende Kommunikationsmedium zurückzugreifen. Audio- und Video-Chats mit Skype, Google Hangouts und Co. sind nicht nur günstig, da man sich teure Telefonate ins Ausland ersparen kann, sondern auch besonders praktisch, wenn man mit mehreren Kollegen ein Thema besprechen möchte. Aber auch einfache Text-Chats können bei internationalen Teams besonders hilfreich sein. Mithilfe von Slack, Microsoft Teams oder Google Hangout Chat kann man sich zum Beispiel in Echtzeit abstimmen und Fragen schnell und spontan klären.
Automatische Benachrichtigungen informieren Anwender über neue Nachrichten, die in ihrem Postfach eingetroffen sind, so dass keine wichtige Updates oder Informationen übersehen oder unbeachtet bleiben.
