Für Freelancer und KMU: Buchhaltung in der Cloud

Angebote und Rechnungen erstellen, Belege erfassen, Steuern berechnen: Diese wichtigen, aber oft langwierigen Aufgaben lassen sich effizient im Browser erledigen. Im Folgenden eine Vorstellung professioneller Buchhaltungssoftware aus der Cloud, die speziell für Freelancer und KMU konzipiert ist.

Die Buchhaltung ist nicht gerade die Lieblingsbeschäftigung von Gründern, Startups oder Freiberuflern. Auch kleine und mittlere Unternehmen tun sich mit den Themen Rechnungsstellung, Buchhaltung und Finanzen oft schwer. Das ist nicht überraschend denn im Rechnungswesen fallen ständig unzählige Aufgaben an, die wenig Spaß machen und viel Zeit und Nerven kosten können. Allzu häufig werden buchhalterische Tätigkeiten immer noch mithilfe von einfachen Office-Programmen wie Excel durchgeführt, was das Ganze noch schlimmer macht.

Moderne Buchhaltungslösungen aus der Cloud versprechen dabei Abhilfe. Mit nützlichen Features, einer einfachen und intuitiven Bedienung und mit optisch ansprechenden und modernen Anwendungsoberflächen – diese können den Vergleich mit Consumer-Apps oft problemlos standhalten –, versuchen Softwareanbieter, dieses trockene Thema etwas spannender zu gestalten.

Reine Invoicing-Tools

Einen einfachen Einstieg in die Welt der Online-Buchhaltung bieten leichtgewichtige Invoicing-Tools an. Sie ermöglichen die Erstellung professionell gestalteter Rechnungen im eigenen Firmendesign und sorgen für den reibungslosen Rechnungsversand, per E-Mail, Fax oder auf dem Postweg. Gleichzeitig stellen sie die notwendigen Werkzeuge bereit, um Kunden, Produkte, Zahlungen, Belege, Angebote und Gutschriften effizient zu verwalten. Ein weiterer Vorteil: E-Billing-Dienste stellen den ordnungsgemäßen Aufbau der Rechnungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicher.

Das ist zumindest dann der Fall, wenn man den Service eines lokalen Anbieters nutzt – beziehungsweise eines internationalen Providers, der seine Lösung für den deutschen Markt angepasst hat. So sind populäre Accounting-Lösungen wie etwa FreshBooks aus Kanada oder QuickBooks aus Kalifornien hierzulande weniger zu empfehlen, da sie für die gesetzeskonforme Rechnungserstellung in Deutschland nicht vorbereitet sind. QuickBooks zum Beispiel ist komplett auf Deutsch übersetzt. Doch wenn man eine Rechnung erstellen will, kann man die hierzulande geltenden Mehrwertsteuersätze nicht auswählen. Weitere notwendigen Rechnungsangaben werden nicht automatisch hinzugefügt. Bei komplexeren Anwendungsfällen wie der Gewinn- und Verlustrechnung oder der Bilanzierung werden die Defizite ausländischer Dienste noch deutlicher. Vor diesem Hintergrund – und abgesehen von datenschutzrechtlichen Aspekten – ist man in Sachen Invoicing und Buchhaltung bei deutschen Lösungen auf der sicheren Seite.

SalesKing und Billomat

Eine in der Praxis bewährte Lösung bietet sich mit SalesKing aus Köln an. Das Tool bringt CRM, Vertrieb und Rechnungen unter einen Hut und deckt damit die wesentlichen Standardfeatures, die KMU von einem Rechnungsprogramm erwarten. So können Firmen ihre Rechnungen, Kunden und Produkte verwalten, Angebote und Gutschriften online schreiben und daraus PDF-Dokumente im eigenen Corporate Design erstellen – alles zentral auf einer einzigen Plattform. Ein weiteres, einfaches Cloud-Tool, das sich auf das Thema Rechnungsstellung fokussiert und, ähnlich wie SalesKing, mit einigen Extras punktet, ist Billomat. Die in Siegen entwickelte Web-Lösung unterstützt ebenfalls die Verwaltung von Produkten, Kunden, Rechnungen, Angeboten und so weiter. Auf dem Online-Dashboard werden sämtliche in Bearbeitung stehende Dokumente übersichtlich aufgelistet, so dass der Anwender sich einen schnellen Überblick über offene Angebote, überfällige Rechnungen oder bevorstehende Zahlungen jederzeit machen kann. Was die Erweiterungs- und Integrationsmöglichkeiten angeht: Die Software lässt sich mittels Add-Ons mit über 20 Online-Diensten integrieren, darunter mit Online-Shop-Systemen wie Shopify und mit Productivity-Apps wie Basecamp oder Highrise.

Fastbill

Fastbill stellt eine nennenswerte Alternative dar, die aus Dresden stammt und mit weiterführenden Funktionen aufwartet, mit denen sich Rechnungsstellungsprozesse beschleunigen und effizienter gestalten lassen. So können sich Anwender zum Beispiel ihre digitalen Rechnungen auf unbürokratische Art und Weise online bezahlen lassen. Das Tool unterstützt dabei gängige Zahlungsmethoden wie PayPal, Lastschrift, Kreditkarte und den Online-Dienst Sofortüberweisung.de. Praktisch: Fastbill informiert den Anwender automatisch über Zahlungseingänge und überfällige Zahlungen. Ein weiteres, interessantes Feature besteht darin, dass man Belege mit der mobilen Scan-App (für iOS und Android erhältlich) erfassen und im System archivieren und verwalten kann.

Easybill

Bei Easybill sucht man mobile Apps vergeblich. Dafür wartet das Programm mit einigen interessanten Schnittstellen auf, die für den einen oder anderen Anwender ausschlaggebend sein können. So lassen sich Rechnungen beispielsweise nicht nur per E-Mail versenden, sondern über Dienste von Drittherstellern wie PixelLetter auch per Fax oder auf dem Postweg. Für E-Commerce-Anbieter interessant: Easybill überzeugt durch nahtlose Integrationsmöglichkeiten mit Ebay und Amazon. Mithilfe spezieller Werkzeuge können Online-Händler ihre Rechnungen automatisch in Easybill erstellen. Weiterführende Funktionen rund um Reporting und Zeiterfassung runden das Funktionsspektrum der Software ab.

Für Dienstleister optimiert

Zeiterfassungsfunktionen findet man bei vielen Anbietern, die gezielt Dienstleister und Unternehmen ansprechen, die projektorientiert arbeiten und ihre Leistungen auf Stundenbasis abrechnen. In diese Kategorie fallen die in Europa entwickelten Dienste SmallInvoice und Zervant. Das Erste wird von der Softwareschmiede Lourens Systems aus der Schweiz angeboten und ist, so der Hersteller, für den deutschen Markt optimiert. Eine Besonderheit dieser Software besteht darin, dass man Projekte anlegen und als Kostenstelle verwalten kann. Dank der integrierten Time-Tracking-Werkzeuge können Arbeitszeiten protokolliert, einem Projekt zugewiesen und schließlich in Rechnung gestellt werden. Zu den weiteren Highlights von SmallInvoice zählen unter anderem Paypal-Integration, automatisierte Kundenkorrespondenz sowie der weltweite Postversand von Rechnungen in über 50 Länder. Das Userinterface ist allerdings etwas gewöhnungsbedürftig.

Einen ähnlichen Lösungsansatz verfolgt auch Zervant. Der in Finnland beheimatete Online-Dienst ist ebenfalls für Deutschland optimiert. Im Gegensatz zur Schweizer Konkurrenz wartet er jedoch mit einer zeitgemäßen Anwendungsoberfläche auf, die nicht nur schön aussieht, sondern auch für eine hohe Usability sorgt. In puncto Funktionalität gibt es einen weiteren, entscheidenden Unterschied. So verfügt Zervant neben Fakturierung und Zeiterfassung auch über ein umfassendes Buchhaltungsmodul. Basierend auf den versandten Rechnungen und Aufzeichnungen zu Einnahmen und Ausgaben verspricht Zervant, die Buchhaltung größtenteils automatisieren zu können.

Online-Buchhaltung für jeden Anspruch

Neben einfach gehaltenen SaaS-Diensten, die sich im Kern auf die effiziente Fakturierung fokussieren, bietet der Cloud-Markt auch eine ganze Reihe umfangreicherer Services an, die mit Zervant konkurrieren und Rechnungsstellung, Buchführung und Finanzen unter einen Hut bringen. Sie richten sich nicht nur an Profis, sondern wollen unter dem Motto “Buchhaltung für Nicht-Buchhalter” vor allem den Laien in die Lage versetzten, die komplette Buchhaltung selbst erledigen zu können. Basierend auf den angelegten Rechnungen, Einnahmen und Ausgaben lässt sich dabei die Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen, Einnahmenüberschussrechnungen (EÜV), Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) und weiteren Berichten teilweise automatisieren und deutlich beschleunigen. Zudem verfügen solche Buchhaltungstools häufig über Online-Banking-Module.

Debitoor und E-Conomic

Freelancer und Kleinunternehmer, die auf der Suche nach einem leichtgewichtigen und intuitiven Buchhaltungsprogramm sind, das Rechnungsstellung und Buchhaltung unter einen Hut bringt, finden in Debitoor eine empfehlenswerte Alternative. Diese präsentiert sich als eine minimalistische Lösung, die auf überflüssige Features bewusst verzichtet und durch ein modernes, von Dropbox inspiriertes Userinterface besticht. Praktisch: Der Anwender kann seinem Steuerberater beziehungsweise Buchhalter Zugriff auf seinen Account gewähren – kostenlos. Wem die von Debitoor angebotenen Funktionen nicht genügen, kann auf seinen “großen Brüder” zurückgreifen: E-Conomic. Damit bietet der gleichnamige Softwarehersteller, der hinter Debitoor steht, eine umfangreichere Lösung für Buchhalter und Steuerberater mit Kreditorverwaltung, Verbindlichkeiten, Bilanzen, Abo-Rechnungen und mehr, die sowohl adressiert.

Lexoffice

Mit Lexoffice präsentiert Lexware, ein etablierter Softwarehersteller, der seit über 20 Jahren kaufmännische Anwendungen entwickelt, eine modular aufgebaute Cloud-Lösung, die sowohl Einsteiger als auch Profis anspricht. Wer seine Rechnungen selber erstellen und den Rest am liebsten seinem Steuerberater überlassen möchte, findet in der Einsteigerversion eine einfach gestrickte Lösung, die mit SalesKing, Billomat, Easybill und Co. vergleichbar ist. Anwender, die ihre Belege gerne im Griff haben und die monatliche Buchführung selber machen wollen, können auf das Paket “Buchhaltung & Finanzen” zurückgreifen. Und wer die gesamte Buchhaltung selber machen möchte, wird auch nicht enttäuscht. Die teuerste Version “Buchhaltung und EÜR” lässt in Sachen Funktionalität kaum Wünsche offen. Mit Smartsteuer stellt Lexoffice zudem ein ergänzendes, schlankes Tool zur Verfügung, mit dem man seine Steuererklärungen online erstellen kann. Ein weiterer Pluspunkt: In der iPad-App von Lexoffice werden die wichtigsten Features der Software in einer für das Tablet optimierten Version bereitgestellt. In direkter Konkurrenz zu Lexoffice stehen Collmex, Sage One und Fortnox.

FreeFIBU

Unternehmen, die auf Invoicing komplett verzichten können, sind bei FreeFIBU genau an der richtigen Adresse. Die in Düsseldorf entwickelte Finanzbuchhaltungslösung legt den Schwerpunkt auf Buchhaltung und Finanzen. Sie wendet sich sowohl an Freiberufler und Kleinunternehmen als auch an bilanzierungspflichtige Firmen und kann mit einem umfassenden Steuerservice punkten. So bietet der Hersteller als Steuerberatungsgesellschaft verschiedene Zusatzleistungen rund um Lohnbuchhaltung, Jahresabschluss, Steuererklärungen und mehr an. Diese können Kunden nach der Registrierung online beauftragen und dann direkt im System verwalten.

Fazit

Cloud-basierte Buchhaltungstools sind stark im Kommen. Das ist kein Wunder, wenn man bedenkt, dass sich die Buchhaltung aufgrund des rechtlichen und regulatorischen Rahmens stark standardisieren lässt und somit bestens für das SaaS-Modell geeignet ist. Denn dank des hohen Standardisierungsgrads sind Anbieter in der Lage, typische Prozesse im Rechnungswesen ständig zu optimieren und für den Kunden immer leichter zu gestalten. Da sie mit einer Standardlösung ein breites Publikum erreichen, können sie zudem Skalierungseffekte nutzen, um ihre Produkte zu möglichst attraktiven Preisen anzubieten. 

Von dieser Marktdynamik profitieren vor allem Freiberufler und KMU. Schon ab rund fünf Euro netto im Monat erhalten sie professionelle Lösungen, die enorme Potenziale zur Vereinfachung von Abläufen und zu Kosteneinsparungen mit sich bringen. Das Angebot ist dabei breit gefächert und reicht von schlanken Rechnungsprogrammen für Einsteiger bis hin zu umfassenden Systemen, mit denen Profis die gesamte Buchhaltung online erledigen können. Egal für welche Lösung man sich letztlich entscheidet, eines steht fest: Besser als Excel wird sie allemal sein.