Time Tracking steigert die Erfolgschancen Ihrer Projekte
Zeit ist eine der wichtigsten Steuerungsgrößen im Projektmanagement. Die detaillierte Erfassung von erbrachten Leistungen und Arbeitszeiten ermöglicht nicht nur eine bessere Budgetierung und Planung, sondern dient auch als fundierte Entscheidungsgrundlage in allen Phasen des Projektes.
Zeiterfassung im Projektmanagement bedeutet, die für ein Projekt geleisteten Stunden festzuhalten, um Budget, Planung und Abrechnung auf reale Daten zu stützen. Mit TrackingTime erfassen Teams diese Stunden pro Projekt, Aufgabe und Kunde in einem einzigen Arbeitsbereich.
👉 Das Wichtigste in Kürze:
- Erfasste Stunden sind die Grundlage für Budgets, Pläne und Kundenrechnungen.
- Der Vergleich von Schätzung und erfasster Zeit zeigt früh, wenn ein Projekt das Budget verlässt.
- Stunden aus abgeschlossenen Projekten machen die nächste Schätzung realistischer.
- Detaillierte Zeitnachweise schaffen Vertrauen bei Kunden und Stakeholdern.
- TrackingTime ist auf G2 mit 4,7/5 bewertet, basierend auf 117 verifizierten Bewertungen.
Zeiterfassung für den Projekterfolg
Warum Projekte das Budget überschreiten
Projekte laufen häufig aus dem Ruder, insbesondere in der komplexen und dynamischen IT-Welt von heute. Wie eine Untersuchung der Unternehmensberatung McKinsey zeigt, werden die Budgets bei IT-Projekten im Durchschnitt um 45 Prozent überschritten. Die Gründe sind vielfältig: Manchmal scheitern Projekte an der Kommunikation, häufig sind sie zu komplex und schlecht geplant. Auch eine unrealistische Budget- und Zeitplanung kann ein Projekt zum Scheitern bringen.
Moderne Time-Tracking-Lösungen aus der Cloud sind eine bessere Alternative zur lästigen und fehleranfälligen Zeiterfassung mit Excel. Projektteams können ihre Arbeitszeiten bequem und detailliert erfassen, professionell abrechnen und anhand übersichtlicher Reports auswerten. So schaffen Projektmanager mehr Kostentransparenz und mehr Vertrauen gegenüber den Projektmitgliedern und Stakeholdern.
Was Zeiterfassung einem Projektteam bringt
Kostentransparenz
Wer seine Projekte termin- und budgetgerecht realisieren möchte, kann sich bei der Arbeitsplanung und Preiskalkulation nicht auf seine Intuition verlassen, sondern braucht genaue Daten. Verrechnet man sich bei der Budgetierung eines Projektes, das dem Kunden zum Festpreis angeboten wird, kann das Unternehmen im schlimmsten Fall Verluste machen. Eine konsequente Zeiterfassung während des gesamten Projektes führt zu mehr Kostentransparenz und besseren Aufwandsschätzungen. In TrackingTime kann jede Aufgabe eine Schätzung enthalten, und der Projektbericht zeigt das Verhältnis von geplanter und erfasster Zeit, solange die Arbeit noch läuft.
Bessere Planung
Ein weiterer Vorteil, der direkt mit der Kostentransparenz zusammenhängt, betrifft die Projektplanung. Die Stunden aus bereits abgeschlossenen Projekten dienen als fundierte Grundlage für die Planung künftiger Projekte. So können Projektverantwortliche die Aufgaben des Teams besser verteilen und die Aufwandseinschätzung jedes neuen Projekts weiter verfeinern. Mit der Timeline-Ansicht (ab dem Starter-Tarif) bleibt der Plan neben der erfassten Zeit sichtbar.
Mehr Vertrauen bei Kunden und Stakeholdern
Der Auftraggeber ist häufig kein Experte im Fachbereich des Dienstleisters und kann kaum einschätzen, wie viel Arbeit in der Entwicklung einer Website oder der Behebung eines Fehlers steckt. Detaillierte Zeiterfassungsbögen und genaue Leistungsabrechnungen schaffen ein enges Vertrauensverhältnis. Ab dem Starter-Tarif können Sie Kundenberichte teilen und den Versand planen, sodass Kunden die Stunden sehen, ohne dass sie jemand von Hand aufbereitet.
Abrechenbare Zeit und Abrechnung
Wer Stunden verkauft, macht erfasste Zeit zu Umsatz. Der Pro-Tarif ergänzt Abrechnungssätze und Rechnungen, sodass die auf einem Projekt erfassten Stunden ohne erneute Eingabe zur Rechnung werden. Teams, die mit Retainern arbeiten, sehen, wie viele vereinbarte Stunden verbraucht sind, solange der Zeitraum noch läuft.
Flexiblere Arbeitsregelungen
Auch bei internen Projekten ist Zeiterfassung nützlich. Sie schafft Vertrauen zwischen Management und Projektmitarbeitern und erleichtert flexiblere Arbeitsmodelle wie Remote-Teams oder Home Office. Mit Arbeitszeitberichten, die alle geleisteten Stunden einzelner Mitarbeiter zeigen, kann das Management jederzeit prüfen, ob die vereinbarten Arbeitszeiten eingehalten werden.
So setzen Sie Zeiterfassung im Projekt ein
- Projekte, Aufgaben und Schätzungen festlegen: Struktur aufbauen und die geplanten Stunden je Aufgabe hinterlegen.
- Die Erfassung einfach machen: Timer, manuelle Einträge und mehr als 60 Integrationen, darunter Jira, Asana, ClickUp, Basecamp, Linear und Slack.
- Regeln festlegen: Pflichtangaben je Eintrag und, ab dem Pro-Tarif, die Freigabe der Stunden, bevor sie zählen.
- Budget wöchentlich mit der erfassten Zeit vergleichen: Der Projektbericht zeigt, welche Projekte ihren Stundenrahmen fast ausgeschöpft haben.
- Aus jedem Projekt lernen: Nutzen Sie die realen Stunden eines abgeschlossenen Projekts als Ausgangspunkt für die nächste Schätzung.
TrackingTime für Projektteams
TrackingTime vereint Projekte, Aufgaben, Zeiterfassungsbögen, Freigaben und Kundenberichte in einem Arbeitsbereich, sodass jede erfasste Stunde zu Daten wird, mit denen Sie Budgets steuern und Kunden abrechnen. Der Free-Tarif enthält unbegrenzt viele Benutzer, Projekte und Kunden. TrackingTime ist auf G2 mit 4,7/5 bewertet, basierend auf 117 verifizierten Bewertungen, und wurde in jeder Saison als High Performer und Momentum Leader in den Kategorien Projektmanagement, Zeiterfassung und Zeit & Anwesenheit ausgezeichnet.
Fazit
Die genaue Erfassung von Arbeitszeiten ist die Basis für realistische Budgets, Aufwandseinschätzungen und eine professionelle Projektplanung. Mit einer modernen Time-Tracking-Lösung erreichen Projekte ihr Ziel termin- und budgetgerecht. Sie können TrackingTime kostenlos testen.
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Häufig gestellte Fragen
Warum ist Zeiterfassung im Projektmanagement wichtig?
Weil Zeit eine der wichtigsten Steuerungsgrößen ist: Die Erfassung von Leistungen und Arbeitszeiten ermöglicht eine bessere Budgetierung und Planung und dient als Entscheidungsgrundlage in allen Phasen des Projekts.
Wie hilft Zeiterfassung, Budgetüberschreitungen zu vermeiden?
Wer erfasste Stunden laufend mit dem Budget vergleicht, erkennt Abweichungen früh. In TrackingTime zeigt der Projektbericht, welche Projekte die budgetierten Stunden bereits überschritten haben oder bald überschreiten.
Was ist TrackingTime?
TrackingTime ist eine Zeiterfassungssoftware für Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, die Stunden verkaufen. Sie vereint Projekte, Aufgaben, Zeiterfassungsbögen, abrechenbare Stunden, Freigaben und Kundenberichte in einem Arbeitsbereich.
Kann ich Schätzungen mit der erfassten Zeit vergleichen?
Ja. Jede Aufgabe kann eine Schätzung enthalten, und jedes Projekt zeigt das Verhältnis von geplanter und erfasster Zeit. Schätzungen und Projektansichten sind ab dem Starter-Tarif verfügbar.
Kann ich Kunden auf Basis erfasster Stunden abrechnen?
Ja. Der Pro-Tarif enthält Abrechnungssätze und Rechnungen, sodass die auf einem Projekt erfassten Stunden zu Rechnungen werden können.
Lässt sich TrackingTime mit Projektmanagement-Tools verbinden?
Ja. TrackingTime bietet mehr als 60 Integrationen, darunter Jira, Asana, ClickUp, Basecamp, Linear und Slack.
