Rufbereitschaft: Arbeitszeit, Vergütung und Ruhezeit

Das Wichtigste in Kürze: Rufbereitschaft selbst ist grundsätzlich keine Arbeitszeit, jeder tatsächliche Einsatz dagegen schon, auch ein kurzer Anruf oder ein Eingriff aus der Ferne. Ob und wie die Bereitschaft an sich vergütet wird, regelt nicht das Gesetz, sondern der Arbeitsvertrag, eine Betriebsvereinbarung oder der Tarifvertrag.

Für Unternehmen außerhalb von Kliniken liegt die eigentliche Schwierigkeit woanders: Ein Einsatz in der Nacht unterbricht die gesetzliche Ruhezeit, und für diesen Fall sieht das Arbeitszeitgesetz außerhalb des Gesundheitswesens keinen Ausgleich vor. Dieser Beitrag richtet sich an Arbeitgeber in der Privatwirtschaft, etwa in Agenturen, IT-Teams und technischen Diensten.

Was Rufbereitschaft ist

Bei der Rufbereitschaft halten sich die Beschäftigten außerhalb der regulären Arbeitszeit an einem Ort ihrer Wahl auf. Sie sind erreichbar und nehmen die Arbeit auf, wenn sie abgerufen werden. Der frei gewählte Aufenthaltsort ist das Merkmal, das die Rufbereitschaft von den anderen Bereitschaftsformen unterscheidet.

Frei heißt allerdings nicht beliebig. Die Beschäftigten müssen so erreichbar und einsatzfähig sein, wie es die vereinbarte Reaktionszeit verlangt. Muss ein Einsatz innerhalb einer Stunde vor Ort beginnen, scheidet ein Aufenthalt zwei Stunden entfernt aus. Genau diese Vorgaben entscheiden später darüber, ob die Rufbereitschaft Freizeit bleibt oder zur Arbeitszeit wird.

Rufbereitschaft, Bereitschaftsdienst und Arbeitsbereitschaft

Die drei Begriffe werden oft verwechselt, obwohl sie rechtlich sehr unterschiedlich behandelt werden. Die Arbeitsbereitschaft ist wache Aufmerksamkeit am Arbeitsplatz, etwa beim Warten auf den nächsten Kunden. Beim Bereitschaftsdienst bestimmt der Arbeitgeber den Aufenthaltsort, meist im Betrieb oder in dessen unmittelbarer Nähe. Bei der Rufbereitschaft ist der Ort frei.

Bereitschaftsdienst und Mindestlohn

Für den Bereitschaftsdienst hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 29. Juni 2016 (5 AZR 716/15) entschieden, dass Bereitschaftszeit mit dem gesetzlichen Mindestlohn zu vergüten ist. Der Satz für Bereitschaftszeiten darf zwar niedriger vereinbart werden als für Vollarbeit, im Ergebnis muss aber der Mindestlohn erreicht sein. Dieses Urteil betrifft ausdrücklich den Bereitschaftsdienst, nicht die Rufbereitschaft. Wer die beiden Formen verwechselt, bewertet auch die Vergütungspflicht falsch.

Zählt Rufbereitschaft als Arbeitszeit?

Der Grundsatz

Die bloße Erreichbarkeit ist keine Arbeitszeit. Die Beschäftigten können ihre Zeit weitgehend frei gestalten, und nur die Zeit, in der sie tatsächlich tätig werden, zählt als Arbeitszeit. So wird die Rufbereitschaft in Deutschland seit langem eingeordnet, und für die meisten Dienste gilt das weiterhin.

Die Ausnahme nach dem Urteil des EuGH von 2021

Der Europäische Gerichtshof hat mit Urteil vom 9. März 2021 (C-580/19, Große Kammer) über den Fall eines Feuerwehrmanns der Stadt Offenbach entschieden. Er musste im Einsatzfall innerhalb von 20 Minuten in Einsatzkleidung und mit dem Einsatzfahrzeug die Stadtgrenze erreichen. Nach dem Urteil ist eine Rufbereitschaft vollständig Arbeitszeit, wenn die auferlegten Einschränkungen die Möglichkeit, die freie Zeit zu gestalten, objektiv ganz erheblich beeinträchtigen. Der EuGH hat damit die Kriterien festgelegt; ob sie im Offenbacher Fall erfüllt waren, hatte das nationale Gericht zu prüfen.

Maßgeblich sind vor allem die Reaktionszeit, die Häufigkeit der Einsätze und zusätzliche Vorgaben, etwa die Pflicht, Ausrüstung oder ein Dienstfahrzeug mitzuführen. Eine Reaktionszeit von wenigen Minuten, kombiniert mit häufigen Einsätzen, spricht eher für Arbeitszeit. Eine großzügige Frist bei seltenen Anrufen spricht dagegen. Eine gesetzliche Grenze, ab der eine Reaktionszeit zu kurz ist, gibt es nicht.

Arbeitszeit ist nicht gleich volle Vergütung

Der zweite Teil des Urteils wird oft übersehen: Die Einordnung als Arbeitszeit im Sinne des Arbeitsschutzes sagt noch nichts über die Vergütung. Diese bleibt Sache des Arbeitsvertrags oder des Tarifvertrags. Wer eine Rufbereitschaft mit engen Vorgaben einrichtet, riskiert also vor allem Probleme mit Höchstarbeitszeit und Ruhezeit, nicht automatisch eine Nachzahlung zum vollen Stundensatz.

Der Einsatz ist Arbeitszeit, auch der kurze

Das ist der praktische Kern für Unternehmen außerhalb von Kliniken. Ein kurzer Anruf, eine Serverprüfung aus der Ferne, eine E-Mail an einen Kunden in der Nacht: Jede tatsächliche Inanspruchnahme ist Arbeitszeit. Das gilt unabhängig davon, ob sie im Büro, zu Hause oder unterwegs stattfindet, und unabhängig davon, wie kurz sie ist.

Einsätze zählen deshalb zur Höchstarbeitszeit nach § 3 ArbZG. Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten und nur auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Wer tagsüber voll gearbeitet hat und abends zwei Stunden im Einsatz ist, kann diese Grenze schneller erreichen, als der Dienstplan vermuten lässt.

Mehrere kurze Einsätze in einer Nacht

In IT-Teams und technischen Diensten ist der typische Fall nicht der eine lange Einsatz, sondern mehrere kurze: eine Meldung um 23 Uhr, die nach zehn Minuten erledigt ist, ein Rückruf um 1 Uhr, eine Prüfung um 4 Uhr. Jeder dieser Einsätze ist Arbeitszeit, und jeder unterbricht die Ruhezeit. Maßgeblich für den nächsten Morgen ist der letzte Einsatz: Endet er um 4:15 Uhr, endet die Ruhezeit nach verbreiteter Auffassung frühestens um 15:15 Uhr. Wer nur den ersten Anruf in Erinnerung hat, plant den Folgetag falsch.

Ruhezeit nach einem Einsatz

Nach § 5 Absatz 1 ArbZG müssen Beschäftigte nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens elf Stunden haben. Ein Einsatz in dieser Zeit unterbricht sie. Nach verbreiteter Auffassung beginnt danach die volle Ruhezeit von elf Stunden neu, weil das Gesetz ausdrücklich eine ununterbrochene Ruhezeit verlangt.

Ein Rechenbeispiel

Die Arbeit endet um 18 Uhr. Um 2 Uhr nachts kommt ein Anruf, der Einsatz dauert bis 2:30 Uhr. Die neue Ruhezeit beginnt um 2:30 Uhr und endet frühestens um 13:30 Uhr. Ein regulärer Arbeitsbeginn um 9 Uhr wäre in diesem Fall nicht zulässig. Eine halbe Stunde Einsatz verschiebt also den halben folgenden Arbeitstag.

Die Ausnahme gilt nur für Kliniken und Pflege

§ 5 Absatz 3 ArbZG sieht eine Ausnahme vor, aber nur für Krankenhäuser und andere Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen. Dort können Kürzungen der Ruhezeit durch Inanspruchnahmen während der Rufbereitschaft, die nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen, zu anderen Zeiten ausgeglichen werden. In einer Agentur, einem IT-Team oder einem Handwerksbetrieb gilt diese Ausnahme nicht. Tarifverträge können nach § 7 ArbZG abweichende Regelungen zulassen; ob das der Fall ist, hängt vom jeweiligen Tarifvertrag ab.

Was daraus für den Dienstplan folgt

Die Ruhezeit nach einem Einsatz muss im Plan des Folgetages berücksichtigt werden, und zwar bevor der Tag beginnt, nicht erst im Nachhinein. Das setzt voraus, dass Einsätze am selben Morgen bekannt sind, mit Beginn und Ende. Ein Team, das nachts regelmäßig Einsätze hat, braucht deshalb eine feste Regel, wer am nächsten Morgen später beginnt und wer ihn vertritt.

Vergütung der Rufbereitschaft

Die Bereitschaft selbst

Das Gesetz schreibt für die bloße Rufbereitschaft keine Vergütung vor. Üblich sind Pauschalen pro Dienst, pro Tag oder pro Woche. Sie werden im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag geregelt. Ohne eine solche Regelung ist die Frage, ob und wie die Bereitschaft vergütet wird, offen, und genau das führt später zu Streit.

Die Pauschale vergütet nicht Arbeit, sondern die Einschränkung der freien Zeit. Sie ist deshalb auch dann gerechtfertigt, wenn in einer Woche kein einziger Anruf kommt. Umgekehrt ersetzt sie nicht die Vergütung der Einsätze: Beides sind getrennte Posten und sollten in der Abrechnung auch getrennt ausgewiesen werden.

Der Einsatz

Die Einsatzzeit ist Arbeitszeit und wie Arbeitszeit zu vergüten, gegebenenfalls mit den vereinbarten Zuschlägen. Bei häufigen Einsätzen entstehen so regelmäßig Überstunden, die in die übliche Planung einfließen sollten, wie im Beitrag zu praktischen Lösungen im Überstundenmanagement beschrieben. Wird der Einsatz statt in Geld über ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen, gehören dessen Regeln in dieselbe Vereinbarung; was dabei für einen negativen Saldo gilt, zeigt der Beitrag zu Minusstunden.

Kurze Einsätze und Anfahrt ausdrücklich regeln

Zwei Punkte führen besonders oft zu Unklarheit: wie sehr kurze Einsätze abgerechnet werden, etwa ein fünfminütiger Anruf, und ob die Anfahrt zum Einsatzort vergütet wird. Beides sollte ausdrücklich geregelt sein. Viele Unternehmen arbeiten mit einer Mindestabrechnung pro Einsatz, die den Aufwand des Wachwerdens und Einarbeitens abbildet.

Mitbestimmung und Rechtsgrundlage

Ob Beschäftigte zur Rufbereitschaft verpflichtet sind, ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag. In Betrieben mit Betriebsrat betrifft die Aufstellung von Rufbereitschaftsplänen die Lage der Arbeitszeit und unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Absatz 1 Nummer 2 BetrVG. Einführung und Ausgestaltung der Dienste lassen sich also nicht einseitig festlegen.

Eine Betriebsvereinbarung zur Rufbereitschaft regelt typischerweise, wer an den Diensten teilnimmt, in welchem Turnus, mit welcher Reaktionszeit und welcher Vergütung, wie Einsätze erfasst werden und wie die Ruhezeit nach einem Einsatz im Dienstplan berücksichtigt wird. Wo kein Betriebsrat besteht, gehören dieselben Punkte in den Arbeitsvertrag oder eine schriftliche Regelung für das Team.

Rufbereitschaft in der Gefährdungsbeurteilung

Eine gesetzliche Höchstzahl von Rufbereitschaften gibt es außerhalb von Tarifverträgen nicht. Das heißt nicht, dass die Häufigkeit beliebig ist. Nach § 5 ArbSchG muss der Arbeitgeber die Gefährdungen ermitteln, die für die Beschäftigten mit ihrer Arbeit verbunden sind. Ausdrücklich genannt werden dabei die Gestaltung der Arbeitszeit und psychische Belastungen bei der Arbeit.

Rufbereitschaft betrifft beides. Wer jede zweite Woche erreichbar sein muss, nie genau weiß, ob die Nacht ruhig bleibt, und regelmäßig geweckt wird, trägt eine Belastung, die nicht in den gearbeiteten Stunden sichtbar wird. In die Gefährdungsbeurteilung gehören deshalb die Zahl der Dienste pro Person, die Zahl und Uhrzeit der Einsätze und die Frage, ob die Ruhezeiten danach tatsächlich eingehalten wurden. Alle drei Angaben lassen sich nur aus erfassten Einsätzen gewinnen.

Was Arbeitgeber regeln und festhalten sollten

Die meisten Probleme mit Rufbereitschaft entstehen nicht durch den Dienst selbst, sondern weil Regeln fehlen oder Einsätze nicht bekannt sind. Fünf Punkte decken das Wesentliche ab:

• Reaktionszeit und Erreichbarkeit schriftlich festlegen und so bemessen, dass die freie Zeit tatsächlich frei bleibt.
• Die Vergütung von Bereitschaft und Einsatz regeln, einschließlich kurzer Einsätze und Anfahrt.
• Jeden Einsatz mit Beginn und Ende erfassen, auch kurze Einsätze aus der Ferne.
• Die Ruhezeit nach Einsätzen im Dienstplan des Folgetages berücksichtigen.
• Die Belastung pro Person im Blick behalten und die Dienste im Team verteilen.

Ob die Ruhezeit eingehalten wurde, lässt sich nur sagen, wenn Beginn und Ende jedes Einsatzes bekannt sind. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts zur Arbeitszeiterfassung gehört auch die Einsatzzeit in die Erfassung, wie der Beitrag zur Zeiterfassungspflicht erläutert. Das schützt zuerst die Beschäftigten: Ein Einsatz, der erfasst ist, wird im Dienstplan des nächsten Tages auch berücksichtigt.

Angenommen, ein IT-Dienstleister mit zwölf Beschäftigten organisiert die Rufbereitschaft am Wochenende im Wechsel. Wer nachts gerufen wird, erfasst den Einsatz in der mobilen App von TrackingTime mit Beginn und Ende, auch wenn er nur zehn Minuten dauert. Am Morgen sieht die Teamleitung, wann der letzte Einsatz endete, und legt den Dienstbeginn der Person entsprechend später.

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Mehr dazu, wie die Arbeitszeiterfassung von TrackingTime Einsätze auch mobil mit Beginn und Ende festhält.