Home Office: Die besten Tools für Remote-Arbeiten

Das klassische Büro mit festen Arbeitszeiten wird immer weniger wichtig, und verteilte Teams sind keine Seltenheit mehr. Um produktiv zu bleiben, verlassen sie sich jedoch auf Softwarelösungen, mit denen sie effizient kommunizieren und zusammenarbeiten können, um Dinge durch Remote-Arbeit zu erledigen. Ein Marktüberblick.

Remote Work: Flexibilität und Erfolg

Mit der zunehmenden Digitalisierung der Wirtschaft werden Remote Working und Home Office in vielen Branchen immer beliebter. Insbesondere die IT-Branche gilt als Vorreiter bei der Fernarbeit. Automattic zum Beispiel, das Softwareunternehmen hinter WordPress, ist bekannt für seine flexible, multikulturelle Arbeitskultur. Von den rund 250 Mitarbeitern des beliebten Collaboration Service für Entwickler GitHub sollen 75 Prozent von zu Hause aus arbeiten. GitLab, ein GitHub-Konkurrent, ist auch dafür bekannt, den Remote-Work-Trend voranzutreiben. Basecamp, einer der Marktführer auf dem Gebiet der Projektmanagementsoftware, praktiziert seit Jahren nicht nur erfolgreich Remote-Arbeit, sondern hat sogar ein angesehenes Buch darüber geschrieben („Remote: Office nicht erforderlich“).

Heutzutage, da die Zahl der Infektionen und Todesfälle durch das neuartige Coronavirus weltweit drastisch zunimmt, ergreifen Regierungen und Unternehmen in allen Branchen drastischere Maßnahmen, um die Ausbreitung des Virus einzudämmen. Die Umzüge veranlassen Unternehmen, den bereits wachsenden Trend der Arbeit von zu Hause aus zu beschleunigen. Nicht nur große Firmen wie Facebook, sondern auch Twitter und Amazon erhöhen ihre Remote-Arbeitsaufträge, um die Verbreitung von Coronaviren zu verhindern. Kleine und mittlere Unternehmen, die zu den sozialen Distanzierungsbemühungen in den betroffenen Regionen beitragen möchten, verabschieden ebenfalls Richtlinien für Fernarbeit.

Vorteile der Fernarbeit

Fernarbeit hat viele Vorteile. Für den Anfang darf jeder dort arbeiten, wo es für ihn am besten ist, dh dort, wo er am produktivsten sein kann. Im Allgemeinen ist es auch in Ihrem eigenen Heimbüro leiser als in einem typischen Großraumbüro. Viele Menschen glauben, dass Sie fokussierter sind und produktiver arbeiten können, wenn Sie in Ihrem Heimbüro arbeiten. Andere schätzen die Arbeit von zu Hause aus, weil sie sich den langen Weg zur Arbeit sparen und so Zeit sparen können, um mehr zu erreichen oder Zeit mit Freunden und Familie zu verbringen. Die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf, die durch verteilte Arbeit ermöglicht wird, ist tatsächlich auch einer der Hauptvorteile der Fernarbeit.

Fernarbeit hat natürlich auch ihre Tücken. Wie eine kürzlich durchgeführte Studie zur Zusammenarbeit und zum Projektmanagement in Europa ergab, fällt es verteilten Teams besonders schwer, effektiv zusammenzuarbeiten. Mehr als ein Drittel (37 Prozent) der Befragten gab an, dass schlechte Kommunikation das Hauptproblem sei. Aber das ist nicht alles. Bei der ordnungsgemäßen Remote-Arbeit geht es nicht nur darum, persönliche Besprechungen durch Videokonferenz-Tools wie Zoom oder Google Hangouts zu ersetzen. Es erfordert auch eine neue Denkweise und Vertrauen in Ihre Mitarbeiter.

Moderne Geschäftsanwendungen können Ihnen und Ihrem Team dabei helfen. Hier finden Sie eine Übersicht über professionelle Geschäftstools für das Home Office und das Remote-Arbeiten, mit denen Teams unabhängig von ihrem Arbeitsplatz produktiv bleiben oder sogar ihre Produktivität steigern können.

TrackingTime: Zeiterfassung schafft Vertrauen

Moderne Zeiterfassungsdienste können Unternehmen, die für Remote-Arbeiten arbeiten, dabei helfen, Vertrauen zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmern aufzubauen. Weil die Mitarbeiter ihre Leistungen und Arbeitszeiten bequem und detailliert erfassen können. Projektmanager und Vorgesetzte erhalten dann einen Überblick über die geleistete Arbeit, unabhängig davon, wo sie erledigt wurde. TrackingTime ist eines der modernen Zeiterfassungstools. Ein klarer Task-Manager, der dem Benutzer alle offenen Aufgaben nach Projekt sortiert präsentiert, bildet das Herzstück des Systems.

Arbeitszeiten können mit der in der Aufgabenliste integrierten Stoppuhr in Echtzeit aufgezeichnet werden. Zeiteinträge können auch jederzeit manuell bearbeitet werden. Praktisch für verteilte Teams: Im Online-Dashboard kann jedes Teammitglied jederzeit sehen, an welchen Aufgaben die Kollegen gerade arbeiten.

Virtuelle Arbeitsbereiche für Teams

Softwarehersteller, Architekturbüros, Design-, Marketing- oder Internetagenturen sowie Dienstleister setzen zunehmend professionelle Projektmanagement-Tools ein, um Projektressourcen, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten usw. effizient zu verwalten. Das Marktangebot ist groß. Durch die zentrale Verwaltung von Projektzielen und -aufgaben und die Integration von Kommunikationstools gewährleisten sie eine bessere Zusammenarbeit außerhalb des traditionellen Büros in komplexen Projekten.

Projekt- und Aufgabenmanagementlösungen wie Wrike, Jira, Asana und Trello eignen sich besonders für agile Teams. Wrike ist eine hoch entwickelte Lösung aus Kalifornien, die einen umfassenden Funktionsumfang, viele Integrationsoptionen und mobilen Support bietet. Zu den Hauptfunktionen der modularen Produktivitätssuite gehören Aufgabenverwaltung, Dateifreigabe und Kommunikationstools wie Kommentare, Aktivitätsströme und E-Mail-Integration.

Eine andere Alternative, die in letzter Zeit immer beliebter geworden ist, ist Trello. Die Software verfügt über eine innovative Benutzeroberfläche, die auf sogenannten Kanban-Boards und „Kartenansichten“ basiert und Informationen strukturiert und übersichtlich darstellt. Auf diese Weise können Aufgaben in Listen gruppiert werden, während Projekte und Arbeitsgruppen in Boards kategorisiert werden können. Jede Aufgabe wird als Karte angezeigt. Hier können Sie individuelle Checklisten erstellen, Kommentare posten und Dateien anhängen. Diskussionen, die während der Bearbeitung der Aufgabe entstanden sind, sowie alle zugehörigen Dokumente werden zentral gespeichert.

Chat statt E-Mail

Wenn Teammitglieder im Büro nicht zusammenarbeiten, können Chat-Dienste für Unternehmen wie Slack, Google Hangouts Chat und Microsoft Teams von Nutzen sein. Sie ermöglichen verteilten Teams den Austausch von Ansichten mit einer beliebigen Anzahl von Kollegen in privaten oder öffentlichen Chatrooms und den einfachen Austausch von Dateien untereinander. Alle Konversationen werden dauerhaft gespeichert, sodass Sie sie bei Bedarf jederzeit durchsuchen können. Slack und Co. sorgen somit für mehr Transparenz und fördern den Wissensaustausch zwischen den Mitarbeitern, unabhängig davon, wo und zu welcher Zeit sie arbeiten. Ein weiterer Vorteil: Moderne Chat-Tools bieten zahlreiche Integrationsmöglichkeiten mit anderen Business-Apps. Alle Benachrichtigungen, die von den Tools des Teams gesendet werden, werden in vordefinierten Chatrooms angezeigt. Dies bedeutet, dass alle geschäftsrelevanten Diskussionen an einem Ort stattfinden.

Fernarbeit vs. Aufschub

Feste Bürojobs, langfristige Arbeitsverhältnisse und reguläre Arbeitszeiten sind heutzutage keine Selbstverständlichkeit mehr. Mit der zunehmenden Digitalisierung und Globalisierung der Wirtschaft wird Telearbeit in vielen Branchen immer beliebter. Remote-Arbeit spielt eine entscheidende Rolle, insbesondere in Zeiten des Coronavirus. Unternehmen, die aufgrund der aktuellen Situation gezwungen sind, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen, sind gut beraten, ihnen die richtigen Tools zur Verfügung zu stellen, damit sie überall produktiv bleiben können.